Ziel: Copilot nutzt bestehende Datenquellen (M365, SharePoint, Teams, E-MAIls, OneDrive usw.), um produktiv zu unterstützen. Damit das funktioniert, müssen die Inhalte relevant, aktuell und strukturiert sein. Sonst liefert Copilot unbrauchbare oder gar peinliche Ergebnisse.
🔍 1. Allgemeine Datenbereinigung
🧹 Unstrukturierte Dateien (z. B. auf dem Fileserver oder in OneDrive)
- Duplikate löschen oder zusammenführen
- Veraltete Versionen archivieren oder löschen („final_v5_neu.xlsx“)
- Klare Ordnerstrukturen erstellen (nach Projekt, Kunde, Jahr)
- Namenskonventionen für Dateien und Ordner vereinbaren
- Zugriff auf sensible oder irrelevante Inhalte einschränken (z. B. HR, Geschäftsleitung)
📁 2. SharePoint & OneDrive
- Alte SharePoint-Seiten und verwaiste Sites identifizieren und archivieren
- OneDrive-Daten von ehemaligen Mitarbeitenden prüfen oder löschen
- Dateien mit Freigabelinks kontrollieren – sind die Links noch notwendig?
- Große Datenmengen mit unklarem Inhalt marKIeren (z. B. ZIP-Dateien, Screenshots)
💬 3. Microsoft Teams
- Alte Teams und Kanäle prüfen – löschen oder archivieren, was nicht mehr aktiv ist
- Chaotische Dateien in Teams („Allgemein“-Ordner) in strukturierte Ablagen verschieben
- Relevante Inhalte in Wikis/OneNote zentralisieren
- Prüfen, welche externen Personen Zugriff haben
- Inaktive Gruppenbesprechungen und Chats aufräumen
📧 4. Outlook & Exchange (E-Mails)
- Postfächer durchforsten: Relevante Mails kennzeichnen, irrelevante löschen
- Öffentliche Ordner und geteilte Postfächer konsolidieren
- Automatische Antworten, Signaturen, Archivierungsrichtlinien prüfen
- E-Mail-Anhänge in zentrale Speicherorte (SharePoint/OneDrive) auslagern
📊 5. Excel, Word, PowerPoint & OneNote
- Doppelte oder veraltete Dokumente bereinigen
- Inhalte in zentralen Bibliotheken speichern statt lokal
- Notizbücher auf inhaltliche Redundanz prüfen
- Private Testdokumente („Test123.docx“) entfernen oder ausblenden
🔌 6. Drittanbieter-Tools & Plugins (z. B. CRM, DMS, ERP)
Copilot kann u. U. auch auf diese Systeme zugreifen, wenn integriert (über Graph-API, Power Platform etc.)
- Plugins & Konnektoren prüfen: Was ist aktiv? Was wird wirklich gebraucht?
- Alte Integrationen kappen (Schatten-IT, verwaiste Apps)
- Datenschutz- und Compliance-Prüfung für angebundene Systeme durchführen
- Zugriffsrechte regelmäßig auditieren
🗂️ 7. Allgemeine Datenqualität & Governance
- Rollen- und Rechtemanagement aktualisieren
- Lösch- und Archivierungsrichtlinien für alle Datenarten definieren
- Klassifizierung sensibler Inhalte (z. B. vertraulich, öffentlich, intern)
- Datenqualitätschecks durchführen: Aktuell, konsistent, eindeutig
- Transparente Dokumentation der Informationsquellen für Copilot-Nutzung
👤 8. Mitarbeitende und Prozesse vorbereiten
- Verantwortliche für die Datenbereinigung benennen
- Mitarbeitende sensibilisieren: „Was Copilot sieht, das nutzt er“
- Schulung zu Metadaten, Strukturierung und Dateinamen einplanen
- Kommunikationsplan für Einführung aufstellen
🔐 9. Sichere Endgeräte: Kein Copilot auf Privatgeräten ohne Kontrolle
Copilot greift auf alle Office-Daten zu, die der angemeldete Benutzer sehen darf – egal ob vom Firmenlaptop oder privaten Smartphone. Genau deshalb ist der Schutz der Endgeräte essenziell:
☝️ Regel: Keine Nutzung von Copilot & M365 auf BYOD-Geräten ohne Endgeräte-Management!
✅ Mindestvoraussetzung: Microsoft Intune oder vergleichbare MDM-Lösung
Vorbereitungen für sicheres Arbeiten mit Copilot auf mobilen Geräten:
- Einführung oder Aktivierung von Microsoft Intune (MDM/MAM)
- Definition von Richtlinien für Geräte-Compliance (z. B. PIN, Verschlüsselung, kein Jailbreak)
- Registrierung aller dienstlich genutzten Smartphones, Tablets und Laptops
- Trennung von beruflichen und privaten Daten mit App-Container (z. B. Outlook Managed App)
- Blockieren des Zugriffs auf M365 für nicht verwaltete Geräte
- Einrichtung von Conditional Access: Nur zugelassene Geräte dürfen auf Copilot/M365 zugreifen
- Regelmäßige Überprüfung der Gerätestatus (z. B. Patch-Level, Virenschutz aktiv?)
- Schulung der Mitarbeitenden zur sicheren Nutzung mobiler Geräte
💡 Tipp: Auch bestehende „Teams-Apps“ auf privaten Handys werden ohne MDM zur Gefahr – denn über Teams kann Copilot indirekt sensible Daten liefern, wenn keine Schutzmaßnahmen aktiv sind.
🚀 Bereit für Copilot, wenn…
✅ …nur aktuelle und relevante Inhalte auffindbar sind
✅ …Vertrauliches geschützt, aber für Berechtigte zugänglich ist
✅ …Ordnung, Struktur und Namenskonventionen herrschen
✅ …alle Endgeräte über Microsoft Intune verwaltet werden
✅ …die Organisation weiß, wie Copilot arbeitet und was er nutzen kann
💡 Profi-Tipp: Nutze Power Automate, PowerShell oder Microsoft Purview, um Bereinigung und Klassifizierung zu automatisieren.
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