Jeden Montag das Gleiche. Die gleiche Excel-Datei öffnen, die gleichen Daten reinkopieren, die gleiche E-Mail verschicken. Seit drei Jahren.
Das ist kein IT-Problem. Das ist verbrannte Arbeitszeit. Und in einem Unternehmen mit 10, 30 oder 80 Mitarbeitern ist jede Stunde kostbar.
Ich bin Sönke Schäfer, der Datenschäfer 🐑. Ich automatisiere Arbeitsprozesse für Unternehmen in Ostholstein — mit VBA, Power Automate und gesundem Menschenverstand. Kein Buzzword-Bingo, keine Cloud-Zwangsmigration. Sondern konkrete Lösungen, die ab morgen Zeit sparen.
Was ich automatisiere
Excel, Outlook und Word — mit VBA
VBA ist die Programmiersprache, die in jedem Microsoft Office steckt. Damit lässt sich alles automatisieren, was Du in Office auch manuell tun könntest — nur schneller und fehlerfreier.
Typische Projekte:
- Monatliches Reporting: Drei Quelldateien einlesen, zusammenführen, formatieren, als PDF speichern und per Outlook verschicken. Ein Klick statt 45 Minuten.
- Rechnungen und Angebote: Stammdaten aus Access oder Excel holen, in eine Word-Vorlage einfüllen, als PDF speichern. Automatisch, individuell, fehlerfrei.
- E-Mail-Massenversand: 150 Kunden bekommen jeweils eine individuelle E-Mail mit persönlicher Anrede und spezifischem Anhang. VBA erstellt jede einzelne und legt sie in den Postausgang.
- Datenbereinigung: CSV-Import, Spalten umbenennen, Duplikate markieren, Formate vereinheitlichen. Was manuell eine Stunde dauert, läuft in Sekunden.
Cloud-Workflows — mit Power Automate
Wenn Du Microsoft 365 hast, kannst Du mit Power Automate Abläufe zwischen verschiedenen Diensten automatisieren — ohne Programmierung.
Typische Automatisierungen:
- Eingehende E-Mail-Anhänge automatisch in SharePoint ablegen
- Genehmigungsworkflows: Antrag per Formular, Freigabe per Klick auf dem Handy
- Neue Kontakte automatisch im CRM und in einer Excel-Übersicht anlegen
- Wöchentlicher Bericht automatisch aus dem SQL Server ziehen und per E-Mail versenden
- Eskalation: Wenn eine Aufgabe nach drei Tagen nicht erledigt ist, den Vorgesetzten informieren
Die Brücke zwischen beiden Welten
VBA für die lokale Arbeit am Rechner. Power Automate für die Cloud-Workflows. In vielen Unternehmen ist die Kombination die beste Lösung: VBA verarbeitet die Excel-Dateien auf dem lokalen Server, Power Automate schiebt das Ergebnis nach SharePoint und informiert das Team per Teams.
Was Automatisierung konkret spart
Ich rechne das gerne mit Dir durch — hier ein paar typische Werte:
Ein manueller Prozess, der täglich 30 Minuten dauert, kostet im Jahr ca. 125 Arbeitsstunden. Bei einem Stundensatz von 35 € sind das über 4.000 € pro Jahr — für eine Aufgabe, die ein Makro in 30 Sekunden erledigt.
Die Automatisierung kostet einmalig einen Bruchteil davon. Und sie macht keine Tippfehler, vergisst keinen Anhang und wird nicht krank.
Vor Ort in Ostholstein
Automatisierung fängt damit an, dass jemand versteht, was Du jeden Tag tust. Nicht am Telefon, nicht per Zoom — sondern indem ich neben Dir sitze und zuschaue. Welche Klicks machst Du? Welche Dateien öffnest Du? Wo kopierst Du von wo nach wo?
Von meinem Büro in Sierksdorf bin ich in 10 bis 30 Minuten bei Dir — in Neustadt, Eutin, Oldenburg, Grömitz, Lensahn oder Bad Schwartau. Ein halber Tag vor Ort reicht meistens, um die drei bis fünf Prozesse zu identifizieren, die am meisten bringen.
Aus der Praxis
Ein Versandhandel in der Region verschickte ca. 20.000 Sendungen pro Monat. Bestellungen kamen über den Webshop, Zahlungen über die Bank, Rechnungen gingen per Outlook raus, Mahnungen wurden manuell erstellt. Ich habe Webshop-Schnittstelle, Bank-Import, Outlook-Versand und Mahnwesen in einer Access-Anwendung mit SQL-Server-Backend zusammengeführt. Alles automatisiert, alles dokumentiert. Die Mitarbeiter klicken auf „Tagesabschluss“ — den Rest macht die Maschine.
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Welcher Prozess nervt Dich am meisten?
Beschreib mir Deinen nervigsten manuellen Ablauf. Ich sage Dir, ob Automatisierung hilft — und was es kosten würde.
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Datenschäfer 🐑 — Prozessautomatisierung in Ostholstein. Weniger Klicks, mehr Zeit fürs Wesentliche.