PROMOS.GT (Altversion) an SQL Server oder Access anbinden: Wohnungswirtschaftsdaten endlich auswertbar machen

Was ist PROMOS.GT?

PROMOS.GT ist ein auf SAP basierendes ERP-System fĂŒr die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft.
In Àlteren Projekten kommt oft eine stark angepasste, teils hybrid betriebene Variante zum Einsatz.

Typische Funktionen:

  • Objekt- und Mieterakte
  • Betriebskosten- und Nebenkostenabrechnung
  • Vertragsverwaltung
  • Instandhaltung & technisches GebĂ€udemanagement
  • Zahlungsverkehr, Forderungsmanagement

Technische Basis in der Altversion:

  • Microsoft SQL Server als sekundĂ€res Speichermedium (z. B. fĂŒr Archivsystem oder Auswertungs-DB)
  • SAP-Kernsystem im Hintergrund (meist ECC oder Ă€ltere NetWeaver-Version)
  • Exportschnittstellen: XML, CSV, Reports, teilweise Flatfiles
  • Kein direkter OData/REST-Zugriff ohne neuere SAP-Komponenten
  • Schnittstellen oft ĂŒber PROMOS-eigene Tools wie easysquare oder Reports generiert

Noch aktuell?

Teilweise.

Viele PROMOS.GT-Installationen basieren auf Altsystemen und laufen weiter – auch wenn SAP lĂ€ngst auf S/4HANA setzt.

Aktive Nachfolger:

  • PROMOS.GT auf S/4HANA-Basis
  • WODIS Sigma
  • Aareon blue Eagle / GES
  • DOMUS NAV / ERP
  • Immoware24 (nur Cloud)

Warum anbinden?

Weil Deine Bestandsdaten Gold wert sind – aber SAP sie nicht freiwillig rausrĂŒckt.

  • Du willst Mietdaten, VertrĂ€ge, Zahlungen sauber im BI auswerten
  • Du willst ein DWH, das auch Daten aus Drittquellen aufnehmen kann
  • Du willst alte Objektakten revisionssicher ĂŒbernehmen
  • Du willst nicht bei jeder Excel-Auswertung das Controlling anrufen

Was geht – und was nicht

ZugriffsmethodeStatusBemerkung
SQL Server-Zugriff✅Möglich auf Auswertungsdatenbank / Archivtabellen
ODBC✅Zugriff ĂŒber Access oder SSMS auf SQL-Daten möglich
XML-/CSV-Export✅Standard in vielen Altmodulen
SAP-Direktzugriff❌Nur mit ABAP oder PI/PO und viel Aufwand
REST/OData❌Nur mit neuerer SAP-Architektur
RPA mit Power Automate Desktop✅FĂŒr GUI-Berichte und Report-Exporte einsetzbar

Zugriff in Access per ODBC

ODBC-Datenquelle auf PROMOS-SQL-Archiv anlegen. Dann:

DoCmd.TransferDatabase acLink, "ODBC Database", _
"ODBC;DSN=promos_archiv;UID=readonly;PWD=geheim", _
acTable, "MIETER", "tblMieter"

Und mit Jet-SQL loslegen:

SELECT ObjektNr, COUNT(*) AS Mieteranzahl
FROM tblMieter
GROUP BY ObjektNr
ORDER BY Mieteranzahl DESC;

T-SQL-Beispiel aus PROMOS-Daten

Vertragslaufzeiten auswerten:

SELECT 
  MieterNr,
  Vertragsbeginn,
  Vertragsende,
  DATEDIFF(DAY, Vertragsbeginn, Vertragsende) AS LaufzeitTage
FROM dbo.Vertraege
WHERE Vertragsende IS NOT NULL
ORDER BY LaufzeitTage DESC;

XML- oder CSV-Import aus PROMOS-Reports

Viele PROMOS-GT-Exporte erfolgen als:

  • Flatfile mit |-Trennzeichen
  • UTF-8-CSV
  • XML (teils mit SAP-eigenem Namespace)

Konvertieren und Importieren in SQL Server:

BULK INSERT dbo.Nebenkosten
FROM 'C:\Promos\Export\nk_abrechnung.csv'
WITH (
    FIELDTERMINATOR = '|',
    ROWTERMINATOR = '\n',
    FIRSTROW = 2
);

Typische Zieltabellen fĂŒrs DWH

TabelleInhalt
ObjekteStammdaten zu Immobilien
EinheitenWohnungen, Garagen, Gewerbe etc.
MieterPersonen-/Vertragsdaten
ZahlungenEingÀnge, Sollstellungen
AbrechnungenBetriebskostenabrechnung je Einheit
MahnlÀufeOffene Posten & Mahnstufen

RPA mit Power Automate Desktop

Wenn PROMOS-Daten nur ĂŒber GUI-Berichte rausgehen:

  • Report öffnen
  • Zeitraum setzen
  • Ausgabe starten
  • Datei exportieren und benennen
  • Automatisch weiterverarbeiten (Import, FTP, Mail)

LÀuft zuverlÀssig, wenn der Ablauf fix ist und die Maske gleich bleibt.

Beispielauswertung: RĂŒckstĂ€ndige Mieteinheiten

SELECT EinheitNr, SUM(Soll - Ist) AS RĂŒckstand
FROM dbo.Zahlungen
WHERE Abrechnungsjahr = 2024
GROUP BY EinheitNr
HAVING SUM(Soll - Ist) > 0
ORDER BY RĂŒckstand DESC;

Wenn alles archiviert werden soll

PROMOS-Daten in SQL Server ĂŒbernehmen, z. B. fĂŒr S/4HANA-Umstieg:

  • Tabellenstruktur spiegeln
  • XML-Dateien einlesen
  • Metadaten wie Zeitstempel, Belegtyp, Quelle mitfĂŒhren
  • Mandantentrennung beachten

Ziel: revisionssicher, aber lesbar.

Fazit

PROMOS.GT (Altversion) ist kein modernes System – aber es hat verwertbare Daten.

Mit ODBC, SQL oder strukturierten Exporten kommst Du an alles ran, was fĂŒr BI, Controlling oder Migration zĂ€hlt.
Und wenn nicht: RPA hilft Dir dabei, trotzdem regelmĂ€ĂŸig und automatisiert zu exportieren.

Wenn Du beim Zugriff, der Strukturierung oder der Zielplattform UnterstĂŒtzung brauchst – meld Dich.
Dann holen wir gemeinsam Ordnung in Deine Immobilienzahlen.

Schlagwörter:

AnbindungMigrationServerSQL