Raus aus Microsoft Office: Und was wird aus unserer Access-Datenbank?

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Am 13. Oktober 2026 ist der Support für Office 2021 ausgelaufen. Seitdem liegt bei vielen Geschäftsführern im Mittelstand ein Angebot auf dem Tisch: entweder Microsoft 365 im Abo oder gleich der Umstieg auf eine europäische Alternative wie openDesk. Und spätestens im zweiten Gespräch fällt der Satz: „Und was ist mit unserer Access-Datenbank? Da hängt doch die ganze Auftragsabwicklung dran.“

Dieser Beitrag beantwortet genau diese Frage. Was können die Alternativen zu Microsoft Office bei der Automatisierung, also dort, wo heute VBA-Code arbeitet? Wie gut lassen sie sich mit Web-Anwendungen, WordPress und Webshops verbinden? Und muss man überhaupt jetzt wechseln?

Kurz vorweg: Für die meisten KMU mit gewachsener Access-Anwendung gibt es keinen Grund für einen abrupten Wechsel. Es gibt aber gute Gründe, die Abhängigkeit von der Microsoft-Cloud jetzt Schritt für Schritt zu verringern.

Digitale Souveränität ist ein Cloud-Thema, kein Desktop-Thema

Das Interesse an Office-Alternativen ist real. Das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) hat nach eigenen Angaben Lizenzen für 200.000 openDesk-Arbeitsplätze verkauft und musste trotzdem einen Großteil der Anfragen ablehnen. Der Vertrieb läuft deshalb inzwischen über Partner wie B1 Systems, Dachs IT und Schwarz Digits, weitere große IT-Dienstleister sollen folgen.

Ein Auslöser war ein sehr konkreter Fall: Der Internationale Strafgerichtshof konnte nach US-Sanktionen Microsoft Office nicht mehr nutzen und ist auf openDesk umgestiegen. Damit ist aus einer abstrakten Debatte ein greifbares Risiko geworden.

Wichtig ist aber, was genau dieses Risiko ist. Abgeschaltet werden kann ein Dienst, der auf fremden Servern läuft: Exchange Online, OneDrive, Teams, SharePoint, das Microsoft-365-Konto. Ein lokal installiertes Programm mit Kauflizenz läuft dagegen weiter, solange der Rechner läuft.

Digitale Souveränität bedeutet, dass ein Unternehmen über seine Daten und Arbeitsprozesse verfügen kann, ohne dass ein einzelner Anbieter das jederzeit einschränken kann. Daraus folgt: Die größte Abhängigkeit steckt nicht im Word auf dem Schreibtisch, sondern in den Cloud-Diensten dahinter.

openDesk ist eine reine Weblösung ohne Datenbankprogramm

openDesk wird oft als „deutsches Microsoft Office“ beschrieben. Das stimmt nur halb. openDesk ist eine Sammlung von Web-Anwendungen, die gemeinsam im Browser laufen: Collabora Online für Texte, Tabellen und Präsentationen, Open-Xchange für E-Mail und Kalender, Nextcloud für Dateien, dazu Chat, Videokonferenz, Projektmanagement und Wiki. Nach Angaben von ZenDiS sind inzwischen rund 100.000 Verwaltungsarbeitsplätze damit ausgestattet.

Für die Frage nach Access und VBA bedeutet das drei Dinge:

  • Es gibt kein Datenbankprogramm. openDesk hat kein Gegenstück zu Access, auch nicht zu LibreOffice Base.
  • Makros sind standardmäßig abgeschaltet. Collabora Online kann technisch LibreOffice-Basic-Makros ausführen. Nach einer Sicherheitslücke ist die Ausführung aber seit Version 22.04 ab Werk deaktiviert und muss vom Administrator auf dem Server freigeschaltet werden. Eine Entwicklungsumgebung im Browser gibt es nicht.
  • Es gibt kein Outlook. Wer heute aus Access heraus E-Mails mit Anhang über Outlook verschickt, muss diesen Weg umbauen.

openDesk ersetzt also Microsoft 365 als Arbeitsplatz für Kommunikation und Dokumente. Für Fachanwendungen ist es keine Plattform. Aus meiner Praxis im norddeutschen Mittelstand ist das genau die Stelle, an der Umstiegsprojekte ins Stocken geraten: Mail, Dateien und Chat sind schnell umgezogen. Die Access-Anwendung mit der Auftragsabwicklung bleibt dann einfach liegen.

Was die Office-Alternativen bei der VBA-Automatisierung können

VBA ist Microsofts Makrosprache. Kein anderes Office-Paket führt VBA-Code vollständig aus. Jede Alternative hat ihren eigenen Ansatz, mit sehr unterschiedlicher Nähe zu VBA.

LibreOffice: der einzige Kandidat mit Datenbankprogramm

LibreOffice ist das bekannteste freie Office-Paket und läuft lokal auf Windows, macOS und Linux. Es bringt mit Base ein eigenes Datenbankprogramm mit Formularen und Berichten mit. Base kann sich per ODBC oder JDBC mit SQL Server verbinden, die Daten können also bleiben, wo sie sind.

Automatisiert wird mit LibreOffice Basic oder Python. Basic sieht VBA auf den ersten Blick ähnlich, arbeitet aber mit einem völlig anderen Objektmodell. Für Excel-Makros gibt es einen Kompatibilitätsmodus, der einfache VBA-Skripte direkt ausführt. Für Access-Code gibt es diesen Modus nicht.

Am nächsten an Access kommt die eingebaute Bibliothek Access2Base. Sie bildet das Access-Objektmodell nach, mit Formularen, Recordsets, DLookup und der bekannten Schreibweise Forms!Formular!Steuerelement. Das ist eine Brücke für Entwickler mit Access-Erfahrung, aber kein Klon. Bestehender Code muss trotzdem umgeschrieben werden.

LibreOffice Base ist für eine Access-Anwendung eine Neuentwicklung mit vertrauter Denkweise, keine Migration.

Collabora Online: stark in der Web-Integration, schwach bei Makros

Collabora Online ist der Dokumenten-Editor in openDesk und basiert auf LibreOffice. Bei klassischen Makros ist er, wie oben beschrieben, bewusst zurückhaltend. Seine Stärke liegt woanders: Collabora ist dafür gebaut, in andere Web-Anwendungen eingebettet zu werden.

Dafür gibt es das WOPI-Protokoll, über das eine Web-Anwendung Dokumente zum Bearbeiten an Collabora übergibt. Fertige Integrationen gibt es unter anderem für Nextcloud, Moodle, Drupal und WordPress. Dazu kommt eine Konvertierungs-Schnittstelle: Eine Anwendung schickt ein Dokument per HTTP an den Server und bekommt zum Beispiel ein PDF zurück.

Für Automatisierung heißt das: Die Logik sitzt nicht im Dokument, sondern in der Anwendung drumherum.

ONLYOFFICE: JavaScript statt VBA

ONLYOFFICE ist eine weitere Office-Suite für Browser und Desktop. Makros werden hier in JavaScript geschrieben, nicht in Basic. ONLYOFFICE begründet das mit Plattformunabhängigkeit und Sicherheit: Die Makros haben keinen Zugriff auf das System, sie laufen nur im Editorfenster.

Für Web-Integration ist ONLYOFFICE gut ausgestattet. Es gibt eine Programmierschnittstelle zum Einbetten in eigene Web-Anwendungen, den Document Builder zum automatischen Erzeugen von Dokumenten aus CRM- oder Dokumentenmanagement-Systemen und ein offizielles WordPress-Plugin.

Ein Datenbankprogramm gibt es nicht. VBA-Kenntnisse helfen beim Umstieg wenig, die Sprache ist eine andere.

SoftMaker Office: VBA-nah, aber nur unter Windows

SoftMaker aus Nürnberg ist der einzige deutsche Anbieter in dieser Liste mit eigener Desktop-Suite. Die Skriptumgebung BasicMaker nutzt eine Sprache, die an VBA angelehnt ist. Damit lassen sich Textverarbeitung und Tabellenkalkulation automatisieren.

Die Einschränkungen: BasicMaker gibt es nur unter Windows und nicht in allen Programmversionen. Vollständige VBA-Kompatibilität bietet es nicht. Ein Datenbankprogramm fehlt.

Die Alternativen im Überblick

Office-PaketLäuft wo?MakrospracheNähe zu VBADatenbankprogrammWeb-Integration
LibreOfficelokalBasic, PythonExcel-VBA teilweiseBaseüber Skripte und UNO-Schnittstelle
Collabora Online / openDeskBrowserBasic (ab Werk aus)geringkeinsstark: WOPI, Konvertierung, WordPress
ONLYOFFICEBrowser und lokalJavaScriptkeinekeinsstark: Docs API, Document Builder, WordPress
SoftMaker OfficelokalSoftMaker BasicSyntax nah, nur Windowskeinsgering
Microsoft Office mit AccesslokalVBAOriginalAccessüber VBA, ODBC, REST-Aufrufe

Webshop, WordPress und Co.: Die Verbindung läuft über die Datenbank

Bei der Frage „Wie gut lassen sich die Alternativen mit WordPress oder dem Webshop verbinden?“ lohnt ein genauerer Blick auf die Frage selbst.

Die webbasierten Suiten wie Collabora und ONLYOFFICE sind tatsächlich besser darin, Dokumente in eine Website einzubetten, als das klassische Desktop-Office. Wer Mitarbeitern im WordPress-Backend eine Word-Datei zum gemeinsamen Bearbeiten öffnen will, ist dort gut aufgehoben.

Die eigentliche Geschäftsintegration läuft aber fast nie über das Office-Paket. Wenn eine Bestellung aus dem Webshop als Auftrag in der Warenwirtschaft landen soll, wenn der Lagerbestand zurück in den Shop soll, wenn WordPress-Formulare im CRM ankommen sollen: Dann reden Datenbanken und Schnittstellen miteinander. Word und Excel sind dabei höchstens Ausgabeformat für Rechnung oder Auswertung.

Ein Webshop spricht mit einer Datenbank, nicht mit einer Office-Suite.

Aus meiner Praxis bei KMU in Schleswig-Holstein sieht die tragfähige Architektur fast immer so aus: SQL Server als Datendrehscheibe in der Mitte. Der Webshop oder WordPress tauscht über REST-Schnittstellen Daten mit dieser Drehscheibe aus. Access dient als Erfassungs- und Bearbeitungsoberfläche für die Mitarbeiter im Büro. Dokumente werden am Ende erzeugt, mit welchem Programm auch immer.

Access selbst kann übrigens problemlos REST-Schnittstellen aufrufen, Webshops abfragen und JSON verarbeiten. Das ist kein Argument für oder gegen eine Office-Suite, sondern eine Frage der Datenarchitektur.

Access lokal weiterbetreiben: In den meisten Fällen kein Problem

Wer seine Access-Anwendung behalten will, hat dafür eine solide Grundlage.

Office LTSC 2024 läuft bis Oktober 2029. Office LTSC 2024 ist die aktuelle Kaufversion für Unternehmen und enthält in der Professional-Plus-Ausgabe auch Access. Microsoft gibt für diese Version fünf Jahre Support bis Oktober 2029, danach allerdings keinen erweiterten Support.

Microsoft hat eine weitere Kaufversion zugesagt. Bei der Ankündigung von Office LTSC 2024 hat Microsoft ausdrücklich bestätigt, dass es eine weitere lokale Version geben wird. Einen Namen oder Termin gibt es bisher nicht.

Die Access Runtime ist kostenlos. Nicht jeder Arbeitsplatz braucht eine volle Access-Lizenz. Mit der Microsoft 365 Access Runtime laufen Access-Anwendungen auch auf Rechnern ohne Access, als kostenloser Download in 32 und 64 Bit. Die Runtime gilt ausdrücklich auch für Access 2019, 2021 und 2024. Entwurfsfunktionen sind darin abgeschaltet, Anwender können die Anwendung also nutzen, aber nicht verändern.

Das bedeutet praktisch: Ein Unternehmen kann E-Mail, Dateien und Zusammenarbeit auf openDesk oder eine andere europäische Plattform umstellen und Access als Fachanwendung lokal weiterbetreiben. Ein paar Arbeitsplätze bekommen eine Office-Kauflizenz mit Access für die Pflege, alle anderen arbeiten mit der Runtime.

Eine Access-Anwendung mit Kauflizenz und SQL Server im eigenen Haus hat keine Cloud-Abhängigkeit, die man per Sanktion abschalten kann.

Warum eine Ablösung gewachsener Access-Anwendungen meist unwirtschaftlich ist

Natürlich lässt sich jede Access-Anwendung neu bauen: in LibreOffice Base, als Web-Anwendung oder mit einer Low-Code-Plattform. Die Frage ist, ob sich das rechnet.

Eine über Jahre gewachsene Access-Anwendung besteht nicht aus ein paar Formularen. Sie enthält Geschäftslogik, die oft nirgendwo dokumentiert ist: Rabattregeln, Sonderfälle bei Lieferanten, Prüfungen, die irgendwann nach einem teuren Fehler eingebaut wurden. Diese Logik steckt im VBA-Code, in Abfragen und in Formular-Ereignissen.

Bei einem Neubau muss all das erst wiedergefunden, verstanden und neu umgesetzt werden. Das kostet Zeit von Mitarbeitern, die eigentlich das Tagesgeschäft machen. Und am Ende hat das Unternehmen eine Anwendung, die genau das tut, was die alte schon getan hat.

Eine Migration, die nur das Werkzeug wechselt, aber keinen Prozess verbessert, ist eine teure Kopie.

Sinnvoll wird eine Ablösung erst, wenn ein zusätzlicher Grund dazukommt: Die Anwendung muss im Browser oder auf dem Tablet laufen, externe Partner sollen direkt zugreifen, oder die Anwendung ist technisch so verbaut, dass jede Änderung zum Risiko wird.

Der pragmatische Weg: Cloud-Abhängigkeit zuerst reduzieren

Wer das Souveränitätsthema ernst nimmt, ohne sein Unternehmen lahmzulegen, geht in dieser Reihenfolge vor:

  1. Bestandsaufnahme der Cloud-Abhängigkeiten. Welche Prozesse hängen an Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams oder Power Automate? Besonders kritisch: SharePoint-Listen als Datenbasis für Access. Die liegen komplett in der Microsoft-Cloud.
  2. Geschäftsdaten zurück unter die eigene Kontrolle holen. Das Backend gehört auf einen SQL Server im eigenen Haus oder bei einem europäischen Hoster. Bei kleinen Beständen reicht die kostenlose Express-Edition.
  3. Kauflizenz statt Abo, wo es passt. Office LTSC 2024 für die Arbeitsplätze, die wirklich Office-Funktionen brauchen. Access Runtime für alle anderen Access-Nutzer.
  4. Geschäftslogik aus den Formularen ins Backend verlagern. Was heute im VBA-Code eines Formulars steckt, wandert schrittweise in Sichten und gespeicherte Prozeduren im SQL Server. Dann ist es egal, ob die Oberfläche später Access, eine Web-Anwendung oder etwas Drittes ist.
  5. Outlook-Abhängigkeiten auflösen. Wenn E-Mail auf eine andere Plattform umzieht, muss der Mailversand aus Access anders laufen, zum Beispiel direkt über SMTP. Das ist ein überschaubarer Umbau, sollte aber vor dem Umzug geplant sein.
  6. Kommunikation und Zusammenarbeit dürfen umziehen. Mail, Kalender, Dateiablage, Chat: Das ist der Bereich, in dem openDesk und ähnliche Plattformen ihre Stärken haben.
  7. 2029 neu bewerten. Bis dahin läuft Office LTSC 2024. Bis dahin wird klar sein, wie Microsofts nächste Kaufversion aussieht und wie reif die Alternativen geworden sind.

Wo dieser Ansatz an Grenzen stößt

Ehrlicherweise löst der Weg über die lokale Kaufversion nicht jede Abhängigkeit. Windows selbst ist ein US-Produkt, Office muss aktiviert werden, Sicherheitsupdates kommen von Microsoft. Ein vollständiger Ausstieg aus dem Microsoft-Ökosystem ist damit nicht erreicht.

Auch die Access Runtime ist kein Freifahrtschein. Sie ist an die Lebenszyklen der Office-Versionen gebunden, und Access bleibt ein Windows-Programm. Wer mittelfristig Arbeitsplätze auf Linux umstellen will, kommt um eine neue Oberfläche nicht herum.

Und es gibt Fälle, in denen der Umstieg auf LibreOffice sofort sinnvoll ist: wenn die Automatisierung aus ein paar einfachen Excel-Makros besteht, die ohnehin überarbeitet werden müssten.

Der Ansatz hier ist deshalb keine Ewigkeitsentscheidung. Er verschafft Zeit, um die eigentliche Arbeit sauber zu machen: Daten und Logik so zu ordnen, dass die Oberfläche austauschbar wird.

Was das für dich als Geschäftsführer bedeutet

Du musst nicht jetzt entscheiden, ob dein Unternehmen in zehn Jahren noch mit Microsoft arbeitet. Du musst entscheiden, ob deine Geschäftsdaten heute in einer Cloud liegen, auf die du im Ernstfall keinen Zugriff mehr hast.

Die Access-Anwendung, die seit Jahren zuverlässig läuft, ist dabei selten das Problem. Das Problem sind undokumentierte Logik, Daten in SharePoint-Listen und Prozesse, die stillschweigend an Outlook oder OneDrive hängen. Wer das ordnet, kann jede Office-Entscheidung später in Ruhe treffen.

Wenn du wissen willst, wie abhängig deine Access-Anwendung tatsächlich von Microsoft-Cloud-Diensten ist, schauen wir uns das gemeinsam an. Ein Erstgespräch ist kostenlos: sesoft.de/kostenloses-erstgespraech-sichern.

Quellen

Über den Autor

Sönke Schäfer ist Datenarchitekt und IT-Berater aus Sierksdorf in Ostholstein. Seit über 25 Jahren entwickelt und betreut er Anwendungen mit Microsoft Access, VBA und SQL Server für kleine und mittlere Unternehmen in Norddeutschland. Sein Schwerpunkt liegt darauf, gewachsene Access-Bestände wirtschaftlich weiterzuentwickeln und sie über SQL Server mit Webshops, WordPress und anderen Systemen zu verbinden, ohne teuren Systemwechsel.

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