Es war einer dieser Tage, an dem ich dachte: Heute erkläre ich einem Kunden einfach kurz, wie Copilot funktioniert. Kurz. Einfach. Dreißig Minuten, dann Mittagspause.
Drei Stunden später saßen wir noch immer zusammen. Nicht weil Copilot so kompliziert ist – sondern weil die Erwartungen so weit von der Realität entfernt waren. Der Kunde hatte gehört, Copilot könne „auf alles zugreifen“. Und in gewissem Sinne stimmt das sogar. Bloß dass „alles“ bei Microsoft eine sehr spezifische Bedeutung hat.
Das hat mich diese Woche mehr beschäftigt als jedes Kundenprojekt. Also blickt der Schäfer über die Herde und zieht Bilanz.
Copilot lebt in Microsoft 365 – und nirgendwo sonst
Microsoft Copilot ist, wenn man es nüchtern betrachtet, ein sehr intelligentes Werkzeug für einen klar abgesteckten Weidegrund. Er durchsucht E-Mails in Outlook, findet Dokumente in SharePoint und OneDrive, kennt Teams-Chats und Calendar-Einträge. Er macht das gut, teilweise überraschend gut.
Aber er kennt keine Netzwerklaufwerke. Er kennt keine Access-Datenbanken auf dem lokalen Server. Er hat keine Ahnung, was in eurer SQL-Datenbank steht, die seit zwölf Jahren die Auftragsverwaltung am Laufen hält. Für ihn existiert das schlicht nicht.
Das ist kein Fehler im klassischen Sinne. Es ist eine Architekturentscheidung. Copilot arbeitet über Retrieval-Augmented Generation – kurz RAG – und zieht seinen Kontext aus dem Microsoft-365-Ökosystem. Was dort nicht indexiert ist, bleibt unsichtbar.
Was die Herde aus dem Blickfeld gerät: lokale Daten und Legacy-Systeme
Genau hier wird es für viele KMU kritisch. Die gewachsene IT-Landschaft eines mittelständischen Unternehmens sieht selten nach reinem Microsoft 365 aus. Da gibt es den Fileshare, auf dem seit Jahren PDFs, Excel-Dateien und Scans lagern. Da gibt es die Access-Datenbank, die der Vorgänger gebaut hat und die trotzdem noch läuft. Und da gibt es den SQL-Server, der die eigentlichen Geschäftsdaten hält.
All das ist für Copilot Terra incognita. Der Schäfer schaut über die Herde – aber ein Teil der Schafe steht hinter dem Hügel.
Ich habe diese Woche gemerkt, dass ich das zu selten klar kommuniziere. Nicht weil ich es nicht weiß, sondern weil man in der Beratung schnell in den Sog der Begeisterung gerät. Copilot ist beeindruckend. Aber Begeisterung ohne Klarheit ist kein guter Ratgeber.
Drei Wege, die Lücke zu schließen
Es gibt Lösungen. Keine davon ist trivial, aber alle sind machbar – je nach Aufwand und Anforderung.
Graph Connectors sind der offizielle Microsoft-Weg, externe Datenquellen in den Microsoft Search Index zu bringen. Damit lassen sich unter anderem Drittanbieter-Systeme anbinden, sodass Copilot auch dort suchen kann. Der Aufwand ist nicht gering, und es gibt Einschränkungen, was sich sinnvoll indexieren lässt.
Copilot Studio bietet die Möglichkeit, eigene Copilot-Agenten zu bauen, die gezielt auf definierte Datenquellen zugreifen. Man baut quasi einen spezialisierten Subschäfer für ein bestimmtes Revier. Das ist flexibler, erfordert aber Planung und Know-how.
MCP-Server – also Model Context Protocol – sind der neuere, technisch anspruchsvollere Weg. Hier wird eine standardisierte Schnittstelle geschaffen, über die KI-Modelle kontrolliert auf externe Systeme zugreifen können. Gerade für SQL-Server-Anbindungen ein interessanter Ansatz, den ich selbst gerade genauer anschaue.
Keiner dieser Wege ersetzt das Gespräch darüber, was wirklich gebraucht wird. Technik löst kein Problem, das man nicht vorher sauber formuliert hat.
Fazit: Grenzen kennen ist keine Schwäche
Die Woche hat mich eines gelehrt: Die ehrlichste Beratung ist oft die, die mit den Grenzen beginnt – nicht mit den Möglichkeiten. Wer einem Kunden zuerst sagt, was ein Werkzeug nicht kann, schafft Vertrauen. Wer nur die Stärken verkauft, schafft Enttäuschungen.
Copilot ist gut. Für das, wofür er gedacht ist. Aber die Access-Datenbank, der Fileshare und der SQL-Server werden nicht einfach verschwinden, nur weil es jetzt KI gibt. Sie brauchen eigene Lösungen, eigene Brücken, eigenen Schäfer-Aufwand.
Der nächste Schritt auf meiner eigenen Weide: Ich möchte einen MCP-basierten Ansatz für SQL-Server-Anbindungen tiefer erkunden. Was dabei herauskommt, berichte ich hier.
Und jetzt die Frage in die Runde: Wo hört bei euch Copilot auf – und was nutzt ihr für den Rest?
