Ziel: Access und Office 365 sprechen miteinander

Access ist lokal. Office 365 ist in der Cloud.
Du willst:

• Termine im Outlook-Kalender
• Mails verschicken
• Dateien in OneDrive speichern
• Teams automatisieren
• oder direkt Daten mit Excel oder SharePoint austauschen

Funktioniert. Wenn Du weißt, wo Du ansetzen musst.

Variante 1: Outlook (Mails & Termine)

Funktioniert lokal wie gewohnt. Auch mit Office 365-Konto.

Beispiel: Termin erstellen

Dim olApp As Object, olTermin As Object
Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set olTermin = olApp.CreateItem(1)

With olTermin
    .Subject = "Projektbesprechung"
    .Start = #6/1/2025 10:00#
    .Duration = 60
    .Location = "Teams"
    .Save
End With

Beispiel: Mail senden

Dim olApp As Object, olMail As Object
Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set olMail = olApp.CreateItem(0)

With olMail
    .To = "kunde@firma.de"
    .Subject = "Ihre Unterlagen"
    .Body = "Im Anhang finden Sie die gewünschten Informationen."
    .Attachments.Add "C:\Dokumente\info.pdf"
    .Send
End With

Variante 2: SharePoint/OneDrive als Backend

Access-Backend in SharePoint speichern?
Geht – aber nur in kleinen Dosen. Lieber: Access exportiert Daten auf SharePoint.

Beispiel: Access-Tabelle nach Excel exportieren

DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, "qryExport", "C:\Temp\Export.xlsx", True

Dann manuell in SharePoint-Ordner schieben.
Oder via OneDrive-Sync-Ordner automatisch.

Variante 3: Office 365-Dienste per Microsoft Graph API

Du willst Daten direkt aus Access in Teams, Planner, Kalender, OneDrive?

Dann brauchst:

• Azure App Registration
• Zugriffstoken per OAuth2
• Aufruf der Graph-API per HTTP

Beispiel: Aufgabe in Planner erstellen (Voraussetzung: Token liegt vor)

Dim http As Object
Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

Dim json As String
json = "{""title"":""Neue Aufgabe aus Access"",""planId"":""plan123"",""bucketId"":""bucket456""}"

http.Open "POST", "https://graph.microsoft.com/v1.0/planner/tasks", False
http.setRequestHeader "Authorization", "Bearer DEIN_TOKEN"
http.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
http.Send json

Tokenhandling ist komplex. Empfehlung: zwischenschalten via Power Automate oder Azure Function.

Variante 4: Teams-Integration per Webhook

Einfacher als Graph: Webhook in Teams einrichten → Access sendet Nachricht.

Dim http As Object
Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

Dim json As String
json = "{""text"":""Neue Bestellung eingegangen: #4711""}"

http.Open "POST", "https://outlook.office.com/webhook/abc123", False
http.setRequestHeader "Content-Type", "application/json"
http.Send json

Reicht für Benachrichtigungen, Statusupdates, Prüfungen.

Variante 5: Power Automate als Brücke

Access → Export (z. B. Excel, CSV, JSON) → OneDrive oder SharePoint →
Power Automate erkennt Datei → sendet Mail, Teams-Nachricht, fügt Zeile in Excel/SharePoint ein

Du musst nur eine saubere Exportstruktur liefern.
Den Rest erledigt der Flow.

Best Practices

• Access bleibt lokal – Office 365 ist Cloud → nie direkt mischen
• REST lieber über Middleware als direkt in VBA
• Exportieren statt direkt schreiben (bei SharePoint/Excel)
• Immer mit GUIDs oder IDs arbeiten (keine Freitext-Synchronisierung)
• Statusfeld mitführen: SyncStatus, LetzteSync, ExternID

Einsatzszenarien

• Rechnung aus Access → als PDF per Outlook senden
• Neue Projekte → automatisch in Teams melden
• Aufgaben aus Access → nach Planner oder To Do exportieren
• Daten exportieren → von Power Automate weiterverarbeiten
• Kundeninfo in Access → Termin im Outlook-Kalender setzen

Fazit für Entwickler

Access kann mit Office 365 reden.
Aber nie direkt und nie automatisch. Du brauchst Brücken: Outlook, HTTP, Power Automate, Middleware.