Automatisierte Workflows zwischen Access und Outlook – weniger Klicks, mehr Klarheit im Büroalltag

Immer dieselben Klicks?

Vielleicht kennst Du das:

• Termine manuell aus Access in Outlook eintragen
• Aufgaben aus einer Access-Liste in eine E-Mail kopieren
• Erinnerungen setzen, damit ein Vorgang nicht vergessen wird

Alles nervt. Und kostet Zeit.
Dabei geht das einfacher. Und automatisiert.

Was bringt eine Access-Outlook-Automation?

Du kannst z. B. automatisieren:

• Terminplanung
  Access schreibt Termine direkt in den Outlook-Kalender.
  Ohne Abtippen. Auch für andere Kollegen.
• E-Mail-Versand
  Angebote, Mahnungen, Projektinfos direkt aus Access per Mail.
  Mit Anhang. Mit Empfänger. Mit Text. Fertig.
• Aufgabenverwaltung
  Access-Einträge erzeugen Outlook-Aufgaben.
  Mit Fälligkeitsdatum, Kategorie und Erinnerungen.
• Kalender synchronisieren
  Für Projekte, Mitarbeiter oder externe Partner.
  Vollautomatisch.

So funktioniert’s

Das Ganze basiert auf VBA (Visual Basic for Applications).
Access bringt das mit. Outlook auch (nur „Classic“, nicht das neue „new“).

Hier ein ganz einfaches Beispiel: Termin erstellen

Sub TerminErstellen()
    Dim olApp As Object
    Dim olAppt As Object

    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set olAppt = olApp.CreateItem(1) ' olAppointmentItem

    With olAppt
        .Subject = "Besprechung mit Kunde"
        .Start = #07/20/2025 10:00 AM#
        .Duration = 60
        .Location = "Büro Neustadt"
        .ReminderMinutesBeforeStart = 15
        .Body = "Bitte Projektunterlagen mitbringen."
        .Save
    End With
End Sub

Gleiches geht mit E-Mails, Aufgaben, Kontakten.

Access kennt die Daten.
Outlook verteilt, erinnert, zeigt.

Typische Anwendungsfälle bei KMU

Und was brauchst Du dafür?

• Eine Access-Datenbank (gibt’s oft schon)
• Outlook (klassisch, kein Web-Zeug)
• VBA (Visual Basic – kommt mit Access)
• Mich (wenn Du willst – ich bau das mit Dir auf)

Du brauchst keinen Server, kein Azure, keine API.
Du brauchst Klarheit, wie Deine Abläufe laufen sollen.
Und dann automatisieren wir das.

Warum lohnt sich das?

• Spart täglich Zeit
• Reduziert Fehler
• Entlastet Mitarbeiter
• Macht Dich unabhängiger von Drittsoftware
• Und das Beste: Du nutzt Tools, die Du schon hast

Was kostet das?

Weniger als das tägliche Gefrickel.
Ich rechne transparent.
Und mach vorher einen Vorschlag, der passt.

Kostenloses Erstgespräch – hier bei uns im Norden

Wenn Du aus Neustadt, Ostholstein oder irgendwo zwischen Kiel und Lübeck kommst:
Meld Dich bei mir.

Ich bin Datenschäfer.
Ich rede Klartext.
Und ich bau Lösungen, die Dir wirklich Arbeit abnehmen.

30 Minuten reichen – dann weißt Du, was möglich ist.

🐑 Einfach anrufen oder mailen.