Moin aus Ostholstein.
Ich bin seit über 30 Jahren im IT-Geschäft unterwegs. Hauptsächlich bei kleinen und mittelständischen Betrieben zwischen Neustadt, Oldenburg und Lübeck. Auch bis Hamburg.
Und immer wieder sehe ich dasselbe Bild: Excel-Dateien, die längst kein harmloses Werkzeug mehr sind. Sondern zum Risiko geworden sind.
Viele Unternehmer merken das nicht. Weil es ja „irgendwie noch funktioniert“.
Bis es das nicht mehr tut.
Warum ich diesen Artikel schreibe
Dieser Text ist kein Verkaufsgespräch.
Es ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Aus meiner täglichen Praxis als Datenschäfer hier im Norden.
Du erkennst dich in mehreren Punkten wieder? Dann sollten wir reden.
Nicht weil ich dir was verkaufen will. Sondern weil ich weiß, wie schnell aus „läuft noch“ ein ernsthaftes Problem wird.
Zeichen 1: Die Datei darf nur EINE Person anfassen
Kennst du das?
„Moment, ich muss erst die Angebotsdatei von Petra schließen lassen, bevor ich reinschauen kann.“
Oder: „Freitagnachmittag keine Änderungen mehr in der Kundenliste. Da arbeitet Chef noch drin.“
Das ist kein Feature. Das ist ein Engpass.
Excel wurde nie für gleichzeitiges Arbeiten gebaut. Wenn deine Datei so wichtig ist, dass mehrere Leute drauf zugreifen müssen, dann brauchst du was anderes.
Eine richtige Datenbank. Oder zumindest eine moderne Cloud-Lösung.
Was passiert im Ernstfall?
Stell dir vor, Petra ist krank. Die Datei liegt auf ihrem Rechner. Oder schlimmer: auf ihrem privaten Laptop im Homeoffice.
Und du brauchst dringend die Kundendaten für ein Angebot.
Viel Spaß.
Die technische Erklärung (ganz einfach)
Excel sperrt die komplette Datei, wenn jemand drin arbeitet. Andere können nur „schreibgeschützt“ reinschauen.
Bei einer Datenbank ist das anders. Jeder arbeitet gleichzeitig. Ohne dass sich die Daten gegenseitig überschreiben.
Das ist der Unterschied zwischen Stau auf der B501 und freier Fahrt auf der A1.
Zeichen 2: Mindestens drei Versionen derselben Datei existieren
Kunden_2023_final.xlsx
Kunden_2023_final_v2.xlsx
Kunden_2023_final_wirklich_final.xlsx
Kunden_2024_NEU.xlsx
Kommt dir bekannt vor?
Das ist nicht lustig. Das ist gefährlich.
Weil keiner mehr weiß, welche Version die richtige ist. Wurden die Änderungen aus v2 auch in die „wirklich finale“ übernommen? Oder sind da zwei verschiedene Datenstände?
Was das kostet
Zeit. Nerven. Und im schlimmsten Fall: Kunden.
Weil du mit veralteten Daten arbeitest. Weil du ein Angebot an eine alte Adresse schickst. Oder weil du Preise aus Version 2 nimmst, obwohl Version 3 aktuell war.
Die Lösung (ganz praktisch)
Eine zentrale Datenbasis. Wo es nur EINE Version gibt.
Keine Kopien mehr. Keine „finalen“ Versionen.
Einfach: Die Daten. Aktuell. Für alle.
Zeichen 3: Neue Mitarbeiter brauchen Wochen zum Einarbeiten
„Das ist kompliziert. Da musst du aufpassen. In Spalte F darfst du nichts ändern, sonst geht die Formel kaputt.“
Wenn die Einarbeitung bei dir klingt wie eine Bedienungsanleitung für einen Atomreaktor, läuft was schief.
Excel-Systeme wachsen organisch.
Über Jahre. Jeder bastelt ein bisschen rum. Fügt eine Spalte hinzu. Baut eine neue Formel ein.
Am Ende kennt sich nur noch einer aus. Und der geht bald in Rente.
Der Wissenstransfer-GAU
Ich habe Betriebe gesehen, bei denen ALLES an einer Person hing.
Der Mitarbeiter ging. Und mit ihm das Wissen, wie das System funktioniert.
Die Datei war noch da. Aber keiner konnte sie noch richtig nutzen.
Das ist kein IT-Problem. Das ist ein Geschäftsproblem.
Was professionelle Systeme anders machen
Sie sind selbsterklärend.
Es gibt Masken. Eingabefelder. Auswahllisten.
Du musst nicht wissen, wie die Technik dahinter funktioniert. Du benutzt sie einfach.
Wie beim Online-Banking. Da musst du auch nicht verstehen, wie die Datenbank der Sparkasse funktioniert.
Zeichen 4: Formeln mit mehr als 50 Zeichen Länge
=WENN(UND(B2<>"";C2>1000);SVERWEIS(A2;Tabelle2!$A$2:$C$100;3;FALSCH)*1,19;WENN(C2<=1000;C2*0,95;""))
Sieht aus wie Hieroglyphen?
Ist es auch.
Wenn deine Formeln so kompliziert sind, dass du selbst nicht mehr verstehst, was sie machen, ist das kein Zeichen von Cleverness.
Es ist ein Zeichen, dass Excel an seine Grenzen kommt.
Das Problem mit Monster-Formeln
Fehleranfällig. Schwer zu prüfen. Unmöglich zu warten.
Und wenn die Formel mal ein falsches Ergebnis ausspuckt? Merkst du das überhaupt?
Ich habe Fälle gesehen, wo Betriebe jahrelang mit falschen Kalkulationen gearbeitet haben.
Weil eine Formel seit 2018 einen kleinen Fehler hatte. Den keiner bemerkt hat.
Wie es richtig geht
Geschäftslogik gehört nicht in Excel-Formeln.
Sie gehört in ein System, wo sie sauber programmiert ist. Getestet. Dokumentiert.
Wo du nicht rätseln musst, was da passiert. Sondern wo du es nachvollziehen kannst.
Zeichen 5: Die Datei braucht ewig zum Öffnen
Doppelklick auf die Excel-Datei.
Dann erstmal Kaffee holen.
Weil das Ding 45 Sekunden zum Laden braucht.
Das ist nicht normal.
Excel ist nicht für große Datenmengen gebaut. Ab ein paar tausend Zeilen wird es zäh. Ab zehntausend wird es zur Qual.
Was dahinter steckt
Wahrscheinlich hast du:
- Viele Formeln, die bei jedem Öffnen neu berechnet werden
- Mehrere Tabellenblätter, die miteinander verknüpft sind
- Historische Daten, die keiner löschen will (weil man sie ja „vielleicht nochmal braucht“)
Und Excel rechnet. Und rechnet. Und rechnet.
Die Datenbank-Alternative
In einer Datenbank merkst du von 10.000 oder 100.000 Datensätzen keinen Unterschied.
Weil die Technik dafür gebaut wurde.
Du suchst einen Kunden? Bruchteil einer Sekunde.
Bei Excel? Scrollen. Filtern. Warten.
Zeichen 6: Backup heißt „auf USB-Stick kopieren“
Freitagnachmittag. Jemand kopiert die wichtigste Excel-Datei auf einen USB-Stick.
Und legt den Stick in die Schublade.
Das ist kein Backup. Das ist Russisch Roulette.
Was passiert, wenn:
- Der Stick verloren geht?
- Der Stick kaputt geht? (USB-Sticks haben eine begrenzte Lebensdauer)
- Die Kopie von letzter Woche ist, aber heute ist Montag und es gab wichtige Änderungen?
- Jemand die Datei versehentlich überschreibt?
Echte Datensicherung
Automatisch. Täglich. In die Cloud.
Oder auf einen richtigen Server mit ordentlichem Backup-System.
Nicht „wenn jemand dran denkt“. Sondern verlässlich.
Ich kenne Betriebe, die nach einem Festplattencrash komplett neu anfangen mussten.
Weil das Backup nicht funktioniert hat. Oder weil es keins gab.
Das willst du nicht erleben.
Zeichen 7: Excel ist dein komplettes Warenwirtschaftssystem
Kundenverwaltung? Excel.
Angebote? Excel.
Aufträge? Excel.
Rechnungen? Excel.
Lagerverwaltung? Excel.
Buchhaltung? Excel.
Excel kann vieles. Aber nicht alles.
Und vor allem nicht alles gleichzeitig. Nicht sicher. Nicht professionell.
Was hier schiefgeht
- Du musst Daten mehrfach eingeben (Kunde einmal in der Kundenliste, dann nochmal im Angebot, dann nochmal in der Rechnung)
- Daten stimmen nicht überein (Adresse wurde in Datei A geändert, aber nicht in Datei B)
- Keine Kontrolle (wer hat wann was geändert?)
- Keine Integration (Buchhaltung und Warenwirtschaft reden nicht miteinander)
Die Alternative muss nicht teuer sein
Viele denken: „Richtige Software kostet ein Vermögen.“
Stimmt nicht mehr.
Es gibt heute Lösungen, die für kleine Betriebe bezahlbar sind. Und die genau das können, was du brauchst.
Ohne Schnickschnack. Ohne dass du ein IT-Studium brauchst.
Erkennst du dein Unternehmen wieder?
Wenn du bei drei oder mehr Punkten genickt hast, ist es Zeit für ein Gespräch.
Nicht nächsten Monat. Nicht nächstes Jahr.
Jetzt.
Was ich dir anbiete
Ein kostenloses Erstgespräch. 60 Minuten.
Wir schauen uns gemeinsam an, wo bei dir die Knackpunkte liegen.
Ich sage dir ehrlich, ob du was ändern musst. Oder ob es auch erstmal noch so geht.
Keine Verkaufsshow. Keine Standardlösungen.
Ich kenne die Betriebe hier im Norden. Ich weiß, wie Mittelständler ticken.
Und ich weiß, was funktioniert und was nur Geld verbrennt.
So erreichst du mich
Ruf an. Schreib eine Mail. Oder schick mir eine Nachricht über die Website.
Wie du willst.
Hauptsache, du machst es.
Denn Excel-Chaos löst sich nicht von selbst.
Es wird nur schlimmer.
Häufige Fragen (die mir gestellt werden)
„Aber Excel läuft doch noch. Warum soll ich was ändern?“
Weil „läuft noch“ nicht bedeutet „läuft gut“. Und weil „läuft noch“ oft nur so lange stimmt, bis es zu spät ist.
„Ist eine Umstellung nicht wahnsinnig teuer?“
Kommt drauf an. Aber billiger als der Schaden, wenn dein System zusammenbricht. Oder wenn dir wichtige Daten verloren gehen.
„Wir sind ein kleiner Betrieb. Brauchen wir wirklich mehr als Excel?“
Größe ist nicht das Kriterium. Sondern: Ist Excel noch das richtige Werkzeug für das, was du tust? Wenn nein, dann brauchst du was anderes. Egal wie groß du bist.
„Ich habe keine Zeit für so ein Projekt.“
Verstehe ich. Aber du hast auch keine Zeit für Datenverlust, Doppelarbeit oder fehlerhafte Kalkulationen.
Die Frage ist: Investierst du die Zeit jetzt kontrolliert? Oder später im Chaos?
Zum Schluss
Ich schreibe das hier nicht, um dir Angst zu machen.
Sondern weil ich es jeden Tag sehe.
Gute Betriebe. Solide geführt. Mit einem einzigen wunden Punkt: Ihre Daten.
Du musst nicht alles auf einmal ändern.
Aber du solltest wissen, wo du stehst.
Und wo die Risiken lauern.
Ruf mich an. Lass uns 60 Minuten drüber reden.
Kostet nichts. Außer einer Stunde deiner Zeit.
Aber die kann sich lohnen.
Sönke Schäfer, Datenschäfer
IT-Beratung für KMU in Ostholstein