Die Rechnung entsteht in der Word-Vorlage, in einer Excel-Mappe oder als Access-Bericht. Dann wird sie als PDF gespeichert und per E-Mail verschickt. So läuft es in vielen Betrieben seit Jahren, und es hat immer funktioniert.
Für einen großen Teil des Mittelstands ist damit am 1. Januar 2027 Schluss. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss Rechnungen an deutsche Geschäftskunden ab dann als E-Rechnung schreiben. Alle anderen folgen ein Jahr später. Die gute Nachricht: Wer seine Rechnungen schon heute mit Microsoft Access erstellt, braucht dafür kein neues ERP. Eine E-Rechnung mit Access lässt sich in wenigen Wochen nachrüsten, wenn die Daten sauber sind.
Was dafür nötig ist, hängt an drei Dingen: der Rechtslage, dem richtigen Format und einem Werkzeug, das Access die fehlende Fähigkeit nachrüstet. Für Letzteres setze ich bei Kunden die Bausteine von André Minhorst ein.
Was ab 2027 gilt: die Rechtslage zur E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass eine Software sie ohne Abtippen verarbeiten kann. So steht es seit dem Wachstumschancengesetz in § 14 UStG. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931.
Daraus folgt ein Satz, den viele noch nicht verinnerlicht haben: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie ist ein Bild der Rechnung. Die E-Rechnung ist die Rechnung selbst, als Datensatz.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist. |
| bis 31.12.2026 | Alle dürfen noch Papier verschicken. Eine PDF per E-Mail nur, wenn der Empfänger zustimmt. |
| ab 1.1.2027 | Pflicht zum Versand von E-Rechnungen, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. |
| bis 31.12.2027 | Wer 2026 höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat, darf noch Papier oder PDF nutzen. |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Die Übergangsregeln laufen aus. |
Wichtig bei der 800.000-Euro-Grenze: Es zählt der Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht nur der Anteil mit Geschäftskunden. Der Betrag einer einzelnen Rechnung spielt keine Rolle.
Wer nicht betroffen ist
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- bestimmte steuerfreie Umsätze
- Kleinunternehmer beim Ausstellen. Empfangen müssen auch sie.
Was passiert, wenn du trotzdem PDF schickst
Ein Bußgeld droht nach dem neuesten BMF-Schreiben nicht. Das Problem liegt beim Kunden: Ohne ordnungsgemäße E-Rechnung riskiert er seinen Vorsteuerabzug. Er wird die PDF also zurückschicken. Spätestens dann ist das Thema kein Steuerthema mehr, sondern ein Liquiditätsthema.
Drei BMF-Schreiben, eine Richtung
Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln in drei Schreiben konkretisiert: vom 15.10.2024, vom 15.10.2025 und zuletzt vom 15.10.2026. Das jüngste Schreiben verschiebt nichts. Die Stufen 2027 und 2028 bleiben. Es regelt aber Details, die für Access-Anwender relevant sind:
- Die Leistungsbeschreibung gehört in die strukturierten Daten. „Leistung siehe Anlage“ reicht nicht.
- Schlussrechnungen mit abgezogenen Abschlägen dürfen bis 30.06.2030 in einer vereinfachten Form dargestellt werden.
- Für Bruttopreis-Rechnungen gibt es eine Erleichterung bis Ende 2027.
- Eine E-Rechnung, die bis 31.12.2026 nach den Regeln von 2024 und 2025 erstellt wurde, wird nicht beanstandet.
Kurz gesagt: Die Pflicht kommt, und sie kommt mit Details. Diese Details stecken in der Software, nicht im Briefkopf.
Hinweis: Das ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall ist deine Steuerberatung zuständig.
XRechnung und ZUGFeRD: zwei Verpackungen, ein Inhalt
In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt. Beide erfüllen die EN 16931. Inhaltlich transportieren sie dieselben Daten, nur unterschiedlich verpackt.
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne sichtbares Rechnungsbild. Den Standard pflegt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), aktuell in Version 3.0.2. Technisch gibt es ihn in zwei Schreibweisen, UBL und CII. Bei Rechnungen an Behörden ist die XRechnung in der Regel vorgeschrieben.
ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein normales PDF im Archivformat PDF/A-3, in dem die XML-Datei unsichtbar eingebettet ist. Der Mensch sieht seine gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die Daten. ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gepflegt und ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Was es ist | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, wie ein normales PDF |
| Typischer Einsatz | Behörden (B2G) | Geschäftskunden (B2B) |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD |
Achtung bei ZUGFeRD-Profilen
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen mit unterschiedlichem Detailgrad. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die gesetzliche Pflicht nicht. Sie enthalten zu wenige Daten. Auf der sicheren Seite bist du mit dem Profil EN 16931 (früher „Comfort“), EXTENDED oder XRECHNUNG.
Die Formate bewegen sich
Allein 2026 hat FeRD mehrere neue ZUGFeRD-Versionen veröffentlicht: 2.4 im Januar, 2.5 im Juni und die Korrektur 2.5.2 im September. Wer seine E-Rechnung einmal selbst programmiert und dann liegen lässt, hat in zwei Jahren ein Wartungsproblem. Das ist für die Auswahl eines Werkzeugs wichtiger als jede Funktionsliste.
Für die Praxis im Mittelstand heißt das: An Geschäftskunden schickst du am besten ZUGFeRD im Profil EN 16931. Dein Kunde kann die Rechnung lesen, auch wenn seine Software das XML noch nicht auswertet. An Behörden schickst du XRechnung.
Warum Word und Excel hier an ihre Grenze kommen und Access nicht
Eine Word-Rechnung ist Text auf einer Seite. Eine Excel-Rechnung ist ein Raster aus Zellen, in dem jeder Betrieb seine eigene Logik gebaut hat. Beides sieht gut aus, aber keines von beiden weiß, was ein Rechnungsempfänger, eine Steuernummer oder eine Mengeneinheit ist. Für eine E-Rechnung muss genau das maschinenlesbar vorliegen.
Wer heute mit Word oder Excel fakturiert, hat deshalb drei Wege: Rechnungen zusätzlich in ein Online-Portal abtippen, ein Rechnungsprogramm einführen oder ein Zusatzwerkzeug für Excel nutzen. Alle drei funktionieren. Alle drei bedeuten doppelte Datenhaltung oder einen Systemwechsel.
Mit Access ist die Lage eine andere. Kunden, Artikel, Positionen, Steuersätze und Bankverbindung liegen bereits in Tabellen. Die Daten für die E-Rechnung sind schon da. Es fehlt nur der Übersetzer, der sie in das richtige Format schreibt. Deshalb ist eine bestehende Access-Fakturierung oft näher an der E-Rechnung als manches Branchenprogramm, das erst ein kostenpflichtiges Update braucht.
Aus meiner Praxis im norddeutschen Mittelstand zeigt sich allerdings: Der Engpass ist selten der Export. Der Engpass sind die Stammdaten. Fehlende USt-IdNr. bei Kunden, Mengeneinheiten als Freitext („Stck.“, „St“, „Stück“), kein Leistungsdatum, Rabatte als Textzeile. Das alles fällt bei einer PDF niemandem auf. Bei einer E-Rechnung fällt es sofort auf.
Das ist im Kleinen, was ich im Großen „Struktur vor Automatisierung“ nenne: Erst die Daten ordnen, dann den Export anschalten.
E-Rechnung mit Access: die Bausteine von André Minhorst
André Minhorst gehört seit vielen Jahren zu den bekanntesten Access-Autoren im deutschsprachigen Raum. Für die E-Rechnung bietet er zwei Bausteine an, die in eine bestehende Access-Anwendung eingebaut werden. Auf seiner Website laufen sie inzwischen unter den Namen amvCreatio und amvFusio. In älteren Beiträgen findest du sie als amvXRechnung und amvZugferd.
amvCreatio: die XML-Rechnung aus Access
amvCreatio enthält ein vollständiges Modell aller Bestandteile einer E-Rechnung. Deine Access-Anwendung füllt dieses Modell mit den Daten aus Rechnungskopf, Positionen, Kunde und eigenem Unternehmen. Ein Befehl schreibt daraus eine normgerechte XRechnung, wahlweise in UBL oder CII. Umgekehrt kann der Baustein eingehende E-Rechnungen einlesen, sodass Betrag und Bankverbindung direkt in Access ankommen.
Für Entwickler gibt es zwei Varianten: alle Bausteine als Quellcode direkt in der Datenbank oder gebündelt in einer Programmbibliothek (COM-DLL). Die zweite Variante hält die Access-Anwendung schlank.
amvFusio: die XML in das PDF einbetten
amvFusio macht aus der XML-Datei und dem gewohnten Rechnungsbericht eine ZUGFeRD-Rechnung. Der Access-Bericht bleibt, wie er ist. Er bekommt die maschinenlesbaren Daten unsichtbar mitgegeben und wird als PDF/A-3 gespeichert.
Rahmendaten (Stand Oktober 2026, laut Hersteller)
| amvCreatio (XML) | amvFusio (ZUGFeRD-PDF) | |
|---|---|---|
| Office-Version | ab Office 2010 | ab Office 2019 bzw. Microsoft 365 |
| 32 / 64 Bit | beides | beim Hersteller erfragen |
| Access-Runtime | ja | beim Hersteller erfragen |
| Lizenz für eigene Nutzung | 238 Euro (Single) | separat erhältlich |
| Lizenz für Weitergabe an viele Nutzer | 595 Euro (Ultimate) | separat erhältlich |
Zum Paket gehören vollständiger Quellcode, Dokumentation in Text und Video auf einer Lernplattform und ein Jahr Updates. Danach lässt sich das Update-Paket jährlich verlängern. Ohne Verlängerung darfst du die Bausteine weiter nutzen, bekommst aber keine Anpassungen mehr an neue Vorgaben. Für den Rechnungseingang gibt es mit amvRecivio ein eigenes Werkzeug.
Aktuelle Preise und Konditionen stehen auf der Website des Herstellers, die Links findest du unten.
Warum ich die amv-Bausteine bei Kunden einsetze und weiter empfehle
Ich habe die Bausteine bereits in Kundenprojekten eingebaut und würde es wieder tun. Vier Gründe geben den Ausschlag.
1. Schneller am Ziel
Die eigentliche Arbeit bei der E-Rechnung ist nicht das Programmieren. Es ist das Verstehen. Die Norm kennt Dutzende Rechnungsarten, Hunderte Codes für Mengeneinheiten und eine lange Liste von Prüfregeln. Ein Access-Entwickler, der das ohne Vorlage umsetzen musste, berichtet auf der Website von André Minhorst von rund 150 Stunden Aufwand. Drei Viertel davon gingen allein in die Frage, was überhaupt zu tun ist.
Mit den amv-Bausteinen ist diese Frage beantwortet. Ich verbinde die vorhandenen Tabellen mit dem Rechnungsmodell, teste mit echten Rechnungen und bin fertig. [Praxisbeispiel ergänzen: Branche, Region, Größe, Zahl der Rechnungen pro Monat, tatsächliche Dauer der Integration.]
2. Sicherer im Betrieb
Die Formate ändern sich laufend, allein bei ZUGFeRD 2026 dreimal. Wer selbst programmiert, muss jede Änderung selbst nachziehen. Bei den amv-Bausteinen übernimmt das der Hersteller über das Update-Paket. Dazu kommt: Der Quellcode liegt vollständig vor. Es gibt keine Blackbox und keinen Cloud-Dienst, der morgen seine Preise verdoppelt oder vom Markt verschwindet.
Das ist für Geschäftsführer der wichtigere Punkt, auch wenn er weniger spektakulär klingt. Die Rechnungsstellung ist der Prozess, an dem das Geld hängt. Er sollte nicht von einem einzelnen Entwickler abhängen, der als Einziger weiß, warum der Export funktioniert.
3. Saubere Einbettung der XML in das PDF
Hier liegt die technische Lücke, die Access allein nicht schließen kann. Access speichert Berichte als PDF. Es kann aber keine XML-Datei normgerecht in ein PDF/A-3 einbetten. Genau das verlangt ZUGFeRD. Viele Notlösungen arbeiten mit Druckertreibern oder Zusatzprogrammen und liefern Dateien, die bei der Prüfung durchfallen.
amvFusio erledigt die Einbettung über eine eigene Programmbibliothek (DLL). In meinen Projekten waren die erzeugten Dateien formal sauber und wurden von den Empfängern ohne Rückfragen verarbeitet. [Bitte bestätigen oder anpassen.]
4. Daten bleiben im Haus
Die E-Rechnung entsteht dort, wo die Rechnung schon heute entsteht: in deiner Access-Anwendung, auf deinem Rechner. Keine Kundendaten wandern zu einem Online-Konverter, keine Gebühr pro Rechnung, kein zweites System mit eigener Benutzerverwaltung.
Für Betriebe, die ihre Rechnungen mit Access schreiben, ist das der kürzeste Weg zur E-Rechnung, ohne ERP-Wechsel.
Wo die Grenzen liegen
Die amv-Bausteine sind Werkzeuge für Entwickler, kein fertiges Rechnungsprogramm. Jemand muss sie in die bestehende Access-Anwendung einbauen, die Felder zuordnen und das Ergebnis testen. Wer heute mit Word oder Excel fakturiert und keine Access-Anwendung hat, startet nicht bei der E-Rechnung, sondern bei der Frage, ob sich eine kleine Fakturierung in Access lohnt.
Auch die beste Programmbibliothek repariert keine schlechten Stammdaten. Wenn Kundenadressen, Steuernummern und Einheiten heute uneinheitlich gepflegt sind, geht die erste Projektphase in die Datenbereinigung.
Und: Die Bausteine erzeugen die Rechnung. Den Versand an Behördenportale oder über das Peppol-Netzwerk, die Archivierung nach GoBD und den Prozess im Rechnungseingang musst du zusätzlich klären.
Was das für dich als Geschäftsführer bedeutet
Du musst nichts programmieren. Du musst aber jetzt entscheiden, weil der Stichtag am Umsatz 2026 hängt und das Jahr in neun Wochen vorbei ist. Fünf Schritte reichen für einen geordneten Start:
- Stichtag klären. Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann gilt für dich der 1. Januar 2027, sonst der 1. Januar 2028.
- Rechnungsarten sammeln. Normale Rechnung, Abschlag, Schlussrechnung, Gutschrift, Storno. Jede Art muss als E-Rechnung funktionieren.
- Stammdaten prüfen lassen. USt-IdNr., Adressen, Mengeneinheiten, Leistungsdatum. Hier entscheidet sich der Aufwand.
- Einbau und Test. Bausteine integrieren, echte Rechnungen erzeugen, jede Datei durch einen Validator schicken (siehe PS).
- Kunden informieren. Die ersten E-Rechnungen kurz ankündigen und Rückmeldungen einsammeln.
Wirtschaftlich ist die Rechnung überschaubar: Lizenzkosten im unteren dreistelligen Bereich plus Einbauaufwand. Dem steht ein ERP-Wechsel gegenüber, der ein Vielfaches kostet und Monate an Projektarbeit bindet. Für einen Betrieb, dessen Access-Anwendung ansonsten ihren Dienst tut, ist das keine schwere Entscheidung.
Wenn deine Rechnungen heute aus Access, Word oder Excel kommen und du wissen willst, wie weit du von der E-Rechnung entfernt bist: Ich schaue mir deine Rechnungsdaten an und sage dir, was zu tun ist. Ein kostenloses Erstgespräch ist der einfachste Einstieg.
Weiterführende Links
Die vorgestellten Bausteine von André Minhorst
Weitere Wege, die ich hier nicht vorgestellt habe
Der Vollständigkeit halber: Es gibt andere Ansätze, E-Rechnungen aus Access oder Office zu erzeugen. Ich habe sie nicht im Kundeneinsatz und bewerte sie deshalb nicht.
- MFB E-Rechnungsklassen in VBA: offener VBA-Code für Access und Excel, PDF/A-3 über ein separates Programm
- Mustangproject: Open-Source-Bibliothek in Java zum Erzeugen und Prüfen von ZUGFeRD, aus Access per Kommandozeile aufrufbar
- ZUGFeRD-csharp: Open-Source-Bibliothek für .NET, für Entwickler mit eigener Brücke nach Access
- X-Pferd: Excel-Add-In für Betriebe, die bei Excel bleiben wollen
Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 zur obligatorischen E-Rechnung (PDF, über beck)
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- IHK Stuttgart: Ende der Übergangsfrist für Unternehmen über 800.000 Euro
- PwC: BMF zur E-Rechnung (Oktober 2026)
- KoSIT und FeRD: Zuordnung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 (August 2026)
- André Minhorst: amvCreatio, Produktseite mit Preisen und Voraussetzungen
Über den Autor
Sönke Schäfer berät als Datenschäfer seit über 25 Jahren Unternehmen im norddeutschen Mittelstand rund um Microsoft Access, VBA und SQL Server. Sein Schwerpunkt liegt darauf, gewachsene Access-Anwendungen um neue Anforderungen wie die E-Rechnung zu erweitern, statt sie durch ein ERP zu ersetzen. Er sitzt in Sierksdorf in Ostholstein.
PS: So prüfst du, ob deine E-Rechnung gültig ist
Eine E-Rechnung zu validieren heißt: Ein Prüfprogramm kontrolliert die Datei gegen die Norm EN 16931 und die nationalen XRechnung-Regeln der KoSIT. Dabei gibt es zwei Arten von Fehlern. Ein Formatfehler bedeutet, dass die Datei technisch nicht stimmt. Dann ist sie im Zweifel gar keine E-Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler bedeutet, dass ein Inhalt nicht den Regeln entspricht, etwa ein fehlendes Pflichtfeld. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026 macht so ein Fehler die Rechnung nicht automatisch ungültig. Behördenportale und Buchhaltungsprogramme lehnen sie trotzdem oft ab, also beheben.
Diese kostenlosen Werkzeuge eignen sich zum Prüfen:
- E-Rechnungs-Validator Baden-Württemberg: online, ohne Anmeldung, arbeitet mit der KoSIT-Prüfkonfiguration für XRechnung 3.0.2. Prüft nur reine XML-Dateien. Bei ZUGFeRD die eingebettete XML vorher herauslösen.
- KoSIT-Validator: das offizielle Open-Source-Prüfprogramm der KoSIT. Läuft lokal auf deinem Rechner, deine Rechnungen verlassen also das Haus nicht. Lässt sich auch automatisch aus Access heraus aufrufen.
- Mustangproject: prüft ZUGFeRD-Dateien vollständig, also die XML und zusätzlich, ob das PDF wirklich ein gültiges PDF/A-3 ist.
- ELSTER E-Rechnungs-Viewer: kein Validator, aber praktisch. Zeigt eine XRechnung als lesbare Rechnung an, ohne Anmeldung.
Zwei Hinweise aus der Praxis. Erstens: Online-Validatoren privater Anbieter gibt es viele. Für Testrechnungen sind sie bequem, für echte Kundenrechnungen ist eine lokale Prüfung datenschutzfreundlicher. Zweitens: Ein grünes Prüfergebnis heißt nur, dass die Datei technisch stimmt. Ob Preis, Menge und Steuersatz richtig sind, prüft kein Validator.
