Schreibtisch mit Dutzenden ausgedruckten Excel-Tabellen, einige auf dem Boden verstreut, Kaffeeflecken — daneben ein aufgeräumter Aktenschrank mit beschrifteten Ordnern. Kontrast Chaos vs. Ordnung.
Bei fast jedem neuen Kunden sehe ich dasselbe Bild. Viele wichtigste Betriebsdaten liegen nicht im ERP, nicht in einer Datenbank — sondern in Excel. Verteilt über Benutzerlaufwerke, Mail-Anhänge, einen USB-Stick im Schreibtisch und eine Datei namens „Final_v3_NEU_wirklich_final.xlsx“.
Das funktioniert. Jahrelang. Bis die eine Person ausfällt, die weiß, wie alles zusammenhängt.
Das eigentliche Problem ist nicht Excel
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug. Der Fehler liegt nicht im Programm, sondern in der Rolle, die es übernommen hat: Excel wird zur Datenbank gemacht, obwohl es nie eine sein sollte.
Eine Tabelle, die mehrere Menschen gleichzeitig pflegen, in der Formeln auf andere Dateien verweisen, in der niemand mehr weiß welche Version aktuell ist — das ist keine Datenhaltung. Das ist ein Risiko mit Dateiendung.
Aus meiner Praxis im norddeutschen Mittelstand zeigt sich ein klares Muster: Je wichtiger eine Excel-Datei für den Betrieb ist, desto schlechter ist sie gesichert. Die zentralen Dateien liegen oft auf persönlichen Laufwerken, die in keinem Backup-Konzept auftauchen.
„Alle Daten gehören der Firma“ gilt nur, wenn sie der Firma auch zugänglich sind
Viele Geschäftsführer gehen davon aus, dass die Betriebsdaten dem Unternehmen gehören. Rechtlich stimmt das. Praktisch nicht — wenn die Daten auf dem Benutzerlaufwerk eines einzelnen Mitarbeiters liegen, in einer Struktur, die nur dieser Mitarbeiter versteht.
Daten gehören der Firma erst dann wirklich, wenn sie strukturiert auf einem Server liegen — gesichert, dokumentiert, zugänglich auch ohne die Person, die sie angelegt hat.
Das ist der Unterschied zwischen „wir haben die Daten“ und „wir kommen an die Daten“.
Der pragmatische Weg: Server statt Wildwuchs, ohne alles neu zu bauen
Die gute Nachricht: Man muss dafür kein neues System einführen. In den meisten Fällen reicht ein klarer Dreischritt.
- Tabellen auf SQL Server heben. Die Kerndaten aus den Excel-Dateien werden in eine SQL-Server-Datenbank überführt. Eine zentrale, gesicherte Quelle statt Dateien auf verteilten Laufwerken.
- Erfassung über ein schlankes Access-Frontend. Wo bisher direkt in Zellen getippt wurde, kommt eine einfache Eingabemaske. Access als Frontend auf SQL-Server-Backend ist günstig zu bauen und für die Nutzer vertraut.
- Excel bleibt — aber nur lesend. Für Auswertungen wird Excel weiterhin genutzt. Allerdings als reine Lese-Schicht: Excel zieht die Daten per Verbindung aus dem SQL Server, statt sie selbst zu halten. Auswerten ja, verändern nein.
Das Ergebnis: Die Daten liegen zentral und gesichert. Die Erfassung ist kontrolliert. Die Auswertungen funktionieren weiter wie gewohnt — nur eben auf einer verlässlichen Grundlage.
Wo der Ansatz an Grenzen stößt
Nicht jede Excel-Datei muss auf den Server. Eine persönliche Notizen-Tabelle, eine einmalige Berechnung, ein Entwurf — das darf Excel bleiben. Der Aufwand lohnt sich nur für Daten, die der Betrieb dauerhaft braucht und die mehrere Menschen nutzen.
Außerdem: Wenn die Excel-Logik über Jahre gewachsen und komplex verschachtelt ist, steckt die eigentliche Arbeit nicht im Datentransfer, sondern im Verstehen der bestehenden Logik. Das ist machbar, aber kein Nachmittagsprojekt.
Was das für dich als Geschäftsführer bedeutet
Stell dir eine einzige Frage: Wenn die Person, die unsere wichtigste Excel-Datei pflegt, morgen nicht mehr da ist — kommen wir dann noch an die aktuellen Daten, und versteht sie jemand?
Wenn die Antwort unsicher ist, ist das kein IT-Thema. Es ist ein Thema der Betriebssicherheit. Eine Konsolidierung auf SQL Server mit Access-Frontend kostet in der Regel weniger als ein neues Softwaremodul — und nimmt ein Risiko vom Tisch, das die meisten Betriebe gar nicht auf der Rechnung haben.
Wer das einmal sortieren lassen möchte, erreicht mich über sesoft.de/kontakt.
Quellen
- Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): Basis-Tipps zur Datensicherung, bsi.bund.de
- Abgabenordnung § 147 AO: Aufbewahrungs- und Zugriffspflichten für aufzeichnungspflichtige Daten
Über den Autor
Sönke Schäfer berät seit über 25 Jahren norddeutsche KMU bei der Konsolidierung gewachsener Datenbestände. Sein Schwerpunkt liegt darauf, verstreute Excel-Datenhaltung in strukturierte SQL-Server-Datenbanken zu überführen — mit schlanken Access-Frontends für die Erfassung und Excel als reiner Auswertungsschicht.