Ziel: Access-Daten in Power BI – ohne Umweg, aber mit Struktur

Access ist kein BI-Tool.
Aber als Datenquelle ist es oft gesetzt.
Ich zeig Dir, wie Du Power BI damit sinnvoll verbindest – ohne Dir Knoten in den Kopf zu laden.

Variante 1: Access-Datei direkt anbinden

In Power BI Desktop:

• „Daten abrufen“ → „Access-Datenbank“
• .accdb oder .mdb auswählen
• Tabellen, Abfragen oder verknüpfte Tabellen auswählen

Fertig. Power BI lädt alles als Snapshot.

Aber: keine Live-Verbindung, keine inkrementelle Aktualisierung.

👉 gut für Berichte mit periodischem Snapshot oder Einzelplatzlösungen.

Variante 2: Nur Abfragen freigeben

Du willst Power BI nur auf vorbereitete Daten loslassen?

Dann erstellst Du in Access spezielle Abfragen, z. B.:

• qryBI_UmsatzProMonat
• qryBI_ArtikelABC
• qryBI_OffenePosten

In Power BI:

• Nur diese qryBI_*-Objekte laden
• So bleibt die Ladezeit kurz und die Datenmenge überschaubar

👉 Access macht die Voraggregation, Power BI übernimmt nur Visualisierung.

Variante 3: Performance optimieren – keine verschachtelten Queries

Power BI hasst verschachtelte Access-Abfragen mit SELECT * FROM qryXY.

Lieber:

• alles flach und direkt auf Tabellen
• keine Makros, keine VBA-Funktionen in der Abfrage
• keine Formatierungen oder Dom-Funktionen (DLookUp, DSum, …)

👉 Power BI braucht „reine“ SQL-Abfragen.

Variante 4: Datenexport aus Access als CSV automatisieren

DoCmd.TransferText acExportDelim, , "qryBI_Umsatz", "C:\BI\Umsatz.csv", True

Dann in Power BI die CSV-Datei als Datenquelle verwenden.

Vorteil:

• entkoppelt Access und Power BI
• kann nachts vorbereitet werden
• keine ODBC-Abhängigkeit

👉 bei Netzlaufwerken oder Mehrbenutzersystem sinnvoll.

Variante 5: Power BI Gateway + Access-Datei im Netzwerk

Wenn Du Power BI Service nutzen willst:

• Access-Datei muss auf erreichbarem Netzlaufwerk liegen
• Power BI Gateway muss lokal auf dem Server laufen
• Datenquelle im Gateway einrichten
• in Power BI Service verbinden, Aktualisierungszeitplan festlegen

Wichtig: Benutzerkonto, das den Gateway-Dienst nutzt, braucht Leserechte.

👉 ideal, wenn Du automatisierte Dashboards willst.

Variante 6: Access als BI-Datenpumpe via SQL Server

Wenn Access sowieso Frontend ist und SQL Server dahinter:

• Power BI verbindet sich direkt mit dem SQL Server
• Access bleibt außen vor
• Du kannst trotzdem in Access Abfragen bauen, die SQL Views füttern

👉 sauberste Lösung bei wachsendem Datenvolumen.

Bonus: BI-Export aus Access triggern

Shell "powershell -ExecutionPolicy Bypass -File C:\BI\Aktualisieren.ps1", vbHide

Oder:

Dim http As Object
Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
http.Open "POST", "https://api.powerbi.com/.../refreshes", False
http.setRequestHeader "Authorization", "Bearer xyz"
http.Send

👉 Damit kannst Du nach einem Update in Access gleich Power BI zur Aktualisierung anstoßen.

Best Practices

• niemals ganze Tabellen laden – immer vorbereitete Queries
• Feldnamen konsistent und sprechend (ArtikelID, nicht ID)
• keine Formatierungen oder Strings in Abfragen
• kein Mischmasch aus Access-Abfrage + Excel-Berechnung
• im Zweifel: Rohdaten in CSV exportieren, Power BI macht den Rest

Fazit für Entwickler

Access und Power BI verstehen sich – wenn Du ihnen klare Schnittstellen gibst.
Access bereitet vor. Power BI visualisiert.
Wenn Du das sauber trennst, bekommst Du starke Reports – ohne Datenchaos.