Es war ein ganz normaler Dienstagvormittag, als mir die Controllerin eines mittelständischen Handelsunternehmens eine Datei schickte. Betreff: „Kannst du mal kurz schauen?“ Die Datei: eine Excel-Tabelle, 14 Tabellenblätter, Formeln die auf Zellen verweisen, die es schon seit zwei Jahren nicht mehr gibt, und eine Pivot-Auswertung, die seit dem letzten Windows-Update schweigt wie ein beleidigtes Kind.
„Kurz schauen“ wurde zu zwei Stunden Arbeit. Und das, wie sich herausstellte, war keine Ausnahme – das war Routine.
Die Rechnung, die keiner aufmacht
Ich habe die Controllerin gefragt, wie oft so etwas vorkommt. Ihre Antwort war ernüchternd: „Eigentlich jede Woche. Manchmal öfter.“
Also habe ich eine simple Rechnung aufgemacht:
- 3 Mitarbeiter, die regelmäßig Excel-Tabellen pflegen, reparieren oder neu aufbauen
- Durchschnittlich 4 Stunden pro Woche, die dabei für Fehlersuche, manuelle Korrekturen und Workarounds draufgehen
- Kalkulierter interner Stundensatz von 50 Euro
- 50 Arbeitswochen im Jahr
Das Ergebnis: 30.000 Euro pro Jahr.
Nicht für Software. Nicht für externe Berater. Nur für die Zeit, die Menschen damit verbringen, ein System am Laufen zu halten, das eigentlich nicht mehr für die Aufgabe gebaut ist, die es heute erfüllen soll.
Was steckt hinter diesen Stunden?
Das Tückische an Datenchaos-Kosten ist, dass sie nirgendwo als Posten auftauchen. Es gibt keine Rechnung, die mit „Excel-Reparatur“ betitelt ist. Die Zeit verschwindet in Wochenstunden-Berichten unter „Auswertungen erstellen“ oder „Abstimmung Buchhaltung“ oder schlicht gar nicht.
In dem Kundenprojekt haben wir gemeinsam rekonstruiert, wo die Zeit tatsächlich hinfließt:
- Versionschaos: Welche Datei ist die aktuelle? Wer hat zuletzt gespeichert? Warum gibt es drei Varianten auf dem Laufwerk?
- Formelbrüche: Ein Kollege hat eine Zeile eingefügt, ohne zu wissen, dass drei Formeln auf feste Zellbezüge referenzieren.
- Manuelle Datenübertragung: Zahlen werden aus dem ERP-System per Copy-Paste in die Auswertungsdatei übertragen – täglich, von Hand, fehleranfällig.
- Fehlende Dokumentation: Niemand weiß mehr, warum Spalte M mit einem Faktor von 1,07 multipliziert wird. Der Kollege, der das damals gebaut hat, ist seit zwei Jahren nicht mehr im Unternehmen.
Jedes einzelne dieser Probleme klingt klein. Zusammen ergeben sie einen Betrieb, der jeden Monat mehrere Tausend Euro an Produktivität liegen lässt.
Wie wir das angegangen sind
Mein Ansatz in solchen Projekten ist nicht, sofort die große Lösung zu verkaufen. Zuerst kommt Bestandsaufnahme: Was passiert wirklich? Wo entstehen die Reibungsverluste? Erst wenn das klar ist, schaue ich, welches Werkzeug das Problem sauber löst.
In diesem Fall war der erste Schritt eine strukturierte SQL-Datenbankanbindung, die die manuelle Datenübertragung aus dem ERP ersetzt. Keine Copy-Paste-Aktion mehr, keine Versionskonflikte, keine verwaisten Formelbezüge. Die Auswertung zieht sich ihre Daten automatisch, immer aus der gleichen Quelle, immer aktuell.
Der zweite Schritt war ein Power-Automate-Workflow, der die tägliche Aufbereitung der Kerndaten übernimmt und das Ergebnis in einer freigegebenen, klar versionierten Datei ablegt – mit Zeitstempel, mit Protokoll, mit Nachvollziehbarkeit.
Technisch ist das kein Hexenwerk. Was es braucht, ist jemand, der einmal hinsetzt und das Problem zu Ende denkt.
Fazit: Unsichtbare Kosten sind trotzdem Kosten
30.000 Euro klingen nach viel. Und ja, das ist eine Modellrechnung mit Annahmen. Vielleicht sind es bei Ihnen 15.000 Euro. Vielleicht sind es 45.000. Die genaue Zahl ist weniger wichtig als die Erkenntnis dahinter: Datenchaos hat einen Preis, auch wenn dieser Preis auf keiner Rechnung steht.
Die meisten Unternehmen, mit denen ich arbeite, haben diese Rechnung nie aufgemacht. Nicht aus Gleichgültigkeit, sondern weil der Alltag keinen Raum dafür lässt, und weil die Kosten so tief im normalen Arbeitsablauf versteckt sind, dass sie unsichtbar wirken.
Kennen Sie Ihre Chaos-Kosten? Oder ist das eine Zahl, die niemand wirklich wissen will?
