Rekursive Verarbeitung von Hierarchiedaten in VBA

Moin. Ich bin Sönke Schäfer, der Datenschäfer. Wenn Du Daten hast, die sich selbst referenzieren – also Kategorien, Unterkategorien, übergeordnete Elemente – dann brauchst Du eine Strategie. Und die heißt in der Regel: Rekursion. Heute zeig ich Dir, wie Du das in VBA umsetzt. Trocken, aber gründlich.

Worum geht’s hier eigentlich?

Ein typisches Beispiel: Du hast eine Tabelle tblKategorie.

• ID (Primärschlüssel)
• Bezeichnung
• ParentID (Fremdschlüssel auf ID)

Und nun willst Du die ganze Struktur durchlaufen. Zum Beispiel, um:

• eine Liste mit Einrückung zu erzeugen
• alle Unterknoten zu zählen
• eine Navigation zu bauen

Das geht mit VBA – rekursiv, aber robust.

Das Grundprinzip: Funktion ruft sich selbst

Wir schreiben eine Funktion, die eine Kategorie-ID nimmt und alle Unterkategorien darunter durchläuft.

Variante: Hierarchie in die Immediate-Window schreiben

Sub ZeigeKategoriebaum(Optional parentID As Variant = Null, Optional einzug As String = "")
    Dim rs As DAO.Recordset
    Dim sql As String

    If IsNull(parentID) Then
        sql = "SELECT * FROM tblKategorie WHERE ParentID IS NULL"
    Else
        sql = "SELECT * FROM tblKategorie WHERE ParentID = " & parentID
    End If

    Set rs = CurrentDb.OpenRecordset(sql)

    Do While Not rs.EOF
        Debug.Print einzug & rs!Bezeichnung
        ZeigeKategoriebaum rs!ID, einzug & "   "
        rs.MoveNext
    Loop

    rs.Close
    Set rs = Nothing
End Sub

Aufruf einfach mit:

Call ZeigeKategoriebaum

Du bekommst im Direktfenster die ganze Struktur, eingerückt nach Tiefe.

Was geht damit noch?

Du kannst mit dieser Logik auch:

• Dropdowns mit Unterstruktur aufbauen
• Kategoriepfade erzeugen (z. B. „Büro > Möbel > Stühle“)
• Einträge sortiert ausgeben

Beispiel: Kategoriepfad ermitteln

Jetzt drehen wir’s um – von unten nach oben:

Function GetKategoriePfad(katID As Long) As String
    Dim rs As DAO.Recordset
    Dim pfad As String

    Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("SELECT * FROM tblKategorie WHERE ID = " & katID)

    If Not rs.EOF Then
        If Not IsNull(rs!ParentID) Then
            pfad = GetKategoriePfad(rs!ParentID) & " > "
        End If
        pfad = pfad & rs!Bezeichnung
    End If

    rs.Close
    Set rs = Nothing

    GetKategoriePfad = pfad
End Function

Einfach aufrufen mit:

Debug.Print GetKategoriePfad(42)

Ergebnis: „Büro > Möbel > Stühle“

Stolperfallen

• Endlosschleifen bei zyklischen Daten (ID verweist auf sich selbst)
• Null-Handling nicht vergessen
• Sortierung immer mitdenken (z. B. `ORDER BY`)

„Rekursion ist wie Kaffee: Gut, aber zu viel davon macht nervös.“

Fazit vom Datenschäfer

Wenn Du Hierarchiedaten in Access verarbeiten willst, brauchst Du rekursives Denken – und sauberen Code. Mit ein bisschen Planung kannst Du damit komplexe Navigationsstrukturen, Pfade, Berichte und UI-Elemente bauen. Wenn Du magst, unterstütz ich Dich gern dabei. Ich hab das schon oft für KMU gebaut – ganz ohne Aufheben.

Datenschäfer: Analyse, Auswertung und Automatisierung für KMU im Norden 🐑