Komplexe Validierungsregeln vor dem Speichern programmieren

Du kennst das: Die Daten sehen gut aus. Auf den ersten Blick. Aber wenn Du genauer hinschaust, passt vieles nicht zusammen. Ich bin Sönke Schäfer, der Datenschäfer – und heute zeig ich Dir, wie Du in Access & VBA komplexe Validierungen sauber programmierst. Nicht am Ende, sondern vor dem Speichern. Klar, nachvollziehbar – und mit trockenem norddeutschem Humor.

Warum Validierung vor dem Speichern?

Weil Du sonst später suchen darfst. Und das will keiner. Wenn Daten erstmal gespeichert sind, ist es zu spät. Also prüfen wir vorher.

• Pflichtfelder – logisch, ohne geht nix.
• Wertebereiche – Preise unter Null? Nee.
• Abhängigkeiten – Wenn A gewählt ist, darf B nicht leer sein.
• Redundanzen – Gleicher Kunde, doppelte E-Mail?

Und all das nicht mit Makros oder Feldvalidierung. Sondern kontrolliert im Code.

Die Strategie: Zentral prüfen, dann speichern

Wir machen das so: Ein Formular ruft eine zentrale Funktion auf, die prüft alles. Rückmeldung gibt’s im Klartext. Ohne Blinken, ohne Glitzer.

Das Grundgerüst

Function ValidiereDatensatz(frm As Form) As String
    Dim meldung As String
    meldung = ""
    
    If IsNull(frm!txtKundenname) Then
        meldung = meldung & "Kundenname fehlt." & vbCrLf
    End If
    
    If frm!txtBestellwert < 0 Then
        meldung = meldung & "Bestellwert darf nicht negativ sein." & vbCrLf
    End If
    
    If frm!cboStatus = "Storniert" And IsNull(frm!txtStornoGrund) Then
        meldung = meldung & "Stornogrund fehlt." & vbCrLf
    End If
    
    ' Weitere Regeln hier ergänzen...
    
    ValidiereDatensatz = meldung
End Function

Und so rufst Du das auf

Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
    Dim fehler As String
    fehler = ValidiereDatensatz(Me)
    
    If fehler <> "" Then
        MsgBox "Speichern abgebrochen:" & vbCrLf & fehler, vbExclamation, "Validierung"
        Cancel = True
    End If
End Sub

Mehrere Prüfungen, sauber getrennt

Wenn’s komplexer wird, mach eigene Funktionen für Teilbereiche. Dann bleibt der Code lesbar.

Function PruefeLieferadresse(frm As Form) As String
    Dim m As String
    If frm!chkLieferung = True Then
        If IsNull(frm!txtLieferPLZ) Then
            m = "Lieferadresse unvollständig." & vbCrLf
        End If
    End If
    PruefeLieferadresse = m
End Function

Im Hauptcode dann einfach:

meldung = meldung & PruefeLieferadresse(frm)

Und was ist mit Lookup-Feldern?

Kannste machen. Aber besser: prüfe auf die Fremdschlüssel direkt. Und denk an versteckte Werte.

If IsNull(frm!cboKunde.Value) Then
    meldung = meldung & "Kunde muss ausgewählt werden." & vbCrLf
End If

Typische Stolperfallen

• Zu späte Prüfung (erst beim Speichern auf Server = Mist)
• Zu viele Regeln in einer Funktion = unlesbar
• Fehlermeldungen ohne Klartext

„Wenn der Nutzer raten muss, was fehlt – dann bist Du schuld.“

Fazit vom Datenschäfer

Komplexe Validierungen in Access müssen nicht chaotisch sein. Du brauchst Klarheit, saubere Strukturen – und klare Rückmeldungen. Dann klappt’s auch mit sauberen Daten. Wenn Du Hilfe brauchst bei Access, SQL-Server oder Office-Automatisierung – meld Dich. Ich helf Dir, bevor’s brennt.

Datenschäfer: Analyse, Auswertung und Automatisierung für KMU im Norden 🐑