Ein Antiquariat im Norden, die zentrale Datenbank läuft seit über 25 Jahren in Microsoft Access. Einkauf, Verkauf, Lager, Rechnungen, Zahlungseingang, alles hängt da drin, und ein gutes Dutzend Schnittstellen zu anderen Systemen hängt mit dran. Dann kommt die E-Rechnungspflicht ins Haus, und mit ihr die Frage, die mir Geschäftsführer im Mittelstand gerade häufig stellen: müssen wir das gewachsene System jetzt wegwerfen?
Die kurze Antwort ist nein. Die längere ist interessanter. Wer eine Datenbank seit 25 Jahren pflegt, hat dort nicht nur Daten, sondern Prozesse, die das Tagesgeschäft tragen. Reißt du die Rechnungserstellung heraus, reißt du an einem Dutzend Schnittstellen mit. Das ist kein Software-Wechsel mehr, das ist eine Operation am offenen Herzen.
Typischer Denkfehler in KMU: Die E-Rechnung wird als reines Format-Problem gesehen. „Wir brauchen nur ein Tool, das XRechnung erzeugt.“ Eine E-Rechnung ist aber eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD nach der Norm EN 16931, also kein hübsches PDF, sondern ein Datensatz. Das Format zu erzeugen ist machbar, dafür gibt es fertige Bibliotheken. Nur löst das genau ein Problem und schafft zwei neue: Du wartest ab jetzt selbst die Konformität mit einem Standard, der sich weiterentwickelt, und deine Buchhaltung sitzt weiter im Altsystem oder wird beim Steuerberater erneut getippt.
Genau hier lohnt der zweite Blick. Wer ohnehin lexoffice einsetzt (inzwischen Lexware Office), hat das Format-Problem schon gelöst, ohne es zu merken. lexoffice erzeugt E-Rechnungen, versendet sie, archiviert sie GoBD-konform und führt die laufende Buchhaltung. Die eigentliche Frage ist also nicht „Access oder lexoffice“, sondern wie man Access an lexoffice anbindet, sodass beide ihre Stärke behalten.
Access an lexoffice anbinden, statt es zu ersetzen
Beide Programme haben eine Schnittstelle, über die sie Daten austauschen können. Bei lexoffice heißt das die Public API, technisch eine REST-Schnittstelle, über die ein anderes Programm Rechnungen, Kontakte und Belege anlegen und abfragen kann. Access kann diese Schnittstelle ansprechen. Damit lässt sich die Brücke in beide Richtungen bauen, und genau das ist der Punkt.
Richtung eins: die fertige Rechnung wandert raus
Access bleibt das führende System für Einkauf, Verkauf, Lager und Kundenstamm. Erst wenn eine Rechnung endgültig ist, wandert sie über die Schnittstelle nach lexoffice. Dort passiert dann das, was sonst Handarbeit wäre: lexoffice macht daraus die rechtssichere E-Rechnung im passenden Format, verschickt sie an den Kunden und legt sie ins revisionssichere Archiv. Die Verbuchung übernimmt das System gleich mit.
Richtung zwei: der Zahlungseingang kommt zurück
Das ist die Richtung, die in der Praxis am meisten Zeit spart. lexoffice liest die Bankumsätze ein und ordnet sie den offenen Rechnungen zu, weitgehend automatisch. Über die Schnittstelle fließt dieser Status zurück nach Access, „bezahlt“ oder „offen“, direkt in die Maske, in der Lager, Kundenhistorie und Mahnwesen ohnehin leben. Niemand pflegt den Zahlungseingang mehr doppelt.
Aus meiner Praxis im norddeutschen Mittelstand zeigt sich: Die teuerste Stelle in solchen Konstellationen ist fast nie die Technik, sondern die doppelte Erfassung, die über Jahre niemandem mehr auffällt.
Warum nicht einfach Access aufrüsten?
Die naheliegende Empfehlung wäre gewesen, Access um eine XRechnungs-Funktion zu erweitern und damit hat sich die Sache. Im Fall des Antiquariats trägt der lexoffice-Weg trotzdem weiter, und zwar aus einem kaufmännischen Grund, nicht aus einem technischen. Die XRechnungs-Erweiterung erzeugt nur das Format. lexoffice erzeugt das Format und nimmt zusätzlich die laufende Buchhaltung ab, also genau die Verbuchung, die sonst Monat für Monat beim Steuerberater Geld kostet.
Rechnet man es durch, ist das XL-Paket von lexoffice, das man für die Schnittstelle braucht, mit rund 33 Euro netto im Monat günstiger als die laufende Verbuchung der Belege durch die Kanzlei. Der Geschäftsführer zahlt also nicht für ein zusätzliches Werkzeug, er ersetzt eine teurere Dienstleistung durch eine günstigere und bekommt die E-Rechnung obendrauf. Das ist die Art Rechnung, die man auf einem Bierdeckel führen kann.
Und lexoffice kann noch mehr als Format und Verbuchung: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Einnahmenüberschussrechnung, ein direkter Online-Zugang für die Steuerkanzlei. Das Altsystem bleibt für das, was es kann, die Cloud übernimmt das, was lästig und teuer ist.
Wo der Ansatz an Grenzen stößt
Ehrlich bleiben: Der Knackpunkt bei diesem Vorhaben ist nicht das Programmieren, sondern die Steuer. Ein Antiquariat verkauft gebrauchte Bücher, oft unter der Differenzbesteuerung nach Paragraf 25a UStG, bei der auf der Rechnung gar keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Dazu kommen Kunden in aller Welt, mit unterschiedlicher Behandlung je nach EU-Land, Drittland oder Reverse Charge. Bevor irgendetwas gebaut wird, muss man prüfen, ob die Schnittstelle jeden dieser Fälle sauber abbildet. lexoffice stellt dafür kostenlose Test-Zugänge mit vollem Funktionsumfang bereit, die genau für solche Vorab-Prüfungen gedacht sind.
Zwei weitere Punkte gehören vorher auf den Tisch. Eine einmal final übergebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern, Korrekturen laufen über Storno und Gutschrift, und gerade im Handel kommt Storno regelmäßig vor. Außerdem muss man festlegen, wer künftig die Rechnungsnummer vergibt, das Altsystem oder lexoffice. Beides ist lösbar, aber beides ist eine Entscheidung, kein Selbstläufer.
Was das für jemanden bedeutet, der das nicht selbst baut
Für den Geschäftsführer lässt sich das so einordnen: Dein Altsystem bleibt das Herz des Betriebs, mit allen Schnittstellen, die daran hängen. Daneben übernimmt eine Cloud-Buchhaltung die Pflichtteile, die teuer oder lästig sind, also Format, Versand, Archiv, Verbuchung und Zahlungsabgleich. Die Brücke dazwischen sorgt dafür, dass nichts doppelt getippt wird. Du tauschst kein System aus, du verteilst die Arbeit neu.
Wer prüfen lassen möchte, ob die eigene Access-Datenbank sich sinnvoll an lexoffice anbinden lässt, gerade mit Blick auf die kniffligen Steuerfälle, erreicht mich über sesoft.de/kontakt.
Quellen
- lexoffice Public API, Entwicklerdokumentation: https://developers.lexware.io
- lexoffice Hilfe-Center, E-Rechnungen erstellen und versenden: https://help.lexware.de
- Public API ab Paket XL: https://help.lexware.de (Bereich Public API)
- Differenzbesteuerung nach Paragraf 25a UStG: Handelskammer Hamburg
- Weiterführend auf sesoft.de: Branchensoftware und Altsysteme über Schnittstellen verbinden
Über den Autor
Sönke Schäfer ist Datenarchitekt aus Sierksdorf in Ostholstein und berät seit über 25 Jahren norddeutsche KMU rund um Microsoft Access, VBA und SQL Server. Sein Schwerpunkt liegt darauf, gewachsene Datenbanken nicht abzulösen, sondern sie über Schnittstellen mit Software wie lexoffice zu verbinden, damit Altbestände wirtschaftlich nutzbar bleiben.
