Formularbasierte Datenfreigabe: Access und WordPress im Genehmigungsprozess kombiniert

Worum geht’s?

Du hast ein Access-Frontend im internen Netz.
Und WordPress als Portal im Web.
Jetzt willst Du bestimmte Datensätze nur dann freigeben, wenn intern jemand „Go“ sagt.
Formularbasiert, sicher und nachvollziehbar.

Wir bauen einen zweistufigen Genehmigungsprozess – lokal starten, online abschließen.

Beispiel-Szenario

• Ein Mitarbeiter erfasst eine neue Lieferung in Access
• Der Vorgesetzte prüft und genehmigt in Access
• Nach Genehmigung erscheint die Lieferung im WordPress-Portal für den Lieferanten

Tabellenstruktur Access (lokal)

tbl_Lieferung

Feldname	Typ
ID	Autowert
Datum	Datum
Kunde	Text
GenehmigtVon	Text
GenehmigtAm	Datum/Zeit
Exportiert	Ja/Nein
ExportDatum	Datum/Zeit

---

Access-Formular mit Genehmigungs-Button

Formular: frm_Lieferung

Integriere einen Button btnGenehmigen.
Code dahinter:

Private Sub btnGenehmigen_Click()
    If MsgBox("Freigabe jetzt erteilen?", vbYesNo + vbQuestion) = vbYes Then
        Me.GenehmigtVon = Environ("USERNAME")
        Me.GenehmigtAm = Now()
        Me.Dirty = False
        MsgBox "Freigabe gespeichert."
    End If
End Sub

Optional: Button deaktivieren, wenn schon genehmigt.

Private Sub Form_Current()
    Me.btnGenehmigen.Enabled = IsNull(Me.GenehmigtAm)
End Sub

Export: Von Access nach WordPress

Nur genehmigte Datensätze sollen ins Web.

Variante 1: REST-API (PHP + JSON)

In Access:

Public Function ExportLieferung(ID As Long)
    Dim http As Object, jsonBody As String
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

    jsonBody = "{""id"":" & ID & "}"

    http.Open "POST", "https://dein-portal.de/wp-json/seapi/v1/lieferung", False
    http.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.setRequestHeader "Authorization", "Bearer DEINTOKEN"
    http.Send jsonBody

    If http.Status = 200 Then
        CurrentDb.Execute "UPDATE tbl_Lieferung SET Exportiert = True, ExportDatum = Now() WHERE ID = " & ID
    Else
        MsgBox "Fehler beim Export: " & http.Status
    End If
End Function

Integriere das z. B. in einen Button oder Batch-Export.

WordPress: REST-API annehmen

Registriere eine Route in functions.php oder Plugin:

add_action('rest_api_init', function () {
    register_rest_route('seapi/v1', '/lieferung', [
        'methods' => 'POST',
        'callback' => 'seapi_lieferung_import',
        'permission_callback' => '__return_true'
    ]);
});

Und dann die Callback-Funktion:

function seapi_lieferung_import($request) {
    $data = $request->get_json_params();
    
    $lieferung_id = wp_insert_post([
        'post_type' => 'lieferung',
        'post_title' => 'Lieferung #' . $data['id'],
        'post_status' => 'publish',
    ]);

    update_post_meta($lieferung_id, 'lieferung_id', $data['id']);
    update_post_meta($lieferung_id, 'importiert_am', current_time('mysql'));

    return ['status' => 'ok', 'post_id' => $lieferung_id];
}

Optional: Freigabe im WordPress statt Access

Wenn der Chef lieber online freigibt:

1. Access erstellt den Datensatz mit Status pending
2. WordPress zeigt eine Admin-Oberfläche mit Button Freigeben
3. Beim Klick wird Status = publish, und Access wird per API benachrichtigt

Synchronisierung zurück nach Access

Du kannst per regelmäßigem HTTP-GET neue Statuswerte zurückholen:

Public Function HoleFreigegebeneLieferungen()
    Dim http As Object, json As String
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

    http.Open "GET", "https://dein-portal.de/wp-json/seapi/v1/freigegeben", False
    http.Send

    If http.Status = 200 Then
        json = http.responseText
        ' Dann parsen und lokal updaten (z. B. mit JsonConverter)
    End If
End Function

Formularbasierte Freigaben müssen nicht kompliziert sein.
Wichtig ist eine klare Trennung:

• Access = Datenerfassung und Genehmigung
• WordPress = Anzeige und ggf. finale Entscheidung

Mit REST, sauberem Triggern und etwas Disziplin klappt das auch über Systemgrenzen.
Und das Schaf nickt.