Wenn Excel zur Schatten-IT wird

„Kannst Du mir kurz eine Liste machen?“
„Das pflegen wir einfach in Excel.“
„Das ging früher doch auch.“

Und plötzlich ist eine Excel-Datei mit 12 Sheets und 47 Spalten die zentrale Vertriebsdatenbank.
Kein Zugriffsschutz. Kein Backup. Keine Regeln.
Aber wehe, jemand löscht eine Zeile.

Zeit, das umzubauen.
Aber mit Maß.

Woran ich erkenne, dass Excel am Limit ist

• Datei >10 MB, mehrere Formeln pro Zelle, viele versteckte Spalten
• Datei auf Netzlaufwerk mit gleichzeitiger Bearbeitung
• Datei enthält Prozesslogik („wenn abgeschlossen, dann Spalte E rot“)
• Mehrere Versionen mit Datumsanhang (final_v6_neu_2023.xlsx)
• Datei steuert Entscheidungen („Wer darf buchen“, „Was ist noch offen“)

Wenn das Management die Liste braucht, aber keiner den Überblick hat –
dann ist es keine Liste mehr.
Sondern eine Notlösung.

Warum Access hier besser passt

Access kann:

• Daten speichern mit Struktur
• Masken anbieten, statt Zellengymnastik
• Abfragen statt WENN-Verschachtelungen
• Rechte vergeben
• Daten sauber aufteilen in „Daten“ und „Darstellung“

Und: Es ist da.
Im Office-Paket. Ohne Zusatzkosten.

Beispiel: Excel-Liste mit offenen Reklamationen → Access-Formular

Excel-Problem

[Spalte A] Kundennummer  
[Spalte B] Artikelnummer  
[Spalte C] Reklamationsdatum  
[Spalte D] Status (offen / in Prüfung / erledigt)  
[Spalte E] Kommentar

→ Wird per Hand gefiltert, sortiert, angepasst.
→ Fehleranfällig. Keine Historie. Kein Schutz.

Access-Variante

• Tabelle: tblReklamationen
• Formular: frmReklamationen mit ComboBox für Status
• Abfrage: qryOffeneReklamationen
• Bericht: rptReklamationenMonat

Beispiel-Code: Neue Reklamation per VBA speichern

Public Sub NeueReklamationSpeichern()
    Dim db As DAO.Database
    Dim rs As DAO.Recordset

    Set db = CurrentDb
    Set rs = db.OpenRecordset("tblReklamationen", dbOpenDynaset)

    rs.AddNew
    rs!Kundennummer = Forms!frmReklamationen!txtKunde
    rs!Artikelnummer = Forms!frmReklamationen!txtArtikel
    rs!Reklamationsdatum = Date
    rs!Status = "offen"
    rs.Update

    MsgBox "Gespeichert."
End Sub

Damit ist der Eintrag revisionssicher.
Kein Wildwuchs mehr.

Wenn’s mobil sein soll: Power Apps

Access funktioniert gut – aber nicht mobil.
Wenn der Außendienst Daten erfassen soll: Power Apps.

• Datenspeicher: SharePoint-Liste, SQL Server, Dataverse
• UI: mobilfähig, responsive
• Freigaben: über Azure AD
• Protokollierung: automatisch

Power Automate: Statusänderung melden

Trigger: Element in SharePoint-Liste „Reklamationen“ geändert  
Bedingung: Status = „erledigt“  
Aktion: E-Mail an Sachbearbeiter mit Reklamationsnummer

So hast Du den Prozess dokumentiert.
Und automatisch gesteuert.

Tabelle: Excel vs. Access vs. Power Platform

Mein Setup für den Umstieg aus Excel

Excel ist kein Feind. Aber Excel ist böse, als Prozesswerkzeug.

Wenn aus „mal eben“ eine Datei wird, die ganze Abteilungen steuert – dann brauchst Du mehr als Formeln.

Dann brauchst Du Struktur. Und die kommt nicht aus Zelle B2.