Warum das nützlich ist

Weil Du täglich zu viele Mails bekommst.
Und weil die Betreffzeile oft nicht reicht, um sie sinnvoll zuzuordnen.

Mit GPT oder einem Klassifikationsmodell kannst Du Mails automatisch einem Thema zuordnen.
„Vertrieb“, „Support“, „Rechnung“, „Projekt XY“ – oder was Du brauchst.
Und sie direkt in den passenden Ordner verschieben.
Ohne manuelles Sortieren.
Ohne Regeln, die nie passen.

Ziel

Beispiel:

E-Mail kommt mit Betreff „Rückfrage zur Lieferung Müller“
GPT → Kategorie: „Support“
→ Verschoben nach: \Posteingang\Support

Was Du brauchst

• Outlook Classic mit VBA
• OpenAI API-Key oder Hugging Face Endpunkt
• Ordnerstruktur in Outlook
• Kategorieliste oder Mapping

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Schritt 1: Mailtext holen

Function HoleMailinhalt(mail As Outlook.MailItem) As String
    HoleMailinhalt = "Betreff: " & mail.Subject & vbCrLf & _
                     "Absender: " & mail.SenderEmailAddress & vbCrLf & _
                     mail.Body
End Function

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Schritt 2: GPT-Kategorisierung

Function GPT_Kategorisiere(text As String) As String
    Dim http As Object
    Dim apiKey As String
    Dim prompt As String
    Dim json As String

    apiKey = "DEIN_API_KEY"

    prompt = "Lies folgenden E-Mail-Inhalt und ordne ihn einer der folgenden Kategorien zu: " & _
             "Vertrieb, Support, Rechnung, Projekt XY, Allgemein. Antworte nur mit der Kategorie." & vbCrLf & text

    json = "{" & _
        """model"": ""gpt-4""," & _
        """messages"":[{""role"":""user"",""content"":""" & Replace(prompt, """", "\""") & """}]" & _
    "}"

    Set http = CreateObject("MSXML2.ServerXMLHTTP")
    http.Open "POST", "https://api.openai.com/v1/chat/completions", False
    http.setRequestHeader "Authorization", "Bearer " & apiKey
    http.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
    http.Send json

    GPT_Kategorisiere = ParseAntwort(http.responseText)
End Function

Function ParseAntwort(json As String) As String
    Dim sc As Object
    Set sc = CreateObject("ScriptControl")
    sc.Language = "JScript"
    sc.AddCode "function parse(j){return JSON.parse(j).choices[0].message.content.trim();}"
    ParseAntwort = sc.Run("parse", json)
End Function

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Schritt 3: Ordner zuweisen

Function FindeZielordner(kategorie As String) As Outlook.Folder
    Dim ns As Outlook.NameSpace
    Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")

    Select Case kategorie
        Case "Vertrieb"
            Set FindeZielordner = ns.Folders("Postfach – MeinName").Folders("Posteingang").Folders("Vertrieb")
        Case "Support"
            Set FindeZielordner = ns.Folders("Postfach – MeinName").Folders("Posteingang").Folders("Support")
        Case "Rechnung"
            Set FindeZielordner = ns.Folders("Postfach – MeinName").Folders("Posteingang").Folders("Rechnungen")
        Case "Projekt XY"
            Set FindeZielordner = ns.Folders("Postfach – MeinName").Folders("Projekte").Folders("XY")
        Case Else
            Set FindeZielordner = ns.Folders("Postfach – MeinName").Folders("Posteingang").Folders("Allgemein")
    End Select
End Function

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Schritt 4: Mail verschieben

Sub KI_MailSortieren()
    Dim mail As Outlook.MailItem
    Set mail = Application.ActiveExplorer.Selection(1)

    Dim inhalt As String
    inhalt = HoleMailinhalt(mail)

    Dim kategorie As String
    kategorie = GPT_Kategorisiere(inhalt)

    Dim ziel As Outlook.Folder
    Set ziel = FindeZielordner(kategorie)

    mail.Move ziel

    MsgBox "Mail verschoben nach: " & ziel.Name & vbCrLf & "Erkannte Kategorie: " & kategorie
End Sub

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Was Du damit machen kannst

Eingehende Mail	Zielordner
„Angebot für neuen Kunden“	Vertrieb
„Reklamation zu Bestellung 2024-33“	Support
„Rechnung für März“	Rechnungen
„Projektplan für Releasephase“	Projekt XY
„Kopie: Einladung zur Messe“	Allgemein

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Was Du beachten musst

• GPT kategorisiert zuverlässig bei klarem Inhalt
• Du kannst Kategorien dynamisch an GPT übergeben
• Mails im HTML-Format ggf. vorher in Klartext umwandeln
• Achte auf Sonderfälle wie Leermails, Signaturen, Systemnachrichten

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Erweiterungen

• Klassifikation auch in Kategorien (Farben) statt Ordnern
• Protokollierung der Verschiebung (Logfile oder Excel)
• Batch-Verarbeitung mehrerer Mails
• GPT-Antwort auch als Kommentar zur Mail speichern

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„Outlook sortiert nach Regeln – GPT sortiert nach Sinn.“

Wenn Du Ordnung im Posteingang willst, aber keine Lust auf manuelle Regeln hast –
ich bau Dir die KI-Sortierung direkt in Outlook ein.
Nachdenken inklusive.