Schon wieder alles durcheinander?

Ein Event steht an.
Gäste melden sich per Mail.
Einige sagen telefonisch zu.
Ein paar kommen spontan vorbei.

Und am Ende fragt jemand:
„Wie viele Leute kommen eigentlich?“

Tja. Gute Frage.

Was läuft da schief?

• Keine zentrale Teilnehmerliste
• Kein Überblick über Anmeldungen
• Keine Erinnerung an Gäste oder Mitarbeiter
• Keine To-Dos oder Zuständigkeiten sichtbar

Das Ergebnis:
Unklarer Ablauf, doppelter Aufwand, genervte Gäste.

Die Lösung: Ein digitales Eventmanagement–Tool

Ein System, das Dir hilft zu planen –
nicht Dich noch mehr verwirrt.

Was Du bekommst:

• Teilnehmerlisten mit An- und Abmeldungen
• Kalenderintegration für alle Beteiligten
• Aufgabenlisten für Aufbau, Technik, Catering
• Erinnerungen per Mail oder aufs Handy
• klare Übersicht: Wer, Wann, Wo, Was

Für wen ist das?

• Gastronomen mit Events oder Feiern
• Tourismusbetriebe mit Workshops und Führungen
• Dienstleister mit Kursen oder Aktionen
• Veranstalter mit wiederkehrenden Terminen

Kurz:
Für alle, bei denen mehr als drei Leute auf einmal auftauchen sollen.

Wie sieht das aus?

Ein Beispiel:

Veranstaltung	Datum	Teilnehmer	Status
Weinabend im Hof	14.06.2025	34	bestätigt
Yoga am Strand	16.06.2025	12	offen
Handwerkerfrühstück	20.06.2025	25	voll

Dazu eine To-do-Liste:

[✓] Zelte aufbauen  
[ ] Mikrofon testen  
[ ] Getränkebestellung auslösen  
[ ] Teilnehmerliste drucken

Und eine Kalendersynchronisierung mit Outlook, Google oder iPhone.
Für Dich. Und Dein Team.

Was brauchst Du dafür?

Nicht viel.
Ich setze das auf mit:

• Microsoft Lists oder SharePoint
• Power Apps für mobile Ansicht
• Excel mit Automatisierung
• oder Access, wenn’s lokal sein soll

Keine Lizenzen? Geht auch.
Ich nehme, was da ist – oder helfe bei der Einrichtung.

Und die Technik?

Einmal einrichten – dann läuft’s.
Die Anmeldung kann über:

• Online-Formular
• QR-Code vor Ort
• oder per Mail mit Link geschehen

Alles landet sauber im System.
Du behältst den Überblick.
Und alle Beteiligten wissen Bescheid.

Klingt gut?

Ich bin der Datenschäfer.
Ich baue IT-Lösungen für KMU – so, dass sie wirklich helfen.

👉 Melde Dich für ein kostenloses Erstgespräch.
Dann zeige ich Dir, wie Du Deine Veranstaltungen endlich stressfrei planst.

🐑 Datenschäfer: Auswertung, Analyse und Automatisierung für KMU im Norden.