Warum das sinnvoll ist

Weil viele Antworten sich ähneln.
Und weil Du keine Lust hast, jedes Mal bei Null anzufangen.
„Vielen Dank für Ihre Nachricht …“ geht schneller, wenn GPT es für Dich formuliert.

Mit GPT kannst Du den Text der Mail analysieren lassen –
und Dir einen passenden Antwortentwurf liefern lassen.
Höflich, sachlich oder locker.
Wie Du willst.

Was Du brauchst

• Outlook Classic
• OpenAI API-Key
• Zugriff auf die Originalnachricht
• VBA, das Text extrahiert, Prompt formuliert und Antwort schreibt

Ziel

Du klickst auf einen Button → GPT liest die Mail → erzeugt eine passende Antwort → Du bearbeitest nur noch.

Schritt 1: Mailtext auslesen

Function HoleMailtext() As String
    Dim mail As Outlook.MailItem
    Set mail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    HoleMailtext = mail.Body
End Function

Schritt 2: GPT-Antwortvorschlag erzeugen

Function GPT_Antwortvorschlag(mailtext As String) As String
    Dim http As Object
    Dim apiKey As String
    Dim prompt As String
    Dim json As String

    apiKey = "DEIN_API_KEY"

    prompt = "Formuliere eine passende, höfliche Antwort auf folgende E-Mail auf Deutsch. Halte den Ton sachlich und freundlich. Gib nur den Antworttext zurück." & vbCrLf & mailtext

    json = "{" & _
        """model"": ""gpt-4""," & _
        """messages"":[{""role"":""user"",""content"":""" & Replace(prompt, """", "\""") & """}]" & _
    "}"

    Set http = CreateObject("MSXML2.ServerXMLHTTP")
    http.Open "POST", "https://api.openai.com/v1/chat/completions", False
    http.setRequestHeader "Authorization", "Bearer " & apiKey
    http.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.Send json

    GPT_Antwortvorschlag = ParseAntwort(http.responseText)
End Function

Schritt 3: JSON-Antwort extrahieren

Function ParseAntwort(json As String) As String
    Dim sc As Object
    Set sc = CreateObject("ScriptControl")
    sc.Language = "JScript"
    sc.AddCode "function parse(j){return JSON.parse(j).choices[0].message.content;}"
    ParseAntwort = sc.Run("parse", json)
End Function

Schritt 4: Antwortentwurf erzeugen

Sub ErzeugeAntwort()
    Dim mail As Outlook.MailItem
    Set mail = Application.ActiveInspector.CurrentItem

    Dim inhalt As String
    inhalt = HoleMailtext()

    Dim antwort As String
    antwort = GPT_Antwortvorschlag(inhalt)

    Dim reply As Outlook.MailItem
    Set reply = mail.Reply

    reply.Body = antwort & vbCrLf & vbCrLf & reply.Body
    reply.Display
End Sub

Varianten

Du kannst daraus mehrere Buttons machen, z. B. für Tonalität oder Sprache.

Was das bringt

Was Du beachten musst

• GPT sieht nur den Mailtext – kein Anhang, kein Kontext
• Datenschutz: Keine sensiblen Inhalte an GPT ohne Freigabe
• Antwort immer prüfen – GPT macht keine rechtliche Bewertung
• Du kannst GPT auch „vorformulieren“ lassen und später anpassen

„Du musst nicht antworten. GPT macht Dir den Vorschlag.“

Wenn Du das produktiv brauchst – ich helf Dir bei der Umsetzung.
Direkt in Outlook. Ohne Add-In. Nur mit Logik.