Warum das Thema spannend ist

WordPress kennt Rollen wie Editor, Author, Subscriber.
Access kennt Benutzergruppen, Berechtigungsabfragen und Formulare mit Kennwortabfragen.
Beide Systeme haben Stärken. Aber getrennt bringen sie wenig, wenn’s ums Reporting geht.
Ich zeige Dir, wie ich Rechte aus beiden Welten zusammenführe. Und daraus ein sauberes, nutzerabhängiges Reporting baue.

1. Zugriffsmodell definieren

Ich trenne grundsätzlich:

• Technische Authentifizierung (Wer bist Du?)
• Fachliche Berechtigung (Was darfst Du sehen?)

Die Authentifizierung kann z. B. über WordPress-Login laufen.
Die fachliche Berechtigung liegt dann in Access.

Beispiel:

Nutzer	WP-Rolle	Access-Rolle	Sichtbare Daten
Anna	subscriber	Vertrieb	eigene Kunden
Bernd	editor	Management	alle Kunden, Umsätze
Caro	subscriber	Support	Tickets, keine Umsätze

2. WordPress: Rollen exportieren per REST

In WordPress baue ich mir einen Endpunkt, der die Rollen liefert:

add_action('rest_api_init', function () {
    register_rest_route('intern/v1', '/userrole/(?P<email>[a-zA-Z0-9@._-]+)/', [
        'methods' => 'GET',
        'callback' => 'rolle_ermitteln',
        'permission_callback' => '__return_true'
    ]);
});

function rolle_ermitteln($data) {
    $user = get_user_by('email', $data['email']);
    if (!$user) return ['rolle' => 'none'];
    return ['rolle' => implode(',', $user->roles)];
}

Dann in Access:

Function ErmittleWordPressRolle(email As String) As String
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("WinHttp.WinHttpRequest.5.1")

    http.Open "GET", "https://deinshop.de/wp-json/intern/v1/userrole/" & email, False
    http.Send

    If http.Status = 200 Then
        Dim js As Object
        Set js = JsonConverter.ParseJson(http.ResponseText)
        ErmittleWordPressRolle = js("rolle")
    Else
        ErmittleWordPressRolle = "unknown"
    End If
End Function

3. Access: Benutzerrolle lokal speichern

Ich speichere bei Sessionstart die WordPress-Rolle in einer Temp-Tabelle:

Sub InitialisiereBenutzerSession(email As String)
    Dim rolle As String
    rolle = ErmittleWordPressRolle(email)
    CurrentDb.Execute "DELETE FROM tblSession"
    CurrentDb.Execute "INSERT INTO tblSession (email, rolle_wp) VALUES ('" & email & "', '" & rolle & "')"
End Sub

Diese tblSession nutze ich später in Abfragen:

SELECT * FROM kunden
WHERE (
    EXISTS (
        SELECT * FROM tblSession 
        WHERE rolle_wp LIKE '*management*'
    )
    OR kundenbetreuer_email = (SELECT email FROM tblSession)
)

4. Erweiterung: Access-interne Rollen + Mapping

Ich kombiniere WordPress-Rollen mit Access-internen Regeln:

WP-Rolle	Access-Rolle	Sichtbarkeit
subscriber	Vertrieb	nur eigene Kunden
editor	Management	alle Kunden
author	Support	Tickets, keine Umsätze

Diese Tabelle tblRollenMapping pflege ich im Backend.
Dann mache ich ein JOIN im Code:

Function ErmittleAccessRolle(wpRolle As String) As String
    Dim rs As DAO.Recordset
    Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("SELECT access_rolle FROM tblRollenMapping WHERE wp_rolle = '" & wpRolle & "'")
    If Not rs.EOF Then
        ErmittleAccessRolle = rs!access_rolle
    Else
        ErmittleAccessRolle = "none"
    End If
    rs.Close
End Function

5. Reporting: Sichtbarkeit steuern per Query

Alle Berichte greifen auf Abfragen zurück, die die Session-Tabelle und Berechtigung prüfen.

Beispiel: Umsatz nach Benutzerrolle

SELECT k.kundennr, k.name, u.umsatz
FROM kunden k
LEFT JOIN umsaetze u ON k.kundennr = u.kundennr
WHERE (
    SELECT access_rolle FROM tblSession
) IN ('Management', 'Vertrieb')
AND (
    SELECT access_rolle FROM tblSession
) <> 'Support'

6. Formularlogik bei eingeschränktem Zugriff

Wenn nur ein Teil sichtbar ist, baue ich gezielt reduzierte Formulare.

Beispiel: Kundenformular nur mit Betreuernummer

Me.RecordSource = "SELECT * FROM kunden WHERE kundenbetreuer_email = '" & AktuellerBenutzer & "'"

Oder Umsatzzahlen ausblenden:

If Benutzerrolle = "Support" Then
    Me.txtUmsatz.Visible = False
    Me.lblUmsatz.Visible = False
End If

7. Logging nicht vergessen

Ich protokolliere, wer wann auf was zugegriffen hat:

Sub LogZugriff(modul As String, datensatzID As Long)
    CurrentDb.Execute "INSERT INTO zugriffslog (zeitpunkt, benutzer, modul, datensatz_id) " & _
                      "VALUES (Now(), '" & AktuellerBenutzer & "', '" & modul & "', " & datensatzID & ")"
End Sub

Das hilft bei Nachvollziehbarkeit – und bei Rückfragen vom Chef.

Mein gemischtes Fazit

WordPress bringt die Authentifizierung.
Access bringt die fachliche Berechtigung.
Kombiniert bekommst Du eine skalierbare, rollenbasierte Reporting-Struktur – auch ohne Azure AD oder LDAP.