Was geht – und was nicht

Du willst eine Microsoft List direkt mit Outlook verbinden?
Geht – aber nur unter bestimmten Bedingungen.
Denn Microsoft Lists = SharePoint-Listen. Und Outlook kann mit bestimmten SharePoint-Listentypen umgehen.

Was funktioniert:

• Aufgabenlisten → Outlook-Aufgaben
• Kalenderlisten → Outlook-Kalender
• Kontakte → Outlook-Kontakte

Was nicht funktioniert:

• Benutzerdefinierte Listen mit beliebigen Spalten
• Microsoft Lists mit modernen Feldern wie JSON, Person, Lookup
• Direkt aus Outlook Web

Heißt für Dich: Du brauchst klassisches Outlook (Win32). Und eine SharePoint-Liste, die den passenden Typ hat.

Verbindung per Outlook (manuell)

So geht’s:

1. SharePoint-Seite öffnen, auf der Deine Liste liegt
2. Zur gewünschten Liste wechseln
3. Reiter Liste → Mit Outlook verbinden (nur bei Aufgaben, Kalender oder Kontakten sichtbar)
4. Bestätigen, dass Outlook geöffnet werden darf
5. Outlook legt einen neuen Ordner unter „Andere Kalender“, „Kontakte“ oder „Aufgaben“ an

Hinweis: Bei modernen Listen fehlt der Befehl oft. Dann musst Du über Umwege gehen (siehe unten).

Outlook kann auch synchronisieren

Die Liste wird in Outlook eingebunden – aber nur lesend oder mit stark eingeschränktem Schreibzugriff.

• Änderungen in Outlook werden meist übernommen
• Felder wie „Person“ oder „Mehrfachauswahl“ sind nicht bearbeitbar
• Anhänge sind nicht direkt sichtbar

Variante für Access: Liste über Outlook abfragen

Wenn die Liste als Outlook-Ordner eingebunden ist, kannst Du per VBA drauf zugreifen.

Beispiel: Aufgaben aus SharePoint-Liste über Outlook lesen

Public Sub LeseAufgabenAusListe()
    Dim olApp As Object
    Dim ns As Object
    Dim aufgabenOrdner As Object
    Dim aufgabe As Object

    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set ns = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set aufgabenOrdner = ns.Folders("DeinProfil").Folders("Aufgaben").Folders("Projekt-Liste")

    For Each aufgabe In aufgabenOrdner.Items
        Debug.Print aufgabe.Subject & " - " & aufgabe.DueDate
    Next
End Sub

Du brauchst die exakte Pfadstruktur im Outlook-Ordnerbaum.
Bei Problemen: per Hand durchklicken und Namen notieren.

Alternative: Per Flow oder Power Automate an Outlook anbinden

Wenn Du eine „moderne“ Microsoft List hast (z. B. mit Triggern, Dropdowns, JSON-Spalten), dann hilft Dir Outlook nicht direkt.
Stattdessen:

• Erstelle einen Power Automate Flow
• Trigger: Wenn Element erstellt/geändert
• Aktion: E-Mail oder Aufgabe in Outlook erstellen

Das geht auch per HTTP-Call aus Access, ist aber ein eigenes Thema.

Unterschiede: Outlook-Sync vs. Power Automate

Listig in Outlook

„Microsoft Lists mit Outlook verbinden“ geht – aber nicht immer wie gewünscht.
Wenn Du mit Outlook arbeiten willst: nutze Aufgaben- oder Kalenderlisten.
Wenn Du Flexibilität brauchst: geh über Power Automate oder API.

Und wenn Du’s in Access integrieren willst – brauchst Du eine Idee, wie die Daten synchron gehalten werden.
Ich kann Dir dabei helfen. Auch ohne Umwege.