Was ist eine Microsoft List überhaupt?

Eine Microsoft List ist im Kern nichts anderes als eine SharePoint-Liste.
Ob Du sie in Microsoft Teams, OneDrive oder über lists.microsoft.com anlegst – im Hintergrund liegt immer SharePoint.

Heißt für Dich: Wenn Du eine Liste in Access verwenden willst, brauchst Du Zugriff auf die zugrunde liegende SharePoint-Seite.

Voraussetzungen für die Verbindung

Bevor Du loslegst, klär diese Punkte:

• Du brauchst die URL zur Liste (nicht zur SharePoint-Startseite).
• Du brauchst Zugriffsrechte auf die Liste.
• Die Liste muss klassisch strukturiert sein – komplexe Spalten wie „Personen“ oder „Anhänge“ machen Probleme.
• Access muss als klassische Desktop-App (Win32) laufen.
• Optimal: Office 365 in 32 Bit – mit 64 Bit funktioniert’s, aber manche Add-Ins zicken rum.

Variante 1: Manuell verknüpfen (schnell & einfach)

So geht’s:

1. Access öffnen
2. Reiter Externe Daten → Neue Datenquelle → Aus Onlinequellen → SharePoint-Liste
3. URL zur Site eingeben
4. Liste auswählen
5. „Verknüpfen“ statt „Importieren“ auswählen

Ergebnis:

• Die Liste wird wie eine Access-Tabelle behandelt.
• Du kannst Abfragen, Formulare und Berichte darauf aufbauen.
• Änderungen in Access wirken direkt auf SharePoint (wenn die Felder passen).

Variante 2: Per VBA verknüpfen (wiederholbar & steuerbar)

Public Sub VerknüpfeListe365()
    Dim db As DAO.Database
    Set db = CurrentDb

    Dim siteUrl As String
    Dim listenname As String

    siteUrl = "https://firma.sharepoint.com/sites/projektX"
    listenname = "Projektaufgaben"

    DoCmd.TransferSharePointList _
        acLinkSharePointList, _
        siteUrl, _
        "Liste_" & listenname, _
        True, , _
        listenname
End Sub

Wichtig: Access muss ggf. nach Authentifizierung fragen – vor allem beim ersten Mal.

Strukturprobleme: Darauf musst Du achten

Empfehlung:

• Liste schlank halten
• Klare Text-, Zahl- und Datumsfelder verwenden
• Optionale Felder im Nachgang auflösen

Daten sicher verarbeiten

Die verknüpfte Tabelle kannst Du wie jede andere behandeln – mit Einschränkungen:

• Keine Makros, keine Trigger, keine Tabellenereignisse
• Performance hängt vom Netz und SharePoint ab
• Besser lesend arbeiten, schreiben nur bei Bedarf

Beispiel: Nur aktive Einträge abfragen

SELECT * FROM [Liste_Projektaufgaben]
WHERE [Status] = 'Aktiv'
ORDER BY [Fällig am] ASC;

Beispiel: Datensätze programmatisch aktualisieren

Public Sub SetzeErledigt(aufgabenId As Long)
    Dim db As DAO.Database
    db.Execute "UPDATE [Liste_Projektaufgaben] SET Status = 'Erledigt' WHERE ID = " & aufgabenId, dbFailOnError
End Sub

Alternativen zur Verknüpfung

Wenn Dir die SharePoint-Verknüpfung zu langsam oder zu zickig ist:

• Daten aus Liste regelmäßig nach Access importieren (z. B. täglich per Job)
• oder per Power Automate als CSV speichern
• oder mit Graph API + VBA/MSXML auf die Daten zugreifen (komplex, aber machbar)

Meine List

Microsoft Lists lassen sich in Access sauber einbinden – wenn Du die SharePoint-Technik verstehst.
Für einfache Aufgabenverwaltung oder Statusübersichten reicht das völlig aus.
Für komplexe Businesslogik lieber Access lokal oder über SQL-Backend nutzen.

Wenn Du willst, bau ich Dir eine robuste Lösung mit Liste, Access und SQL – inklusive Fehlerhandling und Synchronisation.
Ohne Cloud-Gewurschtel. Versprochen.