HiverHQ: bessere Workflows in Outlook

Hiver ist eine cloudbasierte Plattform, die sich darauf spezialisiert hat, Teamzusammenarbeit und Kundenkommunikation direkt in bestehenden E-Mail-Clients wie Gmail und Microsoft Outlook zu optimieren. Der Anbieter verspricht, den Workflow von Teams zu vereinfachen, indem er Funktionen wie geteilte Posteingänge, Aufgabenverwaltung und Echtzeit-Kollaboration bereitstellt – alles ohne dass man eine separate Software installieren oder zwischen verschiedenen Tools wechseln muss. Hiver richtet sich vor allem an kleine bis mittelgroße Unternehmen (KMU), Kundensupport-Teams, Vertriebsteams und andere Gruppen, die stark auf E-Mail-Kommunikation angewiesen sind.

Die Kernidee: Statt eines externen Helpdesk-Systems integriert Hiver seine Funktionen nahtlos in die E-Mail-Umgebung, die Teams ohnehin täglich nutzen. Das soll Zeit sparen und die Lernkurve für neue Tools minimieren.

Was kann Hiver speziell in MS Outlook?

Für Microsoft Outlook bietet Hiver eine Reihe von Features, die speziell auf die Bedürfnisse von Outlook-Nutzern zugeschnitten sind:

• Geteilte Posteingänge: Mehrere Teammitglieder können einen gemeinsamen Posteingang (z. B. support@ oder info@) verwalten, ohne sich mit Weiterleitungen oder CCs herumzuschlagen. Jeder sieht, wer an einer E-Mail arbeitet, um Doppelarbeit zu vermeiden.
• Zuweisung und Aufgabenmanagement: E-Mails können direkt in Outlook als Aufgaben an Teammitglieder zugewiesen werden, inklusive Notizen und Fristen.
• Automatisierungen: Einfache Regeln lassen sich einrichten, z. B. um eingehende Mails automatisch bestimmten Personen zuzuweisen oder Standardantworten zu versenden.
• Analytics: Hiver liefert Berichte zur Teamleistung, wie Antwortzeiten oder bearbeitete Ticketzahlen, direkt in Outlook.
• Integration: Da es in Outlook eingebettet ist, bleibt die vertraute Oberfläche erhalten – keine zusätzliche App nötig.

Das Besondere: Hiver nutzt die Outlook-Infrastruktur, ergänzt sie aber um kollaborative Funktionen, die normalerweise in komplexeren Tools wie Zendesk oder Freshdesk zu finden sind.

Was unterscheidet Hiver von anderen ähnlichen Anbietern?

Hiver konkurriert mit Tools wie Help Scout, Front, Zendesk oder auch Microsofts eigenem Dynamics 365 Customer Service. Die Unterschiede liegen vor allem hier:

• Keine separate Plattform: Während Zendesk oder Freshdesk eigene Interfaces haben, bleibt Hiver in Outlook oder Gmail integriert. Das ist ein Vorteil für Teams, die nicht zwischen Tools wechseln wollen, aber ein Nachteil, wenn man erweiterte Funktionen außerhalb von E-Mail braucht.
• Einfachheit vs. Komplexität: Hiver ist schlanker und weniger funktionsüberladen als z. B. Zendesk, was es für kleinere Teams attraktiv macht, aber für größere Unternehmen mit spezifischen Anforderungen (z. B. CRM-Integration) weniger geeignet sein könnte.
• Preisstruktur: Hiver ist oft günstiger als vollwertige Helpdesk-Lösungen, startet bei ca. 19 USD pro Nutzer/Monat (Stand März 2025), während Konkurrenten wie Front oder Zendesk schnell teurer werden.
• Fokus auf E-Mail: Im Gegensatz zu Microsoft Teams oder Slack, die breiter auf Zusammenarbeit abzielen, bleibt Hiver auf E-Mail-Management spezialisiert.

Kritisch betrachtet: Hiver ist kein All-in-One-Tool. Wer mehr als E-Mail-Management braucht (z. B. Telefon- oder Chat-Support), muss zusätzliche Lösungen integrieren.

Ab wann rechnet sich der Einsatz in KMU?

Der Einsatz von Hiver lohnt sich für KMU ab dem Punkt, an dem E-Mail-Kommunikation chaotisch wird – etwa ab 3-5 Mitarbeitern, die regelmäßig Kundenanfragen bearbeiten. Beispiele:

• Ein Team von 5 Personen spart durch Automatisierung und klare Zuweisungen etwa 1 Stunde pro Tag pro Person. Bei einem Stundenlohn von 20 EUR sind das 100 EUR Tageseinsparung – die 95 USD/Monat (ca. 90 EUR) für Hiver wären schnell amortisiert.
• Für Solo-Selbstständige oder Zweier-Teams ist es meist überdimensioniert; hier reicht oft Outlook allein.

Entscheidend ist die Teamgröße und der Anfragefluss. Ab 50-100 E-Mails pro Tag, die koordiniert werden müssen, wird Hiver wirtschaftlich. Vorher könnten kostenlose Alternativen (z. B. Outlook-Regeln) ausreichen.

Ist die Lösung DSGVO-konform?

Hiver speichert Daten in der Cloud, hauptsächlich auf Servern in den USA (via AWS). Das wirft bei der DSGVO Fragen auf, insbesondere nach dem „Schrems II“-Urteil, das den Privacy Shield gekippt hat. Hiver gibt an, DSGVO-konform zu sein, indem es:

• Datenverschlüsselung (in Transit und at Rest) nutzt,
• einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement, DPA) anbietet,
• Nutzern Kontrolle über Datenlöschung und -zugriff gibt.

Kritikpunkt: Die Datenübermittlung in die USA bleibt ein Risiko. Standardvertragsklauseln (SCCs) werden zwar genutzt, aber Datenschützer sehen das bei US-Anbietern skeptisch, da US-Behörden potenziell Zugriff haben könnten (CLOUD Act). Für KMU mit sensiblen Daten (z. B. Gesundheitssektor) könnte das ein Problem sein – hier wäre eine europäische Alternative wie Mailfence oder eine On-Premise-Lösung sicherer.

Hiver ist technisch DSGVO-konform konfigurierbar, aber die Cloud-Abhängigkeit erfordert eine eigene Risikoabwägung. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) wäre bei Einsatz ratsam.