Warum Access + Teams überhaupt?

Teams ist da, wo viele Kolleg:innen inzwischen arbeiten.
Access ist da, wo viele Prozesse laufen.
Die beiden reden aber selten direkt miteinander.

Mit ein bisschen Struktur kannst Du Access-Daten gut in Teams einbinden.
Nicht als „Datenbank in der Cloud“.
Sondern als gezielte Sicht – per synchronisiertem SharePoint, Power Automate oder sogar Live-Verbindung.

Variante 1: Access-Frontend mit SharePoint-Backend in Teams

Der klassische Weg – Du lagerst die Tabellen nach SharePoint aus.
Dann kannst Du das Frontend lokal betreiben, aber die Daten liegen in der Cloud.

Schritte:

1. In Access: „Externe Daten > SharePoint-Liste“
2. SharePoint-Seite des Teams verwenden (z. B. https://firma.sharepoint.com/sites/TeamXY)
3. Listenstruktur erzeugen oder importieren
4. Tabellen werden verknüpft (mit _1 am Ende)
5. Frontend in OneDrive des Benutzers ablegen

Funktioniert, wenn:

• das Datenvolumen überschaubar ist
• kein gleichzeitiger Zugriff auf große Datenmengen nötig ist

Variante 2: Power Automate als Brücke

Access bleibt lokal, Teams bekommt gezielte Daten.

Beispiel:
Neue Datensätze aus Access triggern automatisch eine Nachricht in Teams.

Access: Trigger-Logik

Sub NeuerEintrag()
    Dim url As String
    Dim payload As String

    url = "https://prod-12.westeurope.logic.azure.com:443/... (Teams-Webhook)"

    payload = "{""text"":""Neuer Auftrag: " & Me.Auftragsnummer & """}"

    Call HttpPostJson(url, payload)
End Sub

Sub HttpPostJson(sUrl As String, sJson As String)
    Dim xhr As Object
    Set xhr = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    xhr.Open "POST", sUrl, False
    xhr.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    xhr.Send sJson
End Sub

Power Automate: Empfangen und Weiterleiten

• Trigger: HTTP Request
• Aktion: Nachricht in Teams-Channel posten
• Optional: Speichern in Dataverse, Excel, OneDrive, …

Funktioniert super für:

• Status-Updates
• Alerts
• Übergaben an andere Tools

Variante 3: Access-Abfragen in Excel veröffentlichen

Teams kann mit Excel besser umgehen als mit Access.
Wenn Du regelmäßig Daten bereitstellst, dann exportiere relevante Abfragen als verknüpfte Excel-Dateien.

DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, _
    "qry_dashboard", "C:\Pfad\TeamsFreigabe\dashboard.xlsx", True

Das geht auch regelmäßig via Task Scheduler.

Variante 4: Teams-Tabs mit verlinkten Inhalten

Wenn Du ein Formular als HTML rendern kannst, etwa über ein Access-Report als PDF oder HTML, dann kannst Du das als Tab in Teams einbauen.

• Formular generiert regelmäßig PDF-Bericht
• PDF liegt im SharePoint-Ordner
• Tab in Teams zeigt immer das aktuelle PDF

Variante 5: Access-Frontend direkt im Teams-Ordner

Wenn mehrere Leute mit dem gleichen Access-Frontend arbeiten sollen, kannst Du es direkt im SharePoint-Ordner des Teams ablegen.
Wichtig:

• Nur eine Person gleichzeitig!
• Besser mit Backend/Frontend-Aufteilung
• Frontend regelmäßig aktualisieren

If Not IsFileOpen("\\firma.sharepoint.com@SSL\DavWWWRoot\sites\TeamXY\Daten\frontend.accdb") Then
    ' Öffnen
End If

Tipps für stabiles Arbeiten

• Backend in SQL oder SharePoint, niemals in OneDrive
• Frontend lokal zwischenspeichern
• Kein gleichzeitiger Zugriff auf dieselbe Datei in Teams
• Hintergrund-Syncs vermeiden (OneDrive deaktivieren)
• Automatisch Benachrichtigungen auslösen, statt dauerhaft Tabellen teilen

Access ist nicht Teams-native.

Aber mit SharePoint, Power Automate und klarem Konzept kannst Du Access-Daten so zur Verfügung stellen, dass sie im Team wirklich helfen.