Microsoft Access hat den Ruf, veraltet zu sein. Doch wer sich näher mit der aktuellen Entwicklung beschäftigt, erkennt: Access ist nicht tot – es wird gerade für Cloud-Anwendungen wieder interessant. Die neue Schnittstelle zum Microsoft Dataverse ist ein Beleg dafür. Sie öffnet Access für moderne Szenarien, die bislang nur mit Umwegen, SQL Server oder Drittanbieter-Tools möglich waren.
Was ist Dataverse?
Dataverse ist die Datenplattform hinter Microsoft Power Apps, Power Automate und Dynamics 365. Es handelt sich um eine skalierbare, cloudbasierte Datenbanklösung mit einer logikfähigen Schicht, Sicherheitsmodell und API-Zugriff. Tabellen in Dataverse lassen sich mit Geschäftsregeln, Beziehungen und Benutzerrechten anreichern – ideal für moderne Geschäftsanwendungen.
Access + Dataverse: Was ist möglich?
Seit Access Version 2209 (September 2022) bietet Microsoft offiziell die Möglichkeit, Access-Daten mit dem Dataverse zu synchronisieren. Diese Schnittstelle ermöglicht eine bidirektionale Verbindung zwischen lokalen Access-Tabellen und Dataverse-Tabellen – inklusive CRUD-Operationen (Create, Read, Update, Delete).
Voraussetzungen:
- Access 365 (aktuelle Version ab 2209)
- Office 365-Plan mit Power Platform Integration
- Ein Microsoft Entra ID (Azure AD) Konto
- Zugriff auf Power Platform / Dataverse (z. B. per Microsoft 365 Business Standard, E3, E5)
Vorteile gegenüber klassischen Access/SQL-Lösungen
1. Arbeiten über das Internet (ohne VPN oder Terminalserver)
Tabellen aus Access lassen sich mit der Cloud synchronisieren. So können mobile Nutzer oder externe Mitarbeiter ohne Netzwerkverbindung auf dieselbe Datenbasis zugreifen – über Power Apps, Power Automate oder sogar über Access selbst.
2. Mobile Apps mit Power Apps
Was früher nur mit teurer App-Entwicklung möglich war, lässt sich jetzt mit Power Apps umsetzen. Access-Daten, die ins Dataverse übertragen wurden, sind die perfekte Quelle für eine mobile Oberfläche – etwa zur Datenerfassung im Lager, im Außendienst oder bei Events.
3. Gemeinsame Datenbasis für Automatisierung
Dataverse spielt ideal mit Power Automate zusammen. So kann eine Aktion in Access (z. B. Statuswechsel, neue Bestellung) automatisch Workflows auslösen: E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben in Planner, Kalendereinträge – alles ohne eigenen Code.
4. Zugriff durch andere Systeme über APIs
Da Dataverse eine API-Schicht bietet, können moderne Webanwendungen oder externe Systeme (ERP, CRM) auf dieselben Daten zugreifen – ohne Access-Know-how. Das schafft neue Möglichkeiten zur Integration.
5. Rechteverwaltung auf Enterprise-Niveau
Dataverse bietet granulare Berechtigungen auf Tabellen-, Zeilen- und Spaltenebene. Gerade für größere KMU ist das ein Sicherheitsgewinn gegenüber herkömmlichen Access-Datenbanken im Netzwerk.
Was kann die Access-Dataverse-Schnittstelle (technisch)?
- Migration von Tabellen: Access-Assistent zum Export in Dataverse
- Erstellung neuer Tabellen in Dataverse aus Access heraus
- Verknüpfung bestehender Dataverse-Tabellen in Access
- Datensätze lassen sich in beiden Richtungen bearbeiten
- Automatisierte Synchronisation möglich
Aber:
- Beziehungen müssen (derzeit) manuell nachgezogen werden
- Formularfunktionen in Access sind nicht 1:1 auf Power Apps übertragbar
- Access-Abfragen (SQL-Logik) werden nicht migriert – die Logik muss in Dataverse oder Power Apps nachgebaut werden
- Access-typische Features wie VBA, Berichte und Navigationsformulare bleiben lokal
Welche Lösungen lassen sich damit umsetzen?
Beispiel 1: Außendienst-App für Bestandsaufnahme
Ein Access-basiertes System für Lagerverwaltung wird um eine mobile App ergänzt. Die Daten laufen zentral über das Dataverse, der Außendienst scannt mit dem Smartphone die Lagerbestände und Access synchronisiert die Werte.
Beispiel 2: Hybride Kundenverwaltung
Ein KMU verwaltet seine Kunden- und Projektstammdaten in Access. Das Backoffice nutzt gewohnte Formulare, der Vertrieb arbeitet mobil über Power Apps. Automatische Mails werden über Power Automate gesteuert.
Beispiel 3: Verteilte Zeiterfassung
Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten über eine Web-App, die Daten landen im Dataverse. Access verarbeitet sie weiter – für Auswertungen, Lohnvorbereitung und interne Reports.
Was sollte man beachten?
- Datamodelle gut planen – Dataverse hat eigene Regeln und Felddatentypen, die nicht immer 1:1 zu Access passen
- Lizenzen prüfen – für produktiven Einsatz in Dataverse braucht man in der Regel Power Apps Lizenzen (ab ca. 4-5 €/Nutzer/Monat)
- Performance testen – bei großen Datenmengen oder komplexen Joins ist Dataverse nicht schneller als SQL Server
Access lebt – jetzt mit Cloud-Anschluss
Die Access-Dataverse-Schnittstelle bringt frischen Wind in die Access-Welt. Sie macht Access fit für moderne Cloud-Architekturen, ohne dass man bestehende Anwendungen wegwerfen muss. Für viele KMU ist das eine realistische Brücke zwischen gewohnter Oberfläche und moderner Cloud-Integration.
Access ist nicht tot. Access wird offen – für die Cloud, für mobile Nutzung und für moderne Automatisierung.
Sönke Schäfer, Access-Entwickler, SeSoft GmbH
Wer Access kennt, muss jetzt nicht umsteigen – sondern kann weiter nutzen, was funktioniert – und dort erweitern, wo moderne Tools besser passen.
Weiterführende Links
- Microsoft Support: Erste Schritte zur Migration in Dataverse
- Dataverse Übersicht – Microsoft Learn
- Lizenzinformationen zu Power Apps
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