Warum Access in 2025 noch kein Fall für den Schrottplatz ist

Access lebt. Besonders im Mittelstand.
Datenbanklösungen, die laufen. Und laufen. Und laufen.
Aber jetzt willst Du automatisieren. Und intelligenter werden.
Hier kommt Power Automate ins Spiel – mit KI Builder obendrauf.

Ich zeig Dir, wie Du Access an Power Automate + KI Builder andockst.
Ohne große Cloud-Architektur. Dafür mit Pragmatismus, API-Aufrufen und VBA.

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Was brauchst Du?

• Microsoft Access (lokal, 32 oder 64 Bit)
• Microsoft 365 Lizenz mit Power Automate + KI Builder
• Einen Power Automate Flow mit HTTP-Empfang
• Einen KI Builder-Modelltyp (z. B. Vorhersage oder Formulardaten extrahieren)

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Szenario: Automatisierte Dokumentenanalyse per Access

Du hast einen Access-Formular mit Datei-Upload.
Power Automate extrahiert die Infos per KI und liefert ein Ergebnis zurück.
Access schreibt das sauber in die Tabelle. Fertig.

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Power Automate vorbereiten

1. Erstelle einen neuen Flow mit „When an HTTP request is received“
2. Füge die Aktion „AI Builder – Analyze form“ oder „Predict“ hinzu
3. Verarbeite das Ergebnis (z. B. Textfelder, Checkboxen)
4. Antworte mit JSON an den Aufrufer

Beispiel-Response:

{
  "Kunde": "Bäckerei Kruse",
  "Datum": "2025-05-01",
  "Betrag": 127.45,
  "Zahlungsziel": "30 Tage"
}

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Access: Der VBA-Call zur Power Automate API

Access ruft die Power Automate URL auf, überträgt Base64-codierte PDFs
und erhält KI-analysierte Daten zurück.

Function CallAIWorkflow(pdfPath As String) As String
    Dim http As Object
    Dim fileBytes() As Byte
    Dim base64 As String
    Dim jsonRequest As String
    Dim jsonResponse As String

    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

    ' PDF einlesen und Base64 kodieren
    Open pdfPath For Binary As #1
    ReDim fileBytes(LOF(1) - 1)
    Get #1, , fileBytes
    Close #1
    base64 = EncodeBase64(fileBytes)

    ' JSON Payload vorbereiten
    jsonRequest = "{""file"":""" & base64 & """}"

    With http
        .Open "POST", "https://prod-123.westeurope.logic.azure.com:443/workflows/...", False
        .SetRequestHeader "Content-Type", "application/json"
        .Send jsonRequest
        jsonResponse = .ResponseText
    End With

    CallAIWorkflow = jsonResponse
End Function

Hilfsfunktion für Base64:

Function EncodeBase64(bytes() As Byte) As String
    Dim xmlObj As Object
    Set xmlObj = CreateObject("MSXML2.DOMDocument").createElement("b64")
    xmlObj.DataType = "bin.base64"
    xmlObj.nodeTypedValue = bytes
    EncodeBase64 = Replace(xmlObj.Text, vbLf, "")
End Function

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JSON-Response verarbeiten

Function ParseJson(json As String)
    Dim sc As Object
    Set sc = CreateObject("ScriptControl")
    sc.Language = "JScript"
    sc.AddCode "function parse() { return JSON.parse(arguments[0]); }"
    Dim result As Object
    Set result = sc.Run("parse", json)

    Debug.Print "Kunde: " & result.Kunde
    Debug.Print "Datum: " & result.Datum
    Debug.Print "Betrag: " & result.Betrag
End Function

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Wo Du aufpassen musst

• Power Automate URLs laufen ab – kontrollier Deine Trigger regelmäßig
• KI Builder braucht Training – nichts funktioniert „einfach so“
• Response-Größen sind begrenzt (Power Automate kann abwürgen)
• PDF-Dateien dürfen nicht zu groß sein (max. 4 MB als Faustregel)

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Typische Einsatzfelder

Bereich	Automatisierungsidee
Buchhaltung	Eingangsrechnungen auslesen + buchen
Einkauf	Lieferantenformulare analysieren
Service	E-Mail-Anfragen klassifizieren per Text-KI
Vertrieb	Angebotsdaten aus PDFs in Access-Tabelle speichern

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Fazit: Access wird KI-fähig

Du brauchst keinen SQL-Server, keine Azure-Funktionen und kein IT-Budget in Millionenhöhe.
Du brauchst nur einen sauberen Flow, ein bisschen JSON und ein paar VBA-Zeilen.

Power Automate + KI Builder + Access:
Das ist Low-Code + Legacy = Zukunft.