Gutscheine noch manuell? So geht’s einfacher und sicherer

Du kennst das…

Ein Gast kauft einen Gutschein.
Du schreibst ihn von Hand.
Trägst ihn irgendwo ein. Oder auch nicht.
Und später fragt jemand: Ist der noch gültig?

Tja. Weiß keiner so genau.

Was ist das Problem?

• Keine zentrale Übersicht
• Keine automatische Erkennung, ob eingelöst
• Keine Erinnerung bei Ablauf
• Keine Statistik, wie viele verkauft wurden

Und manchmal geht der Zettel auch einfach verloren.
Oder wird doppelt eingelöst.
Oder nie eingelöst – und keiner merkt’s.

Die Lösung?

Ein digitales Gutschein-System, also ein Gutscheinverwaltungssystem.
Mit Tracking. Mit Übersicht. Mit Reporting.

Du musst nichts neu erfinden.
Aber Du brauchst ein System, das mitdenkt.

Wie sieht das aus?

Ein Gutschein bekommt einen eindeutigen Code.
Der Kunde bekommt ihn als PDF oder per Mail.
Du hast eine Übersicht mit allen Daten:

• Gutscheinnummer
• Betrag
• Käufer
• Einlöser
• Einlösedatum
• Restwert (falls nicht vollständig eingelöst)

Ein Beispiel:

Gutschein-Nr	Betrag	Status	Eingelöst am	Restwert
2025-031	50 €	offen	–	50 €
2025-032	100 €	eingelöst	01.06.2025	0 €
2025-033	75 €	teilw.	30.05.2025	25 €

Für wen ist das?

• Hotels und Pensionen
• Gastronomie und Cafés
• Verleiher und Erlebnisanbieter
• Einzelhandel
• Veranstalter

Also alle, die Gutscheine verkaufen – oder verkaufen wollen.

Was bringt Dir das?

• Mehr Kontrolle
• Keine doppelten Einlösungen
• Genaue Übersicht, was noch offen ist
• Klare Nachverfolgung
• Statistik für Finanzamt oder Steuerberater

Und: Du kannst jederzeit sehen, wie viele Gutscheine Du verkauft hast.
Wie viele noch offen sind. Und welche bald ablaufen.

Wie funktioniert das technisch?

Ganz einfach. Du brauchst:

• Eine Tabelle mit den Gutschein-Daten
• Ein Formular zum Einlösen
• Eine automatische Prüfung bei Eingabe
• Eine kleine Anwendung – je nach Größe

Das geht mit:

• Excel oder Access
• Power Apps (wenn’s mobil sein soll)
• einer kleinen Webanwendung
• oder Anbindung an Dein Kassensystem

Du gibst die Daten – ich baue das System.

Und wie kommen die Gutscheine zum Kunden?

Du kannst sie:

• selbst per Mail versenden
• automatisch per Klick generieren
• in einem Online-Shop einbinden

Wenn Du willst, auch mit QR-Code drauf.
Oder mit automatischer PDF-Erstellung.

Klingt kompliziert?

Ist es nicht.
Ich erkläre Dir alles Schritt für Schritt.
Ohne Fachchinesisch. Ohne Cloud-Zwang.

Ich bin der Datenschäfer.
Ich helfe kleinen Unternehmen im Norden bei genau solchen Themen.

👉 Melde Dich für ein kostenloses Erstgespräch.
Dann bauen wir zusammen ein Gutscheinsystem, das zu Dir passt.

🐑 Datenschäfer: Auswertung, Analyse und Automatisierung für KMU im Norden.