Was Du von Menschen nicht erwarten darfst

Eingabefehler passieren.
Vertipper, Zahlendreher, falsches Format – gehört zum Alltag.
Gerade bei Routineaufgaben wird schnell geschätzt statt geprüft.

Je mehr manuell passiert, desto größer der Schaden.
Und nein: Excel-Validierung reicht nicht.

Was Automatisierung besser macht

• Formate werden strikt geprüft
• Pflichtfelder bleiben nicht leer
• Auswahl statt Freitext
• Rechenlogik ist zentral, nicht im Kopf
• Prüfungen laufen immer – auch freitags um 16:59

Und vor allem: Die Regeln ändern sich nicht nach Laune.

Typische Eingabefehler in KMU

Fehlerart	Beispiel
Zahlendreher	Artikelnummer „1234“ statt „1324“
Freitext statt Dropdown	„Herr Müller“ vs. „H. Müller“ vs. „Mueller“
Dezimalzeichen falsch	„3,50“ in englischer Umgebung
Datumsformate	„01.02.03“ – was war nochmal gemeint?
Pflichtfelder leer	Lieferung ohne Kunden-Nr.

Solche Fehler laufen durch – bis es knallt.

Lösung: Validierung + Automatisierung

Automatisierung heißt nicht gleich Roboter.
Sondern: Alles, was Menschen entlastet – und standardisiert.

1. Eingabefelder absichern

Beispiel in VBA:

If IsNull(Me.txtKundenNr) Or Not IsNumeric(Me.txtKundenNr) Then
    MsgBox "Bitte gültige Kundennummer eingeben", vbExclamation
    Cancel = True
    Exit Sub
End If

Oder per Format-Eigenschaft und Eingabeprüfung.

2. Auswahl statt Texteingabe

Beispiel: Kombinationsfeld mit festem Wertebereich

RowSource = "Kunde A;Kunde B;Kunde C"
LimitToList = True

Damit schreibt keiner mehr „Kunde c“ oder „kunde b“.

3. Daten aus bestehenden Quellen übernehmen

Du musst keine IBAN mehr händisch eintragen lassen.
Wenn Du sie aus dem CRM ziehst, ist sie konsistent.

T-SQL-Beispiel für Auto-Ergänzung:

UPDATE Bestellungen
SET Lieferanschrift = Kunden.Lieferanschrift
FROM Bestellungen
JOIN Kunden ON Bestellungen.KundenNr = Kunden.KundenNr
WHERE Bestellungen.Lieferanschrift IS NULL

Einmal sauber – immer sauber.

4. Hintergrundlogik auslagern

Regeln gehören nicht in jeden Button-Klick.
Leg sie zentral ab – z. B. in Funktionen oder SQL-Views.

Beispiel: zentrale Umsatzberechnung

Public Function BerechneUmsatz(Anzahl As Integer, Preis As Currency) As Currency
    BerechneUmsatz = Anzahl * Preis
End Function

Oder als SQL-View:

CREATE VIEW v_Umsatz AS
SELECT ArtikelNr, Anzahl * Preis AS Umsatz
FROM Positionen

Dann brauchst Du sie nicht überall neu zu schreiben. Und änderst sie nur an einer Stelle.

5. Automatisierte Prüfungen beim Speichern

Beispiel:

Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
    If Me.Preis <= 0 Then
        MsgBox "Preis darf nicht null oder negativ sein", vbCritical
        Cancel = True
    End If
End Sub

Besser ein Meckern beim Speichern als ein Storno beim Kunden.

6. Hintergrundprozesse für Folgeaktionen

Access oder Power Automate kann prüfen, ob z. B. Liefertermine fehlen – und erinnert.

Beispiel mit VBA + Timer:

Private Sub Form_Timer()
    If Me.Lieferdatum < Date Then
        MsgBox "Achtung: Lieferung überfällig", vbInformation
    End If
End Sub

Oder als Mail über Power Automate – automatisch nachts um 3.

Mein Fazit

Du sparst kein Geld, wenn Du Fehler „billig“ manuell korrigierst.
Du sparst, wenn sie gar nicht erst entstehen.

Automatisierung ist nicht übertrieben – sie ist überfällig.
Gerade bei Kleinigkeiten.

Wenn Du willst, schauen wir uns Deine Eingabestrecken mal an.
Und bauen Dir etwas, das wartet, prüft und meckert – norddeutsch effizient.