HubSpot an SQL Server oder Access anbinden

Warum das Ganze?

Viele KMU nutzen HubSpot als CRM – und wundern sich früher oder später:

Wie kommen wir an unsere echten Daten?
Wie kriegen wir diese Daten in Access, Power BI oder SQL Server?
Wie migrieren wir Alt-Deals, Leads oder Tickets aus HubSpot in unsere neuen Systeme?

Spoiler: HubSpot lässt sich anbinden – aber nicht wie man’s aus den 90ern gewohnt ist.

Was ist HubSpot eigentlich?

Cloudbasiertes CRM mit Modulen für Marketing, Vertrieb, Service, CMS.
Kein Zugriff auf klassische Tabellenstrukturen.
Keine eigene relationale Datenbank in der App sichtbar.
Die interne Datenhaltung basiert auf proprietären Strukturen in der HubSpot-Cloud, nicht auf SQL oder MySQL.

Technisch gesehen ist HubSpot eine API-first-Plattform. Wenn Du an Deine Daten willst: REST-API.

Ausgangslage in vielen Unternehmen

HubSpot ist etabliert.
Du willst die Daten für Reporting, DWH, Controlling oder Altsystem-Ablöse nutzen.
Aber Du hast:
- SQL Server für BI & DWH
- Access für lokale Auswertungen oder Arbeitskopien
- Power BI oder Excel als Frontend

Drei sinnvolle Wege zur Anbindung

1. REST-API per Power Automate

HubSpot bietet eine umfangreiche REST-API (https://developers.hubspot.com/docs/api/overview)
Ideal mit Power Automate (Microsoft Flow) nutzbar.
Für jede Ressource (z. B. Kontakte, Deals, Tickets, Aktivitäten) gibt’s separate Endpunkte.
Authentifizierung: OAuth 2.0 oder Private App Key (Token-basiert)

Beispiel-Ablauf:

Power Automate holt Daten via HTTP-GET von https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts
Die Antwort kommt als JSON.
JSON wird in eine SQL Server-Tabelle geschrieben.
Alternativ als CSV abgelegt und in Access importiert.

-- Beispiel: Tabelle in SQL Server für HubSpot-Kontakte
CREATE TABLE HubspotContacts (
  id INT PRIMARY KEY,
  firstname NVARCHAR(100),
  lastname NVARCHAR(100),
  email NVARCHAR(255),
  createdate DATETIME,
  lifecycle_stage NVARCHAR(50)
);

2. Drittanbieter-ODBC-Treiber

Beispiele: CData, ZappySys, Simba – alle liefern ODBC-/OLEDB-Treiber für HubSpot.

Vorteil: Du kannst per Jet-SQL oder T-SQL direkt auf virtuelle Tabellen zugreifen.
Beispielabfrage in Access:

SELECT firstname, lastname, email
FROM hubspot_contacts
WHERE lifecycle_stage = 'lead';

In Power BI oder SSMS einfach via ODBC-DSN als Datenquelle anbinden.
Wichtig: Diese ODBC-Treiber sind meist lizenzpflichtig.

3. REST-API manuell mit VBA

Für kleine Lösungen direkt in Access. Beispiel: Kontakte importieren.

Function LadeKontakteAusHubspot()

    Dim http As Object
    Dim json As String
    Dim url As String
    Dim token As String

    token = "DeinHubSpotAPIKey"
    url = "https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts?hapikey=" & token

    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    http.Open "GET", url, False
    http.Send

    json = http.responseText
    ' -> JSON weiterverarbeiten (z.B. mit VBA-JSON-Lib)

End Function

Was Du mit den Daten machen kannst

Power BI-Reports bauen
Zentrale SQL-Datenbank für Altdaten und Auswertungen aufbauen
Migration in neue CRM-/ERP-Systeme vorbereiten
In Access mit lokalem Frontend verarbeiten

Einschränkungen & Hinweise

HubSpot liefert keine komplette Datenbankstruktur – Du musst alles rekonstruieren.
Einige Felder sind benutzerdefiniert – musst Du per Metadata-API extra abfragen.
Es gibt Rate Limits – größere Exporte in Chargen machen.
API ist read-lastig – Schreiben/Migration erfordert meist Anpassung der Zielsysteme.

Alternativen & Nachfolger?

Wenn Du aus HubSpot raus willst:

Zoho CRM (günstiger, API vorhanden)
Dynamics 365 Sales (nativ mit SQL/Dataverse)
Pipedrive (einfaches REST-Modell)
Oder: Custom CRM in Power Platform / Power Apps

Fazit

Wenn Du Deine HubSpot-Daten richtig nutzen willst – für DWH, BI, Migration oder Auswertungen – musst Du:

Dich mit der REST-API beschäftigen
Power Automate oder ODBC-Treiber einsetzen
Und wissen, was Du mit den Daten vorhast

Ich helfe Dir gern dabei, Deine Alt-Daten sauber und dauerhaft in moderne Architekturen zu überführen. Meld Dich einfach.

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