Warum Papier nervt

Papier geht verloren.
Papier wird nicht versioniert.
Papier braucht Platz, Zeit und Leute.
Und: Papier weiß nichts über sich selbst.

Wenn Du mit Formularen, Notizzetteln oder Unterschriftenmappen arbeitest, hast Du keinen Workflow.
Du hast Chaos mit Lochung.

Typische Probleme in KMU

• Urlaubsanträge wandern durchs Haus
• Lieferscheine liegen im Auto
• Rechnungen warten im Ordner
• Keine Historie, kein Status, keine Eskalation
• „Ich dachte, das sei schon erledigt.“

Klingt bekannt?

Mein Ansatz: digital und pragmatisch

Ich digitalisiere Workflows so, dass sie zu Euch passen.
Nicht wie im Konzern, sondern handfest.

Dazu nutze ich u. a.:

• Power Automate für Genehmigungen
• SharePoint / OneDrive für Dokumente
• Outlook + VBA für Erinnerungen
• Access + SQL Server für strukturierte Daten
• PHP-Formulare für externe Eingaben

Beispiel 1: Digitaler Urlaubsantrag mit Outlook und Power Automate

Urlaub wird beantragt per Formular → landet automatisch beim Chef → geht zurück mit Freigabe.

Formular per Outlook-Add-In:

Sub UrlaubAntragSenden()
    Dim Mail As Outlook.MailItem
    Set Mail = Application.CreateItem(olMailItem)

    Mail.To = "chef@firma.de"
    Mail.Subject = "Urlaubsantrag " & Environ("USERNAME")
    Mail.Body = "Von: " & Range("B2") & vbCrLf & _
                "Bis: " & Range("B3") & vbCrLf & _
                "Grund: " & Range("B4")

    Mail.Send
End Sub

Der Chef klickt auf „Genehmigen“. Power Automate regelt den Rest.

Beispiel 2: Lieferscheinerfassung im Web (PHP)

Ein PHP-Formular auf dem Firmenserver.
Fahrer scannt QR-Code. Gibt ein, was geliefert wurde.

<?php
if ($_SERVER["REQUEST_METHOD"] == "POST") {
    $artikel = $_POST["artikel"];
    $menge = $_POST["menge"];
    $fahrer = $_POST["fahrer"];
    
    $db = new PDO("mysql:host=localhost;dbname=firma", "user", "pass");
    $stmt = $db->prepare("INSERT INTO lieferungen (artikel, menge, fahrer, zeitpunkt) VALUES (?, ?, ?, NOW())");
    $stmt->execute([$artikel, $menge, $fahrer]);
    echo "Erfasst.";
}
?>
<form method="post">
    Artikel: <input name="artikel"><br>
    Menge: <input name="menge"><br>
    Fahrer: <input name="fahrer"><br>
    <button type="submit">Absenden</button>
</form>

Kein Papier. Kein Nachtippen. Echtzeit-Übertragung.

Beispiel 3: Eskalationen in SQL Server automatisieren

Wenn eine Rechnung länger als 10 Tage offen ist, wird eskaliert.
Per Mail. Automatisch.

DECLARE @today DATE = GETDATE();

SELECT r.Rechnungsnummer, k.Name, r.FaelligAm
FROM Rechnungen r
JOIN Kunden k ON r.KundenID = k.KundenID
WHERE r.Status = 'offen'
AND DATEDIFF(DAY, r.FaelligAm, @today) > 10;

Diese Abfrage hängt in einem SQL Agent Job.
Das Ergebnis wird täglich per PowerShell-Mail verschickt.

Tabelle: Papier vs. digital

Mein trockener Rat

Wenn Du noch mit Papier arbeitest, arbeitest Du doppelt.
Weil Du danach alles digitalisieren musst.

Lass es gleich digital machen.
Nicht fancy, nicht komplex – nur sinnvoll.
Dann klappt das auch mit dem Workflow.