Export. Import.
Klingt erstmal langweilig. Aber genau da kracht’s oft.
Zu viele manuelle Schritte, komische Formate, kaputte Umlaute.

Ich zeig Dir hier, wie Du in Access sauber, automatisiert und kontrolliert Daten rein- und rausbekommst.
Ohne Klick-Orgie. Mit VBA. Und mit klarer Struktur.

Warum das Thema wichtig ist

Access-Projekte stehen selten allein.
Du musst oft:

• Daten mit anderen Systemen austauschen
• Exporte für Kunden, Steuerberater oder Logistik bauen
• externe Datenquellen einlesen und prüfen

Das geht – aber nur sauber, wenn Du es per Code steuerst.

Exportvarianten: Was geht raus?

Access kann nativ:

• CSV
• Excel
• Textdatei
• XML (selten nützlich)
• PDF (für Berichte)

Export als CSV per VBA

Public Sub ExportCSV()
    DoCmd.TransferText _
        TransferType:=acExportDelim, _
        TableName:="qryKundenExport", _
        FileName:="C:\Export\Kunden.csv", _
        HasFieldNames:=True
End Sub

Wichtig:
Access nimmt das in den regionalen Formateinstellungen (Trennzeichen, Dezimalzeichen).
Du willst Semikolon statt Komma? Dann nutz eigenes Format.

Export als Excel-Datei

Public Sub ExportExcel()
    DoCmd.TransferSpreadsheet _
        TransferType:=acExport, _
        SpreadsheetType:=acSpreadsheetTypeExcel12Xml, _
        TableName:="qryMonatsbericht", _
        FileName:="C:\Export\Monat.xlsx", _
        HasFieldNames:=True
End Sub

Geht sauber. Achte auf Dateinamen. Access hängt nichts automatisch an.

Export als PDF (Bericht)

Public Sub ExportPDF()
    DoCmd.OutputTo _
        ObjectType:=acOutputReport, _
        ObjectName:="rptRechnung", _
        OutputFormat:=acFormatPDF, _
        OutputFile:="C:\Export\Rechnung_4711.pdf"
End Sub

PDFs sind gut für Kunden.
Für Datenverarbeitung lieber CSV oder XLSX.

Importvarianten: Was kommt rein?

Access kann auch hier:

• CSV / Textdateien
• Excel
• verknüpfte Datenquellen (z. B. SQL, SharePoint)
• XML (kommt selten vor)

Import einer CSV-Datei per VBA

Public Sub ImportCSV()
    DoCmd.TransferText _
        TransferType:=acImportDelim, _
        TableName:="tmp_ImportKunden", _
        FileName:="C:\Import\Kunden.csv", _
        HasFieldNames:=True
End Sub

Ich importiere fast immer in eine temporäre Tabelle (tmp_...).
Danach folgt Prüfung, Transformation, Übergabe an produktive Tabellen.

Import aus Excel (z. B. Preisliste)

Public Sub ImportExcel()
    DoCmd.TransferSpreadsheet _
        TransferType:=acImport, _
        SpreadsheetType:=acSpreadsheetTypeExcel12Xml, _
        TableName:="tmp_Preise", _
        FileName:="C:\Import\Preisliste.xlsx", _
        HasFieldNames:=True
End Sub

Wichtig:
Die Excel-Datei muss geschlossen sein. Sonst: Fehler 3011.

Validierung nach dem Import

Daten prüfen, bevor Du sie ins System lässt:

Public Sub ValidierungImport()
    Dim fehler As Long
    fehler = DCount("*", "tmp_Preise", "Preis <= 0 OR Artikelnummer Is Null")

    If fehler > 0 Then
        MsgBox fehler & " fehlerhafte Datensätze. Import wird abgebrochen.", vbCritical
        Exit Sub
    End If

    ' Daten weiterverarbeiten
End Sub

Ziel: Robustheit.
Lieber ein klarer Abbruch als stiller Murks.

Datenübergabe von tmp_ nach Live

CurrentDb.Execute "INSERT INTO tblPreise (Artikelnummer, Preis) SELECT Artikelnummer, Preis FROM tmp_Preise", dbFailOnError

Danach:

CurrentDb.Execute "DELETE FROM tmp_Preise"

So bleibt der Import sauber getrennt vom System.

Sonderfälle

Export mit eigenem Zeichensatz (UTF-8)

Access kann kein echtes UTF-8 per TransferText.
Lösung: Umweg über ADODB.Stream oder FileSystemObject.

Public Sub SchreibeUTF8()
    Dim f As Object
    Set f = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Dim stream As Object
    Set stream = CreateObject("ADODB.Stream")

    stream.Charset = "utf-8"
    stream.Open
    stream.WriteText "Text;mit;Umlauten;äöü"
    stream.SaveToFile "C:\Export\utf8.csv", 2
    stream.Close
End Sub

Für echte internationale Exporte sinnvoll.

Mehrere Dateien nacheinander verarbeiten

Schleife durch Ordner – z. B. für Massendatenimport:

Public Sub ImportAlleCSVs()
    Dim fso As Object, folder As Object, file As Object
    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Set folder = fso.GetFolder("C:\Import")

    For Each file In folder.Files
        If InStr(file.Name, ".csv") > 0 Then
            DoCmd.TransferText acImportDelim, , "tmp_Import", file.Path, True
            ' Daten weiterverarbeiten
        End If
    Next
End Sub

So holst Du Dir auch 100 Dateien in einem Rutsch rein.

Fazit

Daten rein, Daten raus – das ist Alltag.
Aber wenn Du’s automatisierst, wird’s wartbar. Und sicher. Und schnell.

Merk Dir:

• Immer mit temporären Tabellen arbeiten
• Importe validieren
• Exporte klar benennen und versionieren
• VBA statt Mausklicks – für Wiederholbarkeit