Fehlende Automatisierung bei Prozessen: Wie ich Routineaufgaben in Access automatisiere

Warum Access? Warum überhaupt Automatisierung?

Access ist in vielen KMU noch Alltag.
Alte Lösungen, historisch gewachsen, oft nicht dokumentiert.
Aber: Wenn’s läuft, läuft’s.
Bis jemand merkt: Die Hälfte der Arbeit ist Klickarbeit.

Routine nervt.
Routine kostet Zeit.
Routine muss weg.

Was ich automatisiere

Typische Fälle:

• Täglicher Datenimport aus Excel
• Reports als PDF verschicken
• Serienmails an Kunden
• Benutzerführung über Formulare
• Logik für fehlerfreie Dateneingabe
• Automatische Backups

Access kann das. Wenn Du’s ihm beibringst.

Einstieg: Import per Knopfdruck

Statt: „Datei öffnen → Daten kopieren → Einfügen → Speichern“

Lieber ein Button.

Public Sub ImportExcelDaten()
    Dim Pfad As String
    Pfad = "C:\Import\Daten.xlsx"
    
    DoCmd.TransferSpreadsheet _
        TransferType:=acImport, _
        SpreadsheetType:=acSpreadsheetTypeExcel12Xml, _
        TableName:="tblImport", _
        FileName:=Pfad, _
        HasFieldNames:=True
End Sub

Einfügen in ein Formular.
Button drauf. Fertig.
Jetzt übernimmt Access den Job.

Automatischer PDF-Report mit Versand

Jeden Montag sollen Zahlen raus?

Public Sub BerichtAlsPDF()
    Dim Pfad As String
    Pfad = "C:\Reports\Umsatzbericht_" & Format(Date, "yyyymmdd") & ".pdf"
    
    DoCmd.OutputTo _
        ObjectType:=acOutputReport, _
        ObjectName:="rptUmsatz", _
        OutputFormat:=acFormatPDF, _
        OutputFile:=Pfad, _
        AutoStart:=False

    Call MailVersenden(Pfad)
End Sub

Private Sub MailVersenden(PDFPfad As String)
    Dim OutlookApp As Object
    Dim Mail As Object

    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set Mail = OutlookApp.CreateItem(0)

    With Mail
        .To = "chef@firma.de"
        .Subject = "Umsatzbericht"
        .Body = "Moin, anbei der Umsatzbericht als PDF."
        .Attachments.Add PDFPfad
        .Send
    End With
End Sub

Der Bericht wird erstellt, gespeichert, gemailt.
Kein „Speichern unter“ mehr. Kein Anhang manuell.

Benutzerführung: Pflichtfelder prüfen

Formular mit Validierung.
Sonst wird nie alles korrekt ausgefüllt.

Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
    If IsNull(Me.Kundenname) Then
        MsgBox "Kundenname fehlt.", vbExclamation
        Cancel = True
    End If
End Sub

Auch gut: Felder einfärben.

Private Sub Kundenname_LostFocus()
    If IsNull(Me.Kundenname) Then
        Me.Kundenname.BackColor = vbRed
    Else
        Me.Kundenname.BackColor = vbWhite
    End If
End Sub

Einfach, aber wirksam.

Automatische Backup-Routine

Freitags ein Backup. Ohne Zutun.

Public Sub BackupDatenbank()
    Dim Quelle As String, Ziel As String
    Quelle = CurrentDb.Name
    Ziel = "C:\Backups\DB_" & Format(Date, "yyyymmdd") & ".accdb"

    FileCopy Quelle, Ziel
End Sub

Per AutoExec oder Zeitsteuerung starten.
Am besten extern aufrufen via Taskplaner und msaccess.exe /x BackupDatenbank.

Datumsfelder automatisch setzen

Nutzer sollen nichts eintippen müssen.
Heute ist heute:

Private Sub Form_Current()
    If Me.NewRecord Then
        Me.Erstellungsdatum = Date
    End If
End Sub

Auch beliebt: Änderungszeit speichern.

Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
    Me.GeändertAm = Now
End Sub

Fazit? Gibt’s nicht. Nur eine Aufgabe.

Such Dir die nervigste Routine.
Und dann: Raus damit.
Access ist nicht tot. Access ist unterschätzt.

Wenn Du willst, dass Access Dir Arbeit abnimmt, dann musst Du ihm beibringen, wie.
Nicht alles geht. Aber vieles.

Und wenn’s klemmt: Frag einen, der’s schon gemacht hat.