Deine Access-Datenbank läuft. Jeden Tag. Seit Jahren. Und niemand traut sich, sie anzufassen.
Genau so sieht es in den meisten mittelständischen Unternehmen aus, die ich betreue. Irgendwann hat jemand eine Access-Anwendung gebaut — für die Auftragserfassung, die Lagerverwaltung, das Berichtswesen. Das Ding funktionierte. Also wurde es erweitert. Und nochmal. Und nochmal.
Heute hält diese Datenbank den halben Betrieb zusammen. Und die Geschäftsführung weiß oft nicht einmal, dass sie existiert.
Ich bin Sönke Schäfer, der Datenschäfer 🐑. Seit über 25 Jahren entwickle, modernisiere und migriere ich Access-Datenbanken für kleine und mittlere Unternehmen im Norden. Nicht als externer Berater mit PowerPoint, sondern als Entwickler, der im Code sitzt.
Access ist nicht tot — Access ist undokumentiert
Wenn ich auf Veranstaltungen erzähle, dass ich mit Access arbeite, ernte ich oft mitleidige Blicke. „Das gibt es noch?“ Ja. Und es gibt gute Gründe dafür:
Access ist das digitale Äquivalent des alten Traktors hinterm Hof — kein Mensch redet drüber, aber ohne ihn läuft nichts. Es gibt weltweit Millionen solcher Datenbanken. In Buchhaltungen, Lagern, Werkstätten, Agenturen. Kein Overhead, kein Abo, kein Cloud-Zwang.
Das Problem ist nicht Access selbst. Das Problem ist: Die Person, die es gebaut hat, ist oft längst weg. Die Dokumentation fehlt. Und irgendwann geht der eine Rechner kaputt, auf dem alles läuft.
Dann klingelt mein Telefon.
Was ich für Dich tun kann
Bestehende Access-Anwendungen weiterentwickeln
Du hast eine Access-Datenbank, die funktioniert, aber an ihre Grenzen stößt? Ich analysiere Deine bestehende Lösung, dokumentiere was undokumentiert ist und erweitere sie gezielt — ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.
Typische Aufgaben: neue Formulare, Berichte, Abfragen optimieren, Benutzerrechte einrichten, Schnittstellen zu Outlook oder Excel bauen.
Neue Access-Anwendungen entwickeln
Für bestimmte Anforderungen ist Access nach wie vor die beste Wahl: schnell, flexibel, lokal, ohne laufende Lizenzkosten. Ich entwickle individuelle Datenbanklösungen — von der einfachen Kontaktverwaltung bis zum komplexen Auftragsmanagement mit SQL Server im Backend.
Access-Datenbanken modernisieren und migrieren
Deine Datenbank ist in die Jahre gekommen? Ich kenne jeden Konvertierungspfad — von Access 97 bis Access 2024. Und wenn Access nicht mehr reicht, finden wir gemeinsam die richtige Weiterentwicklung: SQL Server, Power Apps oder eine Web-Anwendung.
Access-Versionen und Konvertierungspfade
Access hat eine lange Geschichte. Viele Unternehmen laufen noch auf Versionen, die seit Jahren nicht mehr unterstützt werden. Hier ein Überblick, was wo steht — und wie Du von A nach B kommst.
Access 97 (.mdb) — das Urgestein
Ja, die gibt es noch. Mehr als man denkt. Access 97 lässt sich nicht direkt in modernen Access-Versionen öffnen. Der Konvertierungspfad geht über Access 2003 als Zwischenschritt:
Access 97 → Access 2003 (öffnen + konvertieren) → Access 2016/2019/2021/2024 (.accdb)
Klingt einfach, hat aber Tücken: API-Deklarationen, DAO-Referenzen, und alte Steuerelemente, die in neueren Versionen nicht mehr existieren. Ich habe dutzende solcher Migrationen durchgeführt und kenne die Stolperfallen.
Access 2000–2003 (.mdb)
Diese Versionen lassen sich direkt in aktuellem Access öffnen und ins .accdb-Format konvertieren. Trotzdem: Vorher prüfen, ob VBA-Code 32-Bit-API-Deklarationen enthält, die bei 64-Bit-Office angepasst werden müssen.
Access 2007–2016 (.accdb)
Ab hier wird es einfacher. Das .accdb-Format ist aufwärtskompatibel. Trotzdem lohnt sich ein Check: Performance-Optimierung, Bereinigung alter Abfragen, und die Frage, ob ein SQL-Server-Backend sinnvoll wäre.
Access 2019 / 2021 / 2024
Die aktuellen Versionen. Unterstützen 64-Bit nativ, haben eine modernere Oberfläche und arbeiten besser mit Microsoft 365 zusammen. Wenn Du neu entwickelst: nimm .accdb, 64 Bit und Access 2021 oder neuer.
Access Runtime — die kostenlose Variante
Die Access Runtime erlaubt es, Access-Anwendungen auf Rechnern auszuführen, die kein Voll-Access installiert haben — kostenlos. Einschränkungen: Kein Design-Modus, kein VBA-Editor, kein Import/Export-Assistent. Für die Verteilung fertiger Anwendungen im Team ist Runtime ideal.
ADP nach ACCDB konvertieren
Ein Sonderfall, der mir regelmäßig begegnet: Access Data Projects (.adp). Diese Dateien verbinden sich direkt mit einem SQL Server, ohne lokale Tabellen. Microsoft hat das ADP-Format seit Access 2013 nicht mehr unterstützt.
Die Lösung: ADP in eine ACCDB-Datei konvertieren, die über ODBC oder ADO mit dem SQL Server verbunden wird. Die Formulare und Berichte bleiben erhalten, die Datenanbindung wird auf verknüpfte Tabellen umgestellt. Das klingt nach einem großen Schritt, ist aber mit Erfahrung ein planbarer Prozess.
Access und SQL Server — wann migrieren?
Die häufigste Frage, die ich höre: „Wann ist es Zeit, von Access auf SQL Server umzusteigen?“
Meine Antwort: Nicht entweder-oder, sondern sowohl-als-auch. Die beste Architektur für die meisten KMU ist ein SQL Server als Backend (für die Daten) mit Access als Frontend (für die Oberfläche). Das kombiniert die Stärke beider Welten: sichere, performante Datenhaltung und eine flexible, schnell anpassbare Benutzeroberfläche.
Wann der Umstieg auf ein SQL-Server-Backend sinnvoll ist:
- Mehr als 5 Benutzer greifen gleichzeitig auf die Datenbank zu
- Die .accdb-Datei ist größer als 500 MB
- Du brauchst Zugriffsrechte auf Tabellenebene
- Remote-Zugriff über VPN ist zu langsam
- Du willst automatische Backups und Wiederherstellung
Wie die Migration funktioniert: Access bietet einen eingebauten Upsizing-Assistenten, der Tabellen und Beziehungen auf den SQL Server überträgt. Danach werden die lokalen Tabellen durch verknüpfte Tabellen ersetzt. Die Formulare, Berichte und VBA-Module bleiben in Access. Der Umstieg kann schrittweise erfolgen — Tabelle für Tabelle, kein Big Bang.
Access nach Power Apps migrieren
Microsoft positioniert Power Apps als den „modernen Nachfolger“ von Access. In der Praxis ist das differenzierter:
Power Apps macht Sinn, wenn Du eine einfache, mobile Anwendung brauchst, die in Microsoft 365 integriert ist — z. B. ein Formular für Außendienstmitarbeiter, eine Inventur-App oder eine einfache Aufgabenverwaltung.
Power Apps ersetzt Access nicht, wenn Deine Anwendung komplexe VBA-Logik, umfangreiche Berichte oder tiefe SQL-Server-Integration hat. Dann ist Power Apps eher eine Ergänzung als ein Ersatz.
Ich helfe Dir, die richtige Entscheidung zu treffen — ohne Cloud-Hype, aber mit klarem Blick auf das, was für Dein Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll ist.
Makros oder VBA — wann was?
Access bietet zwei Wege zur Automatisierung: Makros und VBA (Visual Basic for Applications).
Makros sind einfach zu erstellen, visuell aufgebaut und ideal für grundlegende Aufgaben: Formulare öffnen, Datensätze filtern, einfache Aktionen auslösen. Sie funktionieren auch in der Access Runtime und in Web-Datenbanken.
VBA ist die mächtigere Variante. Damit lassen sich komplexe Geschäftslogiken abbilden, Schnittstellen zu Outlook, Excel oder externen APIs programmieren, und Fehlerbehandlung einbauen. Wenn Deine Anwendung mehr können soll als Formulare öffnen und schließen, ist VBA der Weg.
Meine Empfehlung: Starte mit Makros für einfache Aufgaben. Sobald Du Bedingungen, Schleifen oder externe Anbindungen brauchst, wechsle zu VBA. Und lass beides dokumentieren — Dein zukünftiges Ich wird es Dir danken.
32-Bit oder 64-Bit?
Wenn Du Office 365 oder Access 2021/2024 neu installierst, bekommst Du standardmäßig die 64-Bit-Version. Das ist grundsätzlich gut — mehr Speicher, bessere Performance.
Aber: Wenn Dein bestehender VBA-Code API-Deklarationen enthält, musst Du diese anpassen. Die klassische Declare Function muss um PtrSafe ergänzt werden:
' 32-Bit (alt):
Private Declare Function Sleep Lib "kernel32" (ByVal ms As Long) As Long
' 64-Bit (neu):
Private Declare PtrSafe Function Sleep Lib "kernel32" (ByVal ms As LongPtr) As Long
' Kompatibel mit beiden:
#If VBA7 Then
Private Declare PtrSafe Function Sleep Lib "kernel32" (ByVal ms As LongPtr) As Long
#Else
Private Declare Function Sleep Lib "kernel32" (ByVal ms As Long) As Long
#End If
Das klingt technisch, ist aber bei den meisten Projekten in wenigen Stunden erledigt. Ich prüfe Deinen Code systematisch durch und passe alle Deklarationen an.
Azure Dataverse — Access trifft Cloud
Ein relativ neuer Weg: Access-Formulare mit Cloud-Tabellen aus dem Microsoft Dataverse verbinden. Damit bleibst Du in Deiner gewohnten Access-Umgebung, aber die Daten liegen sicher in der Microsoft-Cloud — mit automatischen Backups, Zugriffsrechten und Integration in Power Platform.
Für KMU ist das dann interessant, wenn Du bereits Microsoft 365 Business Premium nutzt und schrittweise in die Cloud migrieren willst, ohne alles auf einmal umzubauen.
So arbeite ich
Jede Access-Datenbank erzählt eine Geschichte. Die Geschichte Deines Unternehmens, Deiner Prozesse, Deiner Workarounds. Ich nehme mir die Zeit, diese Geschichte zu verstehen, bevor ich eine einzige Zeile Code schreibe.
Analyse: Ich schaue mir an, was da ist — Tabellen, Beziehungen, VBA-Code, Abfragen. Ich dokumentiere, was undokumentiert ist. Und ich identifiziere, wo es knirscht.
Plan: Gemeinsam entscheiden wir, was modernisiert, was migriert und was neu gebaut wird. Kein Big Bang, sondern schrittweises Vorgehen.
Umsetzung: Ich entwickle, teste und liefere — in enger Abstimmung mit Dir und Deinem Team. Keine Black Box, sondern nachvollziehbare Lösungen.
Übergabe: Dokumentation, Schulung, Support. Damit Du nicht wieder in der Situation landest, dass niemand weiß, wie die Datenbank funktioniert.
Aus der Praxis
„Sönke Schäfer hat unsere langjährig gewachsene, individuell entwickelte und entsprechend komplexe Datenbanklösung auf Basis von MS Access und MySQL analysiert, modernisiert und um zentrale Funktionen erweitert. So hat er unter anderem die digitale Rechnung im Format XRechnung/ZUGFeRD eingebaut.“
„Sönke erkennt Optimierungspotenziale, bringt eigene Ideen ein und findet stets pragmatische, umsetzbare Lösungen. Er verliert dabei nie aus den Augen, was wirtschaftlich sinnvoll oder unnötig ist.“
Weiterführende Beiträge im Blog
Zu vielen Access-Themen habe ich ausführliche Praxisbeiträge geschrieben:
- Access mit ChatGPT verbinden — mein meistgelesener Beitrag
- 32-Bit-VBA auf 64-Bit umstellen — Schritt-für-Schritt-Anleitung
- DAO und ADO in VBA — Datenbankzugriff richtig machen
- Ist Access 2025 noch relevant? — eine ehrliche Einordnung
- E-Mail-Versand aus Access nach Outlook
- Access mit SQL Server verbinden
- Access-Datenbanken mobil nutzen
Deine Access-Datenbank verdient einen Plan
Ob Du eine alte MDB modernisieren, eine bestehende Anwendung erweitern oder den Schritt zum SQL-Server-Backend machen willst — ich unterstütze Dich als erfahrener Entwickler mit über 20 Jahren Access-Praxis.
📍 Mein Büro liegt in Sierksdorf, zentral in Ostholstein — erreichbar für Unternehmen in Neustadt, Eutin, Lübeck, Kiel und Hamburg. Ich arbeite auch remote.
👉 Kostenloses Erstgespräch buchen — lass uns nüchtern draufschauen, was Deine Datenbank braucht.
🛡️ IT-Haftungscheck machen — prüfe in 5 Minuten, ob Deine IT-Infrastruktur ein Risiko für die Geschäftsführung ist.
Datenschäfer 🐑 — Ich bringe Ruhe in Deine Datenlandschaft.