Fireflies.ai: ein KI-basierter Meeting-Assistent

Was leistet der Anbieter Fireflies.ai?

Fireflies.ai ist ein KI-basierter Meeting-Assistent, der darauf abzielt, die Produktivität von Teams zu steigern, indem er Meetings automatisiert aufzeichnet, transkribiert und analysiert. Der Anbieter verspricht, die manuelle Notizenarbeit überflüssig zu machen und Teams mehr Zeit für die eigentliche Arbeit zu geben. Zu den Hauptfunktionen gehören:

• Automatische Transkription: Meetings in über 60 Sprachen werden in Echtzeit in Text umgewandelt.
• Zusammenfassungen: KI-generierte Kurzübersichten heben wichtige Punkte und To-Dos hervor.
• Integrationen: Nahtlose Anbindung an Tools wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Slack und CRM-Systeme wie Salesforce.
• Suche und Analyse: Eine smarte Suchfunktion erlaubt es, Schlüsselwörter, Aktionen oder Diskussionen schnell zu finden.

Fireflies richtet sich an Teams in KMU, Vertrieb, Beratung oder sogar im Gesundheitswesen, die viel mit Meetings arbeiten und eine effiziente Nachverfolgung brauchen.

Was kann Fireflies speziell in MS Office und MS Teams?

Fireflies ist besonders auf die Integration mit Microsoft-Ökosystemen ausgelegt:

• Microsoft Teams: Fireflies tritt als Bot in Teams-Meetings bei, zeichnet Audio/Video auf und erstellt Transkripte sowie Zusammenfassungen. Es erkennt Sprecher, markiert Aktionselemente und speichert alles zentral. Nutzer können Transkripte direkt in Teams abrufen oder in andere Tools exportieren.
• MS Office: Die Integration mit Office ist indirekter, aber nützlich. Transkripte und Notizen lassen sich in Word-Dokumente exportieren, während Excel für die Analyse von Meeting-Daten (z. B. Antwortzeiten oder Teilnehmerstatistiken) genutzt werden kann. OneNote- oder Outlook-Integrationen sind ebenfalls möglich, um Aufgaben direkt in den Kalender oder Notizen zu übertragen.

Das Highlight: Fireflies bleibt in der Teams-Umgebung unauffällig und nutzt die Plattform, ohne dass Nutzer eine separate App öffnen müssen.

Was unterscheidet Fireflies von anderen ähnlichen Anbietern?

Fireflies konkurriert mit Tools wie Otter.ai, Fathom, tl;dv oder auch deutschen Alternativen wie Tucan.ai. Die Unterschiede:

• Integrationstiefe: Fireflies punktet mit breiter Unterstützung für Videokonferenz- und Kollaborationstools (Teams, Zoom, Slack), während Otter.ai z. B. weniger Integrationen bietet und sich auf Transkription konzentriert.
• KI-Funktionen: Im Vergleich zu Fathom (kostenloser Basisplan, aber weniger KI-Features) bietet Fireflies detaillierte Analysen und Zusammenfassungen schon im günstigeren Pro-Plan.
• Sprachen: Mit 60+ Sprachen übertrifft es Otter (nur Englisch) und ist flexibler für internationale Teams als Tucan.ai, das sich stärker auf Deutsch fokussiert.
• Preis-Leistung: Fireflies startet bei 10 USD/Nutzer/Monat (Pro-Plan), günstiger als tl;dv (Pro ab 20 USD), bietet aber mehr Speicher (8000 Minuten) als viele Mitbewerber.

Kritisch: Fireflies fehlt die Vertriebsspezialisierung von Tools wie Gong oder die DSGVO-Fokussierung europäischer Anbieter – ein Punkt, der später noch relevant wird.

Ab wann rechnet sich der Einsatz in KMU?

Der Einsatz lohnt sich, sobald Meetings einen spürbaren Organisationsaufwand verursachen – typisch ab 3-5 Teammitgliedern mit regelmäßiger Kunden- oder Teamkommunikation:

• Zeitersparnis: Bei 5 Personen, die pro Tag 1 Stunde in Meetings verbringen, könnten 10-15 Minuten pro Person durch Automatisierung gespart werden. Bei 20 EUR/Stunde sind das 50-75 EUR Tageseinsparung – die 50 USD/Monat (ca. 47 EUR) für 5 Nutzer sind schnell drin.
• Skalierung: Ab 20-30 Meetings/Monat mit externen Partnern oder Kunden wird die Nachverfolgung ohne Tool chaotisch. Fireflies amortisiert sich hier durch weniger Nacharbeit.

Für Solo-Selbstständige oder Kleinstteams (<3 Personen) ist es oft überflüssig – hier reichen einfache Notizen oder kostenlose Tools wie Fathom.

Ist die Lösung DSGVO-konform?

Fireflies gibt an, DSGVO-konform zu sein, doch es gibt Haken:

• Datenspeicherung: Daten werden primär auf US-Servern (AWS) verarbeitet. Zwar bietet Fireflies Verschlüsselung (256-Bit AES/SSL) und einen DPA-Vertrag, aber die USA gelten post-„Schrems II“ als unsicherer Drittstaat. Standardvertragsklauseln (SCCs) werden genutzt, doch das Risiko von US-Behördenzugriff bleibt.
• Private Cloud: Für Enterprise-Kunden gibt es eine Option für EU-Server oder On-Premise-Lösungen, was die Konformität verbessert – für KMU im Standardplan jedoch nicht verfügbar.
• Datenschutzpraxis: Nutzer haben Kontrolle über Datenlöschung und Zugriffe, aber die automatische Meeting-Aufzeichnung könnte ohne explizite Zustimmung der Teilnehmer (z. B. Kunden) rechtlich heikel sein.

Für KMU mit sensiblen Daten (z. B. Gesundheit, Recht) ist Fireflies nur bedingt sicher, es sei denn, man investiert in den teuren Enterprise-Plan (39 USD/Nutzer/Monat). Eine europäische Alternative wie Tucan.ai oder Bliro könnte hier vorzuziehen sein.