Istversteuerung 2028: Was sich für Ist-Versteuerer und ihre Kunden ändert

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Ab 2028 fragt dein Großkunde nach deiner Steuerungsart – bist du vorbereitet?

Stell dir vor, dein größter Kunde meldet sich Anfang 2028 nicht wegen des Preises, sondern wegen deiner Umsatzsteuer. Er will wissen, ob du Istversteuerer bist. Und wenn ja, wann er mit seiner Vorsteuer rechnen kann. Für viele Handwerksbetriebe und Dienstleister im Mittelstand wird genau das ab dem 1. Januar 2028 zur neuen Realität.

Was sich ändert

Wer als Unternehmer nach vereinnahmten Entgelten versteuert – also erst dann Umsatzsteuer ans Finanzamt abführt, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat – heißt im Steuerrecht Istversteuerer. Istversteuerung ist die Umsatzbesteuerung nach dem Zeitpunkt des Zahlungseingangs, nicht nach dem Rechnungsdatum. Sie ist bis zu einer Vorjahresumsatzgrenze von 800.000 Euro zulässig (§ 20 UStG) und bringt für den Rechnungssteller einen klaren Liquiditätsvorteil: Er zahlt keine Steuer auf Geld, das er noch gar nicht hat.

Bisher war das für den Kunden egal. Er konnte seine Vorsteuer aus einer eingehenden Rechnung abziehen, sobald die Rechnung ordnungsgemäß war – unabhängig davon, ob er selbst schon bezahlt hatte. Das ändert sich mit dem Jahressteuergesetz 2024 grundlegend. Ab dem 1. Januar 2028 gilt: Stammt eine Rechnung von einem Istversteuerer, darf der Kunde die Vorsteuer erst geltend machen, wenn er die Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Die Neuregelung greift erstmals für Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2027 ausgestellt werden.

Der Gesetzgeber reagiert damit auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 10. Februar 2022 (Rechtssache C-9/20), das die bisherige Regelung als unionsrechtlich nicht haltbar eingestuft hatte. Ursprünglich sollte die Änderung schon 2026 kommen, wurde aber um zwei Jahre verschoben.

Zwei konkrete Pflichten für dich als Istversteuerer

Zwei Dinge musst du bis Anfang 2028 in deiner Rechnungsstellung umgesetzt haben:

  • Kennzeichnungspflicht. Jede Ausgangsrechnung braucht den Vermerk „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG, neu). Ohne diesen Hinweis weiß dein Kunde gar nicht, dass er seinen Vorsteuerabzug an die Zahlung koppeln muss.
  • Saubere Zahlungsdaten in der eigenen Buchhaltung. Wenn du selbst Rechnungen von anderen Istversteuerern erhältst, musst du künftig nachweisen können, wann genau du bezahlt hast – nicht nur, wann die Rechnung kam. Vorsteuerabzug und Zahlungsdatum müssen sauber verknüpft sein, sonst reißt du dir in der Betriebsprüfung eine Lücke auf.

Für viele gewachsene Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme ist genau das ein blinder Fleck. Die meisten Access- und ERP-Lösungen im Mittelstand unterscheiden bislang nicht sauber zwischen Rechnungseingang und Zahlungseingang, wenn es um den Vorsteuerabzug geht. Wer heute noch mit offenen Posten arbeitet, die nur ein Rechnungsdatum kennen, muss vor 2028 eine zweite Zeitmarke einziehen: den tatsächlichen Zahlungseingang je Position, verknüpft mit dem Status „Vorsteuer noch nicht fällig“ oder „Vorsteuer fällig“. Das ist keine große Umbaumaßnahme, aber sie muss geplant sein, bevor die erste Rechnung nach dem 31. Dezember 2027 rausgeht.

Wie größere Kunden vermutlich reagieren

Die eigentliche taktische Frage betrifft nicht das Finanzamt, sondern deine Kundenbeziehungen. Größere Abnehmer, die viel Vorsteuer ziehen, verlieren ab 2028 echtes Geld an Zeit – jeder Tag zwischen Rechnungserhalt und eigener Zahlung ist Kapitalbindung, die es vorher nicht gab. Drei Reaktionsmuster sind zu erwarten:

  • Schnellere eigene Zahlung. Kunden, die auf ihre Vorsteuer angewiesen sind, zahlen künftig eher früher als später – weil sie sonst selbst auf ihrem Geld sitzen bleiben.
  • Nachfragen bei der Lieferantenauswahl. Einkaufsabteilungen größerer Unternehmen könnten anfangen, gezielt zwischen Soll- und Istversteuerern zu unterscheiden, weil Sollversteuerer keine Kapitalbindung verursachen.
  • Verhandlungsdruck auf Zahlungsziele. In Rahmenverträgen und Preisgesprächen wird die Steuerungsart zum neuen, bisher unüblichen Verhandlungspunkt.

An dieser Stelle lohnt sich ein Blick auf den eigenen Skontosatz. Wenn dein Kunde ab 2028 ohnehin ein Interesse daran hat, schneller zu zahlen, kannst du das mit einem attraktiveren Skonto gezielt verstärken – schnellere Zahlung nutzt euch beiden: dir wegen der Liquidität, ihm wegen des früheren Vorsteuerabzugs. Ein Skontosatz, der bisher kaum jemand gezogen hat, kann 2028 plötzlich wieder Wirkung entfalten, weil sich das Kalkül auf Kundenseite verschiebt.

Was nicht hilft: die Rechtsform wechseln

Ein Gedanke, der naheliegt, aber ins Leere läuft: Die Berechtigung zur Istversteuerung hängt nicht an der Rechtsform, sondern ausschließlich am Vorjahresumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG (Grenze: 800.000 Euro). Ob Einzelunternehmer, e.K., UG, GmbH oder GbR – das spielt für § 20 UStG keine Rolle. Ein Wechsel von der GmbH zur UG oder zum e.K. ändert nichts an deiner Steuerungsart und würde dich nur unnötige Umstellungskosten kosten, ohne das eigentliche Problem zu lösen.

Wo es noch hakt

Offen ist bislang, was passiert, wenn ein Istversteuerer den Pflichthinweis auf seiner Rechnung schlicht vergisst. Verbände fordern eine Nichtbeanstandungsregelung für gutgläubige Rechnungsempfänger, damit nicht der Kunde für einen fremden Formfehler seinen Vorsteuerabzug verliert. Eine endgültige Klärung durch das Bundesfinanzministerium steht noch aus.

Was das für dich bedeutet

Wenn du Istversteuerer bist, hast du bis Ende 2027 Zeit, zwei Dinge zu regeln: die Kennzeichnung auf deinen Ausgangsrechnungen und die saubere Trennung von Rechnungs- und Zahlungsdatum in deiner eigenen Buchhaltung. Beides ist technisch überschaubar. Der eigentliche Hebel liegt woanders – in der Frage, wie du deine größeren Kunden dazu bringst, trotz der neuen Regel gerne bei dir zu bleiben. Ein angepasster Skontosatz ist dafür ein einfacher, konkreter Ansatzpunkt.

Wer prüfen möchte, ob die eigene Warenwirtschaft oder Access-Lösung Rechnungs- und Zahlungsdatum für den Vorsteuerabzug sauber genug trennt, erreicht mich über sesoft.de/kontakt.

Quellen

Autor

Sönke Schäfer berät seit über 25 Jahren norddeutsche KMU bei der Weiterentwicklung ihrer Access- und SQL-Server-Lösungen rund um Warenwirtschaft und Buchhaltung. Sein Schwerpunkt liegt darauf, gewachsene Systeme so anzupassen, dass neue gesetzliche Anforderungen – wie die Trennung von Rechnungs- und Zahlungsdatum bei der Vorsteuer – ohne ERP-Wechsel abbildbar sind. Mehr über Sönke Schäfer

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