Elektronische Rechnungen in Deutschland

Formate, Standards und Profile

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung schreitet voran – nicht zuletzt aufgrund gesetzlicher Vorgaben wie der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der zunehmenden Automatisierung in Unternehmen. Doch wer sich mit Elektronischen Rechnungen beschäftigt, stößt schnell auf eine Vielzahl von Formaten, Standards und Profilen. Was bedeuten diese Begriffe, und welche Lösungen sind in Deutschland relevant?

Was sind Formate, Standards und Profile?

1. Formate – Die technische Darstellung der Rechnung

Das Format definiert, in welcher Datei und Struktur eine elektronische Rechnung vorliegt. In Deutschland und Europa sind vor allem diese Formate verbreitet:

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
  • Hybridformat (PDF + XML)
  • Lesbar für Menschen & Maschinen
  • Versionen: ZUGFeRD 2.2 entspricht XRechnung
• XRechnung
  • XML-basiertes Standardformat
  • Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
  • Streng strukturiert, maschinenlesbar
• EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport)
  • Internationaler EDI-Standard für den elektronischen Datenaustausch
  • Komplex, aber weit verbreitet im Großhandel und in der Industrie
• UBL (Universal Business Language)
  • XML-Standard für elektronische Rechnungen
  • Vor allem international und in der EU genutzt

2. Standards – Die Definition der Datenstruktur

Standards legen fest, wie Daten in einer Rechnung organisiert sind, sodass sie von verschiedenen Systemen verarbeitet werden können. Die wichtigsten in Deutschland sind:

• CEN EN 16931
  • Europäischer Standard für elektronische Rechnungen
  • Basis für XRechnung und ZUGFeRD
  • Erfüllt Anforderungen der EU-Richtlinie
• E-Rechnungs-Standard der öffentlichen Verwaltung (XRechnung)
  • Konform zur CEN EN 16931
  • Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden
  • Vorgabe in vielen Bundesländern
• Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine)
  • Netzwerk für den sicheren Austausch von Rechnungen
  • Setzt auf UBL und CEN EN 16931
  • Verbindet Unternehmen und öffentliche Stellen europaweit

3. Profile – Anpassungen für spezielle Anforderungen

Profile sind Spezifikationen innerhalb eines Formats oder Standards, die bestimmte Branchen oder Anwendungsfälle abdecken. Sie helfen, verschiedene Formate interoperabel zu machen. Beispiele:

• ZUGFeRD-Profile:
  • Basic (kleiner Datenumfang, für KMU)
  • Comfort (ausreichend für viele B2B-Szenarien)
  • Extended (alle verfügbaren Datenfelder, für komplexe Prozesse)
• XRechnung-Varianten für verschiedene Verwaltungsebenen
• Peppol BIS Billing 3.0 als international anerkanntes Rechnungsprofil

Welche Lösung für wen?

Elektronische Rechnungen bringen viele Vorteile: automatische Verarbeitung, geringere Kosten und weniger Fehler. Doch die Wahl des richtigen Formats hängt stark vom Anwendungsfall ab. Während XRechnung für öffentliche Aufträge Pflicht ist, bietet ZUGFeRD eine flexible Alternative für B2B. Peppol gewinnt als europäische Lösung zunehmend an Bedeutung.

SeSoft bietet u.a. die Umsetzung von elektronischen Rechnungen in bestehenden Access-Projekten an im Format CII (Zugferd und XRechnung) sowie die Einbettung in PDF-Dateien des Formats PDF/A-3.

ELSTER-Tool: Kostenlose Visualisierung von E-Rechnungen

Die Finanzverwaltung bietet ein neues, kostenfreies ELSTER-Tool zur Visualisierung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) an. Über die Plattform www.e-rechnung.elster.de können Unternehmen ihre E-Rechnungen im XML-Format hochladen und direkt anzeigen lassen – ohne Anmeldung. Das Tool erleichtert damit den Umgang mit strukturierten Rechnungsformaten und sorgt für mehr Transparenz.