Bessere Integration mit Power Platform – Wie Access-Apps in moderne Power Automate Flows eingebunden werden können

Access ist kein Insel-System mehr

Access hängt oft in der lokalen Ecke fest.
Aber: Du kannst Access-Daten und -Ereignisse in die Power Platform einbinden.
Mit ein bisschen Aufwand – und gezieltem VBA – geht das überraschend gut.

Warum Du Access mit Power Automate koppeln solltest

• Automatisierte E-Mails bei neuen Datensätzen
• Workflows bei Statusänderungen
• Integration mit Teams, SharePoint oder Outlook
• Zugriff auf moderne Konnektoren (PDF, Signaturen, Azure…)

Kurz: Access liefert die Daten. Power Automate sorgt für Bewegung.

Der einfachste Weg: Access schreibt in eine SharePoint-Liste

Access kann direkt mit SharePoint-Listen verknüpft werden.
Das geht aus der Oberfläche heraus oder per VBA.

Beispiel:

DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, _
                          "tblRechnungen", "https://meinefirma.sharepoint.com/sites/Portal/Rechnungen.xlsx", True

Oder Du arbeitest direkt mit verknüpften Listen:

CurrentDb.Execute "INSERT INTO [Rechnungen_SP] (KundenNr, Betrag) VALUES (12345, 199.99)", dbFailOnError

Power Automate kann dann auf die SharePoint-Liste reagieren.

Variante 2: Power Automate ruft Webhook auf – Access lauscht

Du kannst von Power Automate aus einen HTTP-Request senden.
Access empfängt diesen z. B. über ein kleines lokales Tool oder einen REST-Client, der im Hintergrund läuft.

Das ist aufwändiger – lohnt sich aber, wenn Du Access als Empfänger nutzen willst.

Die bessere Lösung: Access ruft Power Automate aktiv auf

Power Automate bietet HTTP-Endpunkte (Trigger vom Typ „When an HTTP request is received“).
Du kannst aus VBA eine JSON-Nachricht per POST senden.

Beispiel: Access ruft Flow auf

Function SendeAnPowerAutomate()

    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

    Dim url As String
    url = "https://prod-23.westeurope.logic.azure.com:443/workflows/.../triggers/manual/paths/invoke?api-version=..."

    Dim json As String
    json = "{""KundenNr"":""12345"",""Status"":""Bezahlt""}"

    With http
        .Open "POST", url, False
        .setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
        .Send json
    End With

    MsgBox "Gesendet: " & http.status & " " & http.responseText

End Function

Voraussetzung: Du hast den Flow vorher so eingerichtet, dass er JSON entgegennimmt.

Beispiel-Anwendung: Freigabeprozess aus Access heraus starten

Du hast eine Tabelle tblAnträge.
Wenn ein Antrag eingereicht wird, soll der Vorgesetzte automatisch benachrichtigt werden.

Access:

Private Sub btnAntragEinreichen_Click()
    
    Call SendeAnPowerAutomate
    
    Me!Status = "Gesendet"
    Me.Dirty = False
    
End Sub

Power Automate Flow:

• Trigger: HTTP Request
• Parse JSON
• Suche E-Mail-Adresse des Vorgesetzten
• Sende Outlook-Mail mit „Genehmigen/Ablehnen“-Schaltflächen

Typische Stolperfallen

• Flow-URL ändert sich bei neuen Versionen → besser in Tabelle speichern
• JSON muss exakt passen → vorher testen mit Postman
• Kein nativer OAuth2 aus VBA → Flow möglichst ohne Authentifizierung aufrufen
• Fehlermeldungen von Power Automate kommen nur als HTTP-Code zurück

Was Du damit erreichst

• Access bleibt Dein zentrales Tool
• Du öffnest es für moderne Workflows
• Keine Umstellung nötig – nur Erweiterung
• Nutzer merken kaum etwas, aber der Prozess gewinnt an Tempo