Access lebt – aber nicht von allein

Du kennst das:
Die Access-Lösung läuft seit Jahren.
Keiner weiß mehr genau, wie.
Aber wehe, sie fällt mal aus.

Zeit für Struktur.
Zeit für eine Modernisierung – ohne alles neu zu bauen.

Ich zeig Dir, wie ich das mache.
Klar. Schrittweise. Ohne Panik.

Phase 1: Bestand erfassen

Was ist da? Was läuft wo? Wer nutzt was?

Typische Fragen:

• Gibt es eine Frontend/Backend-Trennung?
• Liegen Daten auch in Excel, SharePoint oder SQL?
• Welche Funktionen sind kritisch (Rechnungen, Lager, …)?
• Gibt es VBA-Code – wenn ja, wie viel?

Tipp: Documenter in Access hilft – oder Du liest alles per VBA aus:

Sub ZeigeAlleFormulare()
    Dim obj As AccessObject
    For Each obj In CurrentProject.AllForms
        Debug.Print obj.Name
    Next obj
End Sub

Phase 2: Struktur schaffen

Access-Anwendungen ohne Versionskontrolle oder Modularisierung sind schwer wartbar.

Maßnahmen:

• Nur ein Master-Frontend → regelmäßig verteilen
• Alle Tabellen verknüpft – keine lokal gespeicherten Daten im Frontend
• Module benennen nach Zweck: mdlDaten, mdlExport, mdlLogik
• Fehlerbehandlung zentralisieren

Beispiel:

Public Sub ZeigeFehler(Optional Modulname As String = "")
    MsgBox "Fehler " & Err.Number & ": " & Err.Description & vbCrLf & Modulname, vbCritical
End Sub

Phase 3: Backendanalyse & SQL-Strategie

MDB ist tot.
ACCDB ist okay.
SQL Server ist besser.

Empfohlene Tabelle:

Typ	Empfehlung
Stammdaten	SQL Server oder lokal
Bewegungsdaten	SQL Server
Protokolle / Logs	Cloud oder zentral
Exporttabellen	temporär im Frontend

Migrationshilfe per T-SQL:

SELECT * INTO dbo.NeueTabelle
FROM OPENROWSET('Microsoft.ACE.OLEDB.12.0',
    'Access Database=C:\Pfad\Daten.accdb;',
    'SELECT * FROM Tabelle1')

Danach: verknüpfen per ODBC.

Phase 4: Schnittstellen und Automatisierung

Access kann nicht alles – muss es auch nicht.
Stattdessen:

• Export nach Excel per DoCmd.TransferSpreadsheet
• Aufruf von Power Automate Flows per HTTP
• PDF-Generierung extern auslagern

Beispiel: HTTP POST aus VBA

Dim http As Object
Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
http.Open "POST", "https://meinflow.azurelogicapps.net/api/start", False
http.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
http.Send "{""Auftrag"":12345}"

Phase 5: Reporting raus aus Access

Berichte in Access sind starr.
Power BI ist das bessere Werkzeug.

Vorgehen:

• Abfragen in Access sauber aufbauen
• Power BI verbindet sich direkt zur ACCDB oder SQL
• Datenmodell dort bauen, nicht in Access
• Bericht per Web teilen – mobil, aktuell, interaktiv

Tipp: Query im Access vorbereiten, dann in Power BI nutzen:

SELECT KundenNr, Jahr, SUM(Betrag) AS Umsatz
FROM tblRechnungen
GROUP BY KundenNr, Jahr

Phase 6: Oberfläche modernisieren

• Splashscreen beim Start
• Navigationsformular statt Menüleiste
• Icons modernisieren (PNG statt Classic-Access-Symbole)
• Steuerelemente logisch gruppieren
• Formularnamen und Beschriftungen vereinheitlichen

Formular-Eigenschaften:

• BorderStyle = „Ohne“
• PopUp = Ja
• Modal = Ja
• Hintergrund = RGB(245,245,245)

Optional mit einfacher Animation:

Private Declare PtrSafe Function AnimateWindow Lib "user32" _
    (ByVal hwnd As LongPtr, ByVal dwTime As Long, ByVal dwFlags As Long) As Long

Private Sub Form_Load()
    AnimateWindow Me.hwnd, 300, &H80000 ' AW_BLEND
End Sub

Phase 7: Update & Verteilung automatisieren

Access-Frontend gehört lokal auf jeden Client.
Verteilung per Login-Skript oder Auto-Updater.

Beispiel:

If FileDateTime("P:\Verteilung\Frontend.accdb") > FileDateTime(CurrentDb.Name) Then
    MsgBox "Neue Version. Bitte schließen und aktualisieren.", vbInformation
    Application.Quit
End If

Oder automatisch per Batch/PowerShell kopieren.

Mein Fazit

Access bleibt sinnvoll – wenn Du es sauber strukturierst.
Mit SQL, Power BI und Cloud-Anbindung wird’s modern.
Und bleibt trotzdem übersichtlich.

Wenn Du willst, zeig ich Dir, wie Du Schritt für Schritt modernisieren kannst.
Kein Big Bang. Kein Risiko.
Einfach zukunftsfähig – norddeutsch solide.