Wenn Access allein nicht mehr reicht

Du kennst das:
Daten sind da. Tabellen voll. Abfragen definiert.
Aber die Berichte? Langsam. Statisch. Grau.

Access ist gut zum Speichern und Filtern.
Aber beim Reporting stößt es irgendwann an Grenzen.
Und genau da kommt Power BI ins Spiel.

Warum Power BI mit Access Sinn ergibt

• Access als Datenquelle ist schnell eingebunden
• Bestehende Abfragen lassen sich direkt verwenden
• Visualisierung per Drag-and-Drop statt Berichts-Designer
• Berichte sind interaktiv, klickbar, filterbar
• Export nach Excel oder PDF kein Problem

Kurz: Deine alten Daten sehen plötzlich nach 2025 aus.

So verbindest Du Power BI mit Access

1. In Power BI Desktop:
   Daten abrufen → Access-Datenbank
2. Wähle Deine .accdb
   Oder .mdb (mit installiertem Treiber)
3. Wähle Tabellen oder Abfragen aus
   Am besten: vorgefilterte, saubere Abfragen in Access bereitstellen

Tipp: Nur das in Power BI laden, was wirklich gebraucht wird.
Große Tabellen erst aggregieren, dann verbinden.

Beispiel: Umsatz pro Kunde visualisieren

In Access definierst Du die Abfrage:

SELECT KundeID, Jahr, SUM(Betrag) AS Umsatz
FROM tblRechnungen
GROUP BY KundeID, Jahr

Diese Abfrage heißt z. B. qryUmsatzProKunde.

In Power BI lädst Du qryUmsatzProKunde und baust ein Liniendiagramm:

• Achse: Jahr
• Werte: Umsatz (Summe)
• Legende: Kunde

Ein Klick – und Du siehst Trends, Ausreißer, Lücken.
Das wäre in Access ein Tagesprojekt mit Berichtsmodulen.

Wenn Du Daten vorbereiten willst: Power Query nutzen

In Power BI kannst Du die Daten mit Power Query aufbereiten:

• Datentypen setzen
• Spalten umbenennen
• Filter setzen
• Berechnete Spalten erzeugen

Beispiel: Formatierung der Kundennummer

Text.PadStart([KundeID], 5, "0")

Damit sieht alles sauber aus – ohne die Access-Daten zu verändern.

Performance-Tipp: Power BI + Access Backend aufteilen

Wenn Du viele Daten hast, lade nicht alles aus Access.
Erstelle gezielt reduzierte Tabellen oder Materialisierungen.

Beispiel in VBA:

CurrentDb.Execute "DELETE FROM tblExportUmsatz"
CurrentDb.Execute _
    "INSERT INTO tblExportUmsatz SELECT * FROM qryUmsatzProKunde WHERE Jahr >= Year(Date()) - 3"

Dann bindest Du nur tblExportUmsatz in Power BI ein.
Das beschleunigt Ladezeit und Berichtsgenerierung.

Alternative: SQL Server als Zwischenschicht

Wenn Access zu langsam wird:
Migriere die Daten nach SQL Server – Power BI liebt das.

Dann hast Du:

• Direkte Verbindung mit hoher Performance
• Views für fertige Reportdaten
• Server-seitige Berechnungen

Beispiel für T-SQL-View:

CREATE VIEW v_Rechnung_Umsatz AS
SELECT KundeID, FORMAT(Datum, 'yyyy-MM') AS Monat, SUM(Betrag) AS Umsatz
FROM dbo.Rechnungen
GROUP BY KundeID, FORMAT(Datum, 'yyyy-MM')

Diese View wird direkt von Power BI gelesen – kein Umweg über Access nötig.

Interaktive Dashboards statt Druckberichte

Power BI-Berichte sind klickbar.
Du kannst Filter setzen, Datumsbereiche einschränken, Kunden anklicken.
Alles reagiert in Echtzeit.

Und ja – Du kannst auch weiterhin PDF-Berichte exportieren.
Aber: Die interaktive Variante bringt oft mehr Nutzen.

Mein Fazit

Access bleibt ein gutes Werkzeug für Dateneingabe, Pflege und Basisabfragen.
Aber fürs Reporting musst Du weiterdenken.
Power BI bringt Deine alten Daten zum Leuchten – ohne dass Du alles neu bauen musst.

Wenn Du willst, richte ich Dir ein Power BI-Reporting auf Basis Deiner Access-Abfragen ein.
Dann kannst Du Dir Excel-Pivot-Orgien sparen – norddeutsch pragmatisch.