Ziel: Access-Daten sauber ins BI-Tool bringen

Access kennt die Abläufe.
Dein BI-Tool will strukturierte, performante Datenquellen.
Du brauchst: stabile Verbindung, klare Abfragen, sinnvolle Views.

Egal ob Tableau, QlikView, Power BI oder Excel-Pivot – das Prinzip ist gleich.

Variante 1: Access als direkte Datenquelle per ODBC

Schritt 1: ODBC-Treiber installieren

• Access 32 Bit: Standard
• Access 64 Bit: Access Database Engine 2016 Redistributable installieren
• Treibername: Microsoft Access Driver (*.mdb, *.accdb)

Schritt 2: DSN einrichten (optional)

Oder DSN-less Connection im BI-Tool verwenden:

Driver={Microsoft Access Driver (*.mdb, *.accdb)};Dbq=C:\Daten\meinprojekt.accdb;

Schritt 3: Im BI-Tool verbinden

• In Tableau: Datenquelle → Microsoft Access
• In Power BI: „Daten abrufen“ → Access-Datenbank
• In Qlik: ODBC-Verbindung auswählen

Tipps:

• Nur lesende Abfragen nutzen
• Keine komplexen Formulare oder VBA-Logik erwarten
• Tabellen und Abfragen (SELECT) werden erkannt

Variante 2: Export aus Access in Text/Excel – Import ins BI

Beispiel: Daten regelmäßig exportieren

DoCmd.TransferText acExportDelim, , "qryExport_Reports", "C:\Export\reportdaten.csv", True

Oder:

DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, "qryExport_Reports", "C:\Export\reportdaten.xlsx", True

BI-Tool liest daraus.
Ideal bei read-only Szenarien oder automatisierten Prozessen.

Variante 3: BI-Tool greift auf SQL Server zu – Access schiebt Daten rüber

Access schiebt regelmäßig aufbereitete Daten in eine SQL-Tabelle:

Public Sub ExportNachSQL()
    CurrentDb.Execute "DELETE FROM dbo.tmp_BI_Daten"

    CurrentDb.Execute "INSERT INTO dbo.tmp_BI_Daten (Feld1, Feld2) SELECT Feld1, Feld2 FROM qryExportBerechnet", dbFailOnError
End Sub

Das BI-Tool bindet direkt dbo.tmp_BI_Daten als Quelle ein.

Variante 4: Automatisiertes CSV für QlikView & Co

QlikView liebt strukturierte CSVs.
Access kann das liefern.

Open "C:\Export\report_qlik.csv" For Output As #1
Print #1, "Kunde;Umsatz;Datum"
Print #1, "Meier GmbH;1240;2024-12-31"
Close #1

Wichtig: UTF-8 und Trennzeichen beachten.

Performance-Tipps

• In Access nur vorbereitete Abfragen freigeben
• Felder exakt benennen, keine Sternchen (SELECT *)
• Access-Datei vorher komprimieren (DoCmd.RunCommand acCmdCompactDatabase)
• BI-Datenquelle nicht gleichzeitig beschreiben
• Besser: Nur read-only arbeiten oder Snapshot-Logik bauen

Beispiel: Access-Tabelle als Snapshot schreiben

CurrentDb.Execute "SELECT * INTO tmp_snapshot FROM qryReport", dbFailOnError

tmp_snapshot wird täglich neu erstellt – das BI-Tool greift nur darauf zu.

Variante 5: Access-Inhalte über REST/API ins BI bringen

Nur sinnvoll, wenn Du z. B. n8n, Power Automate oder eigene Scripts dazwischen hast.
Access erstellt JSON:

Public Function DatenAlsJSON() As String
    Dim rs As DAO.Recordset
    Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("SELECT * FROM qryExport")

    Dim json As String: json = "["
    Do Until rs.EOF
        json = json & "{""kunde"":""" & rs!Kunde & """,""umsatz"":" & rs!Umsatz & "},"
        rs.MoveNext
    Loop
    json = Left(json, Len(json) - 1) & "]"

    DatenAlsJSON = json
End Function

API empfängt das und übergibt an BI-Backend.

Fazit für Entwickler

Access ist kein BI-Tool.
Aber Access ist oft die Quelle der Wahrheit.
Du brauchst eine saubere, wartbare Anbindung – dann liefern die Tools genau das, was sie sollen.