Wenn die Freigabe per Zuruf kommt, fehlt was

„Kannst Du das mal eben freigeben?“
„Hast Du die Mail nicht gesehen?“
„Ich dachte, der Kollege macht das…“

So klingt Alltag in vielen KMU.
Kein klarer Prozess, kein Nachweis, kein Überblick.

Mit Power Automate kannst Du Freigaben automatisieren, dokumentieren und strukturieren.
Ohne ein halbes Jahr Projektlaufzeit.

Was Du brauchst

• Microsoft 365-Account mit Power Automate
• SharePoint, Dataverse, Excel oder Forms als Trigger
• Klar definierte Schritte: Wer gibt was wann frei
• Zuständigkeiten, Zeitrahmen, Ergebnisdokumentation

Dann geht’s los.

Typischer Ablauf: Genehmigungsflow mit SharePoint

1. Benutzer erstellt neuen Eintrag (z. B. Anfrage, Urlaubsantrag, Investition)
2. Flow erkennt neuen Eintrag
3. Flow schickt Genehmigungsanforderung
4. Entscheider klickt Ja/Nein in Outlook oder Teams
5. Flow schreibt Ergebnis in Liste zurück
6. Optional: Benachrichtigung, PDF-Erzeugung, Übergabe an Buchhaltung

Beispiel: SharePoint → Genehmigung → E-Mail + Status-Update

Trigger

• Aktion: „Wenn ein Element erstellt wird“
• Quelle: Liste Investitionsanträge

Aktion 1: Genehmigung starten

Aktion: Genehmigung starten und warten  
Typ: Erste Antwort reicht  
Titel: Freigabe Investition #{ID}  
Details: Bitte prüfen und genehmigen  
Zugewiesene Person: [Manager-Mailadresse]

Aktion 2: Bedingung auswerten

Wenn Genehmigung = Genehmigt  
→ „Status“ in SharePoint auf „Genehmigt“ setzen  
→ E-Mail an Antragsteller  
Sonst  
→ „Status“ auf „Abgelehnt“ setzen  
→ Kommentar speichern  

Erweiterung: Mehrstufige Freigabe

1. Stufe: Teamleitung
2. Stufe: Bereichsleitung
3. Stufe: Geschäftsführung

Baue den Flow verschachtelt auf.
Nach jeder Genehmigung folgt die nächste.
Brich bei Ablehnung sofort ab.

Beispiel-Code: Ausdruck für Entscheidung

@if(equals(outputs('Start_and_wait_for_an_approval')?['body/outcome'], 'Approve'), true, false)

Das brauchst Du in der Bedingung, wenn Du mit parallelen Pfaden arbeitest.

Variante: Genehmigung aus Excel

Trigger:

• Aktion: „Wenn Datei in OneDrive geändert wird“
• Danach: Excel lesen → Zeile mit Status „offen“ suchen
• Genehmigung starten
• Ergebnis in Excel zurückschreiben

Funktioniert gut bei kleinen Tools mit Excel als Datenspeicher.

Variante: Power Apps als Formular

• Power App sendet Formular an Flow
• Flow startet Genehmigung
• Rückmeldung in Power App sichtbar (z. B. per Timer und Refresh)

So baust Du ein echtes Tool mit UI + Prozesslogik + Historie.

Tabelle: Vorher vs. Nachher

Mein Setup für saubere Genehmigungsprozesse

Wenn keiner weiß, wer wann was freigegeben hat – dann ist es keine Freigabe, sondern geratenes Vertrauen.

Power Automate bringt Ordnung ins Chaos.
Ohne Meetings, ohne Papier, ohne „hätte-hätte“.
Und mit Protokoll. Immer.