Du willst einen Prozess automatisieren. Aber Du willst dafür keine eigene Software entwickeln lassen.
Genau dafür hat Microsoft die Power Platform gebaut. Power Apps, Power Automate, Power BI und Microsoft Lists — vier Werkzeuge, die zusammen eine erstaunliche Menge abdecken können. Ohne klassische Programmierung, ohne monatelanges Projekt, ohne sechsstelliges Budget.
Klingt zu gut, um wahr zu sein? Teilweise. Die Power Platform ist mächtig, aber sie ist kein Selbstläufer. Ohne jemanden, der Datenstrukturen versteht und weiß, wo die Grenzen von Low-Code liegen, endet das Ganze schnell in einem neuen Chaos — nur diesmal in der Cloud.
Ich bin Sönke Schäfer, der Datenschäfer 🐑. Ich helfe KMU im Norden dabei, die Power Platform dort einzusetzen, wo sie wirklich Sinn ergibt — und dort die Finger davon zu lassen, wo klassische Entwicklung besser passt.
Was ist die Power Platform eigentlich?
Die Power Platform ist Microsofts Antwort auf die Frage: „Wie können auch kleine Unternehmen digitale Werkzeuge bauen, ohne ein Entwicklerteam zu haben?“
Sie besteht aus vier Bausteinen, die alle in Microsoft 365 eingebettet sind:
Power Apps — Eigene Anwendungen bauen, per Drag-and-Drop. Formulare, Eingabemasken, einfache Geschäftsanwendungen. Läuft im Browser und als App auf dem Handy.
Power Automate — Workflows automatisieren. Wenn eine E-Mail reinkommt, lege den Anhang in SharePoint ab. Wenn ein Formular ausgefüllt wird, erstelle automatisch einen Datensatz. Wenn ein Termin ansteht, sende eine Erinnerung.
Power BI — Daten visualisieren. Dashboards, Diagramme, interaktive Berichte. Direkt verbunden mit SQL Server, Excel, SharePoint oder Hunderten anderer Datenquellen.
Microsoft Lists — Strukturierte Daten verwalten, ohne eine Datenbank aufsetzen zu müssen. Wie Excel, aber mit Formularen, Ansichten, Regeln und Versionierung. Überraschend leistungsfähig für ein Tool, das die meisten Unternehmen gar nicht auf dem Schirm haben.
Power Apps — Anwendungen ohne Programmierung?
Fast. Power Apps ist eine Low-Code-Plattform: Du kannst einfache Anwendungen tatsächlich ohne Code zusammenklicken. Ein Formular für Urlaubsanträge, eine Inventur-App für den Außendienst, eine Checkliste für die Qualitätssicherung — das geht in Stunden, nicht in Wochen.
Wo Power Apps glänzt:
- Mobile Datenerfassung (Außendienst, Lager, Baustelle)
- Einfache Genehmigungs-Workflows (Urlaubsantrag, Bestellfreigabe)
- Ablösung von Excel-Listen, die eigentlich eine Anwendung sein sollten
- Schnelle Prototypen, um eine Idee zu testen, bevor man groß investiert
Wo Power Apps an Grenzen stößt:
- Komplexe Geschäftslogik mit vielen Bedingungen und Sonderfällen
- Anwendungen, die offline zuverlässig funktionieren müssen
- Anbindung an ältere Systeme ohne API (z. B. alte Access-Datenbanken)
- Performance bei großen Datenmengen (>10.000 Datensätze in einer Ansicht)
In diesen Fällen ist klassische Entwicklung (Access + SQL Server, oder eine Web-Anwendung) oft die bessere Wahl. Ich helfe Dir, die Grenze zu erkennen — bevor Du Monate in eine Power-Apps-Lösung investierst, die am Ende nicht reicht.
Power Apps und Access — kein Entweder-Oder
Microsoft positioniert Power Apps als modernen Nachfolger von Access. In der Praxis sehe ich das differenzierter. Viele Access-Anwendungen haben über Jahre gewachsene VBA-Logik, komplexe Berichte und tiefe SQL-Server-Integration — das lässt sich nicht 1:1 in Power Apps nachbauen.
Was gut funktioniert: Power Apps als Ergänzung zu Access. Die Kernlogik bleibt in Access/SQL Server, aber für bestimmte Aufgaben (mobile Datenerfassung, einfache Formulare für Gelegenheitsnutzer) wird eine Power App davorgesetzt. Zwei Welten, eine Datenquelle.
Power Automate — der stille Arbeiter
Power Automate ist für mich das unterschätzteste Werkzeug in der gesamten Microsoft-Welt. Es automatisiert Routineaufgaben, die jeden Tag Zeit fressen — leise, zuverlässig, im Hintergrund.
Typische Automatisierungen, die ich für KMU einrichte:
E-Mail-Verarbeitung: Rechnungen, die per E-Mail reinkommen, automatisch in SharePoint ablegen, den Dateinamen normalisieren und eine Teams-Nachricht an die Buchhaltung schicken.
Genehmigungs-Workflows: Mitarbeiter stellt einen Antrag in einem Formular. Der Vorgesetzte bekommt eine Nachricht auf dem Handy, klickt auf „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“. Der Antragsteller wird automatisch informiert. Alles dokumentiert.
Daten-Synchronisation: Wenn ein neuer Kontakt im CRM angelegt wird, automatisch einen Ordner in SharePoint erstellen und die Kontaktdaten in eine Excel-Übersicht eintragen.
Reporting: Jeden Montagmorgen automatisch einen Bericht aus dem SQL Server ziehen und per E-Mail an die Geschäftsführung senden.
Eskalation: Wenn eine Aufgabe seit drei Tagen nicht erledigt ist, automatisch eine Erinnerung senden — und nach fünf Tagen den Vorgesetzten informieren.
Das Besondere: Jede dieser Automatisierungen lässt sich in Power Automate ohne Programmierung zusammenklicken. Die Flows bestehen aus Bausteinen (Trigger → Aktion → Bedingung → Aktion), die Du visuell zusammensteckst. Trotzdem empfehle ich, das nicht alleine zu machen — denn die Tücke steckt im Detail: Fehlerbehandlung, Zeitüberschreitungen, Berechtigungen.
RPA — Robotic Process Automation
Eine Sonderform von Power Automate: Desktop Flows. Damit lässt sich der Computer fernsteuern — Mausklicks, Tastatureingaben, Fenster öffnen. Das klingt wie ein Hack, ist aber die Lösung für ein reales Problem: alte Software, die keine Schnittstelle hat.
Beispiel: Dein ERP-System hat keinen API-Export. Jeden Freitag klickt jemand manuell durch fünf Menüs, exportiert eine CSV, öffnet Excel, formatiert die Daten, speichert sie auf dem Netzlaufwerk. Mit Power Automate Desktop macht das der Computer — jeden Freitag um 6 Uhr morgens, bevor jemand im Büro ist.
RPA ist kein Allheilmittel. Es ist ein Pflaster für Systeme, die eigentlich eine richtige Schnittstelle bräuchten. Aber manchmal ist das Pflaster genau die richtige Lösung — schnell, günstig, und es hält, bis Du bereit bist für den nächsten Schritt.
Microsoft Lists — die unterschätzte Geheimwaffe
Microsoft Lists ist das Werkzeug, von dem die wenigsten KMU wissen, dass sie es bereits haben. Es ist in jedem Microsoft-365-Abonnement enthalten und liegt in SharePoint verborgen.
Was Lists kann:
- Strukturierte Daten erfassen und verwalten — wie eine Datenbank, aber mit der Einfachheit einer Excel-Tabelle
- Verschiedene Ansichten: Liste, Galerie, Kalender, Board (wie Trello)
- Regeln und Benachrichtigungen: „Wenn Status auf Erledigt wechselt, informiere den Ersteller“
- Formulare für die Dateneingabe — direkt im Browser oder per App
- Versionierung: Wer hat wann was geändert?
- Integration mit Power Automate für Workflows
Typische Einsatzszenarien:
- Aufgabenverwaltung für kleine Teams
- Inventarlisten mit Fotos und Status
- Projekttracking ohne separate Projektmanagement-Software
- Bewerbermanagement für KMU ohne HR-System
- IT-Ticketsystem als Einstieg
Lists ist kein Ersatz für eine echte Datenbank. Aber für viele Anforderungen, die heute mit Excel-Listen auf dem Netzlaufwerk gelöst werden, ist Lists der bessere Weg — kollaborativ, versioniert, und mit Formularen statt freier Zelleingabe.
Office 365 — das Fundament
Die Power Platform funktioniert nur im Zusammenspiel mit Microsoft 365. Ohne Microsoft 365 kein Power Automate, kein Power Apps, kein SharePoint, kein Lists.
Was Du brauchst:
- Microsoft 365 Business Basic (ab ca. 6 €/Monat pro Benutzer): Enthält Teams, SharePoint, Lists, OneDrive und die Web-Versionen von Office
- Microsoft 365 Business Premium (ab ca. 22 €/Monat): Zusätzlich Desktop-Office, Intune, erweiterter Schutz
- Power Automate Premium (ca. 15 €/Monat): Für erweiterte Flows und RPA
Für viele KMU, die noch mit Office 2016 oder 2019 arbeiten, ist der Umstieg auf Microsoft 365 der erste und wichtigste Schritt — nicht wegen der Power Platform, sondern wegen Teams, SharePoint und Cloud-Backups. Die Power Platform kommt dann als Bonus obendrauf.
Low-Code vs. Pro-Code — wann was?
Ich bin kein Low-Code-Evangelist. Ich bin Pragmatiker. Und die Wahrheit ist: Manche Probleme löst Du mit Power Apps in einem Tag. Andere Probleme löst Du damit nie — egal wie viel Zeit Du investierst.
Low-Code (Power Platform) ist richtig für:
- Einfache Formulare und Genehmigungen
- Mobile Datenerfassung
- Automatisierung von Office-365-Workflows
- Dashboards und Berichte mit Power BI
- Schnelle Prototypen
Pro-Code (Access/VBA, SQL Server, Web-Anwendung) ist richtig für:
- Komplexe Geschäftslogik mit vielen Sonderfällen
- Große Datenmengen (>100.000 Datensätze)
- Offline-fähige Anwendungen
- Anbindung an Legacy-Systeme ohne API
- Anwendungen, die jahrelang stabil laufen müssen
Die beste Lösung ist oft eine Kombination: Die Daten liegen im SQL Server. Die Kernlogik läuft in Access oder einer Web-Anwendung. Und für bestimmte Aufgaben gibt es Power Apps und Power Automate als schlanke Ergänzung. Kein Entweder-Oder, sondern Sowohl-Als-Auch.
So arbeite ich
Bestandsaufnahme: Was hast Du heute? Welche Prozesse laufen manuell? Wo verlierst Du Zeit? Ich schaue mir Deine Office-365-Umgebung an und identifiziere Quick Wins.
Quick Wins zuerst: Viele Power-Automate-Flows sind in einer Stunde eingerichtet und sparen sofort Zeit. Die zeige ich Dir zuerst — damit Du den Nutzen spürst, bevor wir über größere Projekte reden.
Dann Schritt für Schritt: Power Apps und Lists nur dort, wo sie besser sind als die bestehende Lösung. Kein Umbauen um des Umbauens willen.
Schulung: Ich zeige Dir und Deinem Team, wie ihr einfache Flows und Listen selbst anlegt und anpasst. Mein Ziel ist, mich überflüssig zu machen — nicht, Abhängigkeit zu schaffen.
Aus der Praxis
„Wir hatten in unserem Projekt eine sehr gute Zusammenarbeit. Es gab eine klare Kommunikation von beiden Seiten und wir bekamen eine maßgeschneiderte Lösung, einen schnellen Support sowie eine qualifizierte Inhouse-Schulung.“
Deine Prozesse verdienen einen Plan
Du willst wissen, ob Power Platform für Dein Unternehmen Sinn ergibt? Oder ob Du besser bei Access und VBA bleibst? Ich helfe Dir, die richtige Entscheidung zu treffen — ohne Cloud-Hype, aber mit klarem Blick auf das, was wirtschaftlich sinnvoll ist.
📍 Mein Büro liegt in Sierksdorf, zentral in Ostholstein — erreichbar für Unternehmen in Neustadt, Eutin, Lübeck, Kiel und Hamburg. Ich arbeite auch remote.
👉 Kostenloses Erstgespräch buchen — lass uns anschauen, welche Prozesse Du als Erstes automatisieren solltest.
🛡️ IT-Haftungscheck machen — prüfe in 5 Minuten, ob Deine IT-Infrastruktur ein Risiko für die Geschäftsführung ist.
Datenschäfer 🐑 — Ich bringe Ruhe in Deine Datenlandschaft.