Komplexe Validierungsregeln vor dem Speichern programmieren

Du kennst das: Die Daten sehen gut aus. Auf den ersten Blick. Aber wenn Du genauer hinschaust, passt vieles nicht zusammen. Ich bin Sönke Schäfer, der Datenschäfer – und heute zeig ich Dir, wie Du in Access & VBA Komplexe Validierungen sauber programmierst. Nicht am Ende, sondern vor dem Speichern. Klar, nachvollziehbar – und mit trockenem norddeutschem Humor.

Warum Validierung vor dem Speichern?

Weil Du sonst später suchen darfst. Und das will keiner. Wenn Daten erstmal gespeichert sind, ist es zu spät. Also prüfen wir vorher.

• Pflichtfelder – logisch, ohne geht nix.
• Wertebereiche – Preise unter Null? Nee.
• Abhängigkeiten – Wenn A gewählt ist, darf B nicht leer sein.
• Redundanzen – Gleicher Kunde, doppelte E-Mail?

Und all das nicht mit Makros oder Feldvalidierung. Sondern kontrolliert im Code.

Die Strategie: Zentral prüfen, dann speichern

Wir machen das so: Ein Formular ruft eine zentrale Funktion auf, die prüft alles. Rückmeldung gibt’s im Klartext. Ohne Blinken, ohne Glitzer.

Das Grundgerüst

Function ValidiereDatensatz(frm As Form) As String    Dim meldung As String    meldung = ""        If IsNull(frm!txtKundenname) Then        meldung = meldung & "Kundenname fehlt." & vbCrLf    End If        If frm!txtBestellwert < 0 Then        meldung = meldung & "Bestellwert darf nicht negativ sein." & vbCrLf    End If        If frm!cboStatus = "Storniert" And IsNull(frm!txtStornoGrund) Then        meldung = meldung & "Stornogrund fehlt." & vbCrLf    End If        ' Weitere Regeln hier ergänzen...        ValidiereDatensatz = meldungEnd Function

Und so rufst Du das auf

Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)    Dim fehler As String    fehler = ValidiereDatensatz(Me)        If fehler <> "" Then        MsgBox "Speichern abgebrochen:" & vbCrLf & fehler, vbExclamation, "Validierung"        Cancel = True    End IfEnd Sub

Mehrere Prüfungen, sauber getrennt

Wenn’s komplexer wird, mach eigene Funktionen für Teilbereiche. Dann bleibt der Code lesbar.

Function PruefeLieferadresse(frm As Form) As String    Dim m As String    If frm!chkLieferung = True Then        If IsNull(frm!txtLieferPLZ) Then            m = "Lieferadresse unvollständig." & vbCrLf        End If    End If    PruefeLieferadresse = mEnd Function

Im Hauptcode dann einfach:

meldung = meldung & PruefeLieferadresse(frm)

Und was ist mit Lookup-Feldern?

Kannste machen. Aber besser: prüfe auf die Fremdschlüssel direkt. Und denk an versteckte Werte.

If IsNull(frm!cboKunde.Value) Then    meldung = meldung & "Kunde muss ausgewählt werden." & vbCrLfEnd If

Typische Stolperfallen

• Zu späte Prüfung (erst beim Speichern auf Server = Mist)
• Zu viele Regeln in einer Funktion = unlesbar
• Fehlermeldungen ohne Klartext

„Wenn der Nutzer raten muss, was fehlt – dann bist Du schuld.“

Fazit vom Datenschäfer

Komplexe Validierungen in Access müssen nicht chaotisch sein. Du brauchst Klarheit, saubere Strukturen – und klare Rückmeldungen. Dann klappt’s auch mit sauberen Daten. Wenn Du Hilfe brauchst bei Access, SQL-Server oder Office-Automatisierung – meld Dich. Ich helf Dir, bevor’s brennt.

Datenschäfer: Analyse, Auswertung und Automatisierung für KMU im Norden 🐑