Ziel: Aufgaben und Daten synchron halten

Access kennt Aufgaben, Ressourcen, Budgets.
Projekttools wie Trello, Asana, MS Planner oder Jira haben die Timeline, das Team und das Kanban.
Du willst die Daten nicht doppelt pflegen – sondern sauber verbinden.

Access liefert Daten. Die Tools kümmern sich ums Teamwork.
Kommunikation läuft über REST-API, CSV-Import, Power Automate oder eigene Webhooks.

Variante 1: MS Planner oder To Do via Power Automate

Access → CSV → Planner-Task

DoCmd.TransferText acExportDelim, , "qryNeueTasks", "C:\Export\tasks.csv", True

Power Automate holt die CSV, prüft neue Einträge, erstellt Tasks in MS Planner.

Optional: Status aus Planner per Flow zurück in Access

• Export aus Flow in OneDrive als CSV
• Access liest Datei via DoCmd.TransferText
• UPDATE in Tabelle tblTasks

Funktioniert. Kein direkter Token-Umgang nötig.

Variante 2: Trello-Integration über API

Board-Daten auslesen

Public Function HoleTrelloBoard()
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

    Dim key As String: key = "dein-key"
    Dim token As String: token = "dein-token"
    Dim boardID As String: boardID = "abc123"

    Dim url As String
    url = "https://api.trello.com/1/boards/" & boardID & "/cards?key=" & key & "&token=" & token

    http.Open "GET", url, False
    http.Send

    Debug.Print http.responseText
End Function

JSON parsen, Daten in tblTrelloTasks schreiben.

Neue Aufgabe anlegen

Public Sub ErstelleTrelloCard(titel As String, listeID As String)
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

    Dim key As String: key = "dein-key"
    Dim token As String: token = "dein-token"
    Dim body As String

    body = "name=" & titel & "&idList=" & listeID & "&key=" & key & "&token=" & token

    http.Open "POST", "https://api.trello.com/1/cards", False
    http.setRequestHeader "Content-Type", "application/x-www-form-urlencoded"
    http.Send body
End Sub

Variante 3: Jira über REST (Cloud oder Server)

Beispiel: Task aus Access erzeugen

Public Sub ErstelleJiraTicket(summary As String, projectKey As String)
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

    Dim url As String
    url = "https://deinefirma.atlassian.net/rest/api/3/issue"

    Dim user As String: user = "email@example.com"
    Dim token As String: token = "api-token"
    Dim auth As String
    auth = "Basic " & Base64Encode(user & ":" & token)

    Dim json As String
    json = "{""fields"":{""project"":{""key"":""" & projectKey & """},""summary"":""" & summary & """,""issuetype"":{""name"":""Task""}}}"

    http.Open "POST", url, False
    http.setRequestHeader "Authorization", auth
    http.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.Send json
End Sub

Base64-Encode musst Du per VBA-Funktion nachbauen oder extern lösen.

Variante 4: Smarte Automatisierung mit Make.com oder n8n

Access → JSON-POST an Webhook
→ Make/n8n verarbeitet die Aufgabe
→ leitet an Asana, Trello, Jira, Notion oder Monday.com weiter

Vorteil: Kein OAuth2-Handling in VBA nötig.

Public Sub SendeAufgabeAnWebhook(titel As String)
    Dim http As Object
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

    Dim json As String
    json = "{""task"":""" & titel & """,""prio"":""hoch""}"

    http.Open "POST", "https://hook.integromat.com/abc123", False
    http.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.Send json
End Sub

Ideal für KMU-Prozesse ohne eigene Middleware.

Best Practices für Access <-> PM-Tool

• Aufgaben in Access eindeutig nummerieren (TaskID, ExtRef)
• Nur geänderte Daten übertragen – LetzteÄnderung mitführen
• Fehlermeldungen loggen (tblTaskLog)
• Keine Massenaktualisierung ohne Rücksicherung
• Schreib- und Lesewege trennen

Einsatzbeispiele

• Angebote aus Access automatisch als Jira-Tickets an Vertrieb
• Tickets aus Outlook-Mails in Access → Trello-Aufgabe
• Aufgabenlisten für Außendienst → Access mobil pflegen, zentral hochladen
• Zeiterfassung in Access → Status-Update in Planner

Fazit für Entwickler

Access ist kein Projektmanagement-Tool.
Aber Access kann ein stabiles Backoffice sein – wenn Du es smart mit Jira, Trello & Co. verbindest.