Access ist gut – aber nicht grenzenlos

Ich arbeite gern mit Access.
Schnell gebaut, schnell angepasst, direkt beim Kunden.
Aber irgendwann reicht’s nicht mehr.
Dann musst Du raus aus der Komfortzone.

Woran Du erkennst, dass Access an seine Grenzen stößt

Zu viele gleichzeitige Nutzer

Access ist kein Mehrbenutzer-Wunder.
10 gleichzeitige Nutzer – geht oft.
Ab 20? Sperrprobleme, Performancebrüche, Datenverlust.

Zu viele Daten

Access verkraftet maximal 2 GB pro Datei.
Und das auch nur theoretisch.
Sobald Tabellen > 500.000 Zeilen haben, wird’s zäh.

Zu viele Beziehungen

Mehr als 50 Tabellen, komplexe Joins, mehrere Beziehungen pro Tabelle?
Dann sind Formularladezeiten jenseits von gut und böse.
Dann lieber SQL Server + Frontend.

Typische Symptome

• „Datenbank wurde nicht richtig geschlossen“
• *.laccdb bleibt liegen
• Formulare brauchen 5 Sekunden zum Öffnen
• Abfragen bringen Timeout
• Tabellen lassen sich nicht mehr komprimieren

Wenn Du das regelmäßig siehst: Stufe erreicht.

Was ich dann mache – Migrationsstrategie in Schritten

1. Backend rauslösen

Erster Schritt: Daten nach SQL Server umziehen.
Frontend bleibt Access. Das geht stabil.

T-SQL für Kunden-Tabelle:

CREATE TABLE Kunden (
  KundeID INT PRIMARY KEY,
  Name NVARCHAR(100),
  PLZ VARCHAR(10),
  ErfasstAm DATETIME DEFAULT GETDATE()
);

Dann in Access verknüpfen per ODBC.

2. Kritische Prozesse rausziehen

Massendaten-Verarbeitung lieber im Server lassen.
Access macht das nicht effizient.

Beispiel: Komplexe Zwischensummenberechnung

In Access dauert’s 10 Sekunden, auf SQL Server 0,2.
Ich baue lieber eine View oder Stored Procedure.

T-SQL Beispiel:

CREATE VIEW vw_KundenUmsatz30Tage AS
SELECT KundeID, SUM(Betrag) AS Umsatz
FROM Aufträge
WHERE Auftragsdatum >= DATEADD(DAY, -30, GETDATE())
GROUP BY KundeID;

3. Web-Zugriff? Dann raus aus Access

Wenn Du mehrere Standorte hast – vergiss Access.
Dann lieber Web-Frontend.
Access ist kein Webserver.

WordPress + PHP Beispiel: REST-Zugriff auf SQL-Daten

<?php
global $wpdb;
$ergebnisse = $wpdb->get_results("
  SELECT KundeID, Name 
  FROM wp_kunden 
  WHERE aktiv = 1
");
foreach($ergebnisse as $kunde) {
  echo $kunde->KundeID . " – " . $kunde->Name . "<br>";
}
?>

Webfrontend geht überall. Auch mobil.

Wann Access trotzdem bleibt

• Als internes Admin-Tool
• Für schnelle Ad-hoc-Formulare
• Als Reporting-Frontend auf SQL-Basis
• Für kleine Teams mit < 10 Nutzern

Ich werfe Access nicht weg – ich nutze es gezielt.

Tools, mit denen ich Access ablöse

Zweck	Alternative
Datenhaltung	SQL Server / Azure SQL
Frontend Desktop	Power Apps / .NET / WPF
Frontend Web	WordPress / Laravel / Vue
Reporting	Power BI / Excel mit ODBC
Workflow/Automatisierung	Power Automate / Node-RED

Entscheidungshilfe – Bin ich schon drüber?

Stell Dir diese Fragen:

• Dauert eine Abfrage > 3 Sekunden?
• Gibt’s regelmäßig Sperrfehler?
• Reicht 1 Klick und Access hängt?
• Muss ich Remote-Zugriff „basteln“?

Wenn Du 2× Ja sagst: Zeit für Plan B.

Fazit

Access ist wie ein Trecker – zuverlässig, aber nichts für die Autobahn.
Wenn das Geschäft wächst, brauchst Du was mit mehr PS.
Ich helf Dir beim Umstieg – Schritt für Schritt.

x

Access ist gut – aber nicht grenzenlos

Ich arbeite gern mit Access.
Schnell gebaut, schnell angepasst, direkt beim Kunden.
Aber irgendwann reicht’s nicht mehr.
Dann musst Du raus aus der Komfortzone.

Woran Du erkennst, dass Access an seine Grenzen stößt

Zu viele gleichzeitige Nutzer

Access ist kein Mehrbenutzer-Wunder.
10 gleichzeitige Nutzer – geht oft.
Ab 20? Sperrprobleme, Performancebrüche, Datenverlust.

Zu viele Daten

Access verkraftet maximal 2 GB pro Datei.
Und das auch nur theoretisch.
Sobald Tabellen > 500.000 Zeilen haben, wird’s zäh.

Zu viele Beziehungen

Mehr als 50 Tabellen, komplexe Joins, mehrere Beziehungen pro Tabelle?
Dann sind Formularladezeiten jenseits von gut und böse.
Dann lieber SQL Server + Frontend.

Typische Symptome

• „Datenbank wurde nicht richtig geschlossen“
• *.laccdb bleibt liegen
• Formulare brauchen 5 Sekunden zum Öffnen
• Abfragen bringen Timeout
• Tabellen lassen sich nicht mehr komprimieren

Wenn Du das regelmäßig siehst: Stufe erreicht.

Was ich dann mache – Migrationsstrategie in Schritten

1. Backend rauslösen

Erster Schritt: Daten nach SQL Server umziehen.
Frontend bleibt Access. Das geht stabil.

T-SQL für Kunden-Tabelle:

CREATE TABLE Kunden (
  KundeID INT PRIMARY KEY,
  Name NVARCHAR(100),
  PLZ VARCHAR(10),
  ErfasstAm DATETIME DEFAULT GETDATE()
);

Dann in Access verknüpfen per ODBC.

2. Kritische Prozesse rausziehen

Massendaten-Verarbeitung lieber im Server lassen.
Access macht das nicht effizient.

Beispiel: Komplexe Zwischensummenberechnung

In Access dauert’s 10 Sekunden, auf SQL Server 0,2.
Ich baue lieber eine View oder Stored Procedure.

T-SQL Beispiel:

CREATE VIEW vw_KundenUmsatz30Tage AS
SELECT KundeID, SUM(Betrag) AS Umsatz
FROM Aufträge
WHERE Auftragsdatum >= DATEADD(DAY, -30, GETDATE())
GROUP BY KundeID;

3. Web-Zugriff? Dann raus aus Access

Wenn Du mehrere Standorte hast – vergiss Access.
Dann lieber Web-Frontend.
Access ist kein Webserver.

WordPress + PHP Beispiel: REST-Zugriff auf SQL-Daten

<?php
global $wpdb;
$ergebnisse = $wpdb->get_results("
  SELECT KundeID, Name 
  FROM wp_kunden 
  WHERE aktiv = 1
");
foreach($ergebnisse as $kunde) {
  echo $kunde->KundeID . " – " . $kunde->Name . "<br>";
}
?>

Webfrontend geht überall. Auch mobil.

Wann Access trotzdem bleibt

• Als internes Admin-Tool
• Für schnelle Ad-hoc-Formulare
• Als Reporting-Frontend auf SQL-Basis
• Für kleine Teams mit < 10 Nutzern

Ich werfe Access nicht weg – ich nutze es gezielt.

Tools, mit denen ich Access ablöse

Zweck	Alternative
Datenhaltung	SQL Server / Azure SQL
Frontend Desktop	Power Apps / .NET / WPF
Frontend Web	WordPress / Laravel / Vue
Reporting	Power BI / Excel mit ODBC
Workflow/Automatisierung	Power Automate / Node-RED

Entscheidungshilfe – Bin ich schon drüber?

Stell Dir diese Fragen:

• Dauert eine Abfrage > 3 Sekunden?
• Gibt’s regelmäßig Sperrfehler?
• Reicht 1 Klick und Access hängt?
• Muss ich Remote-Zugriff „basteln“?

Wenn Du 2× Ja sagst: Zeit für Plan B.

Fazit

Access ist wie ein Trecker – zuverlässig, aber nichts für die Autobahn.
Wenn das Geschäft wächst, brauchst Du was mit mehr PS.
Ich helf Dir beim Umstieg – Schritt für Schritt.