Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung digital) sind ein Regelwerk, das die ordnungsgemäße elektronische Buchführung und Archivierung von Geschäftsunterlagen regelt. Eine Verfahrensanweisung ist nach GoBD vorgeschrieben, um sicherzustellen, dass die Grundsätze der GoBD bei der elektronischen Buchführung und Archivierung eingehalten werden.
Eine Verfahrensanweisung beschreibt die genauen Schritte und Prozesse, die ein Unternehmen oder eine Organisation bei der elektronischen Buchführung und Archivierung von Geschäftsunterlagen einhalten muss. Dies umfasst unter anderem die Vorgaben für die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten, sowie die Anforderungen an die Systeme und Software, die für die Buchführung und Archivierung verwendet werden.
Die Verfahrensanweisung stellt sicher, dass die Grundsätze der GoBD eingehalten werden und trägt dazu bei, dass die Geschäftsunterlagen eines Unternehmens oder einer Organisation rechtssicher und revisionssicher archiviert werden.
Vorlage und Muster-Verfahrensdokumentation
Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) hat eine kostenfreie Musterverfahrensdokumentation für eine geordnete Belegablage entwickelt, an der sich Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können, um den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gerecht zu werden. Insbesondere wenn die Buchführung nicht täglich oder zeitnah erfolgt, ist eine geordnete und sichere Belegablage von großer Bedeutung. Die AWV stellt für Unternehmen eine Muster-Verfahrensdokumentation sowie eine Vorlage im Word-Format zur Verfügung, anhand derer sie eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten können. Die Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation können je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz sehr unterschiedlich sein.
lexoffice
Die Online-Buchhaltung lexoffice ermöglicht es Steuerberatern, für ihre lexoffice-Mandanten eine Verfahrensdokumentation zur Belegablage mit nur einem Mausklick zu erstellen. Eine solche Verfahrensdokumentation ist als Nachweis der GoBD-konformen Erfassung, Verbuchung und Aufbewahrung von Daten und Belegen unabdingbar. Gerade Kleinunternehmen haben oft Schwierigkeiten, die Prozessbeschreibung ordentlich zu erfassen, und Mustervorlagen helfen nicht immer weiter. Mit dem Steuerberater-Cockpit von „lexoffice“ können Steuerberater ihren Mandanten jedoch auf einfache Weise dabei helfen, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
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