Hier ist ein ausführlicher, praxisnaher Umstiegsplan aus der Microsoft-Welt hin zu einem Open–Source–Stack à la Schleswig-Holstein – geeignet für Organisationen und KMU, die strukturiert, risikoarm und nachhaltig wechseln wollen.
Ziel: Digitale Souveränität, Kostensenkung, Kontrolle über Daten
Phase 1: Bestandsaufnahme & Strategie (1-2 Monate)
1. Software- und Lizenzanalyse
– Welche Microsoft-Produkte werden wo eingesetzt?
– Welche Funktionen werden wie intensiv genutzt (z. B. VBA-Makros, SharePoint, Teams)?
2. Zieldefinition & Roadmap
– Was soll ersetzt werden, in welchem Zeitraum?
– Welche Ziele stehen im Vordergrund: Kosten, Datenschutz, Flexibilität, Automatisierung?
3. Schulungspartner & IT-Dienstleister
– Unterstützung sichern: z. B. für Linux, LibreOffice, Nextcloud, UCS
4. Pilotgruppen definieren
– Wer testet zuerst? Eher technikaffine Abteilungen wählen.
Phase 2: Einführung von Parallelstrukturen (2-6 Monate)
5. LibreOffice parallel einführen
– LibreOffice auf Pilotarbeitsplätzen installieren
– Schulungen & Umstiegshilfen bereitstellen
– Kompatibilitätstests mit vorhandenen Dateien durchführen
6. Nextcloud als Dateiablage einführen
– Nextcloud-Server einrichten (on-premise oder DSGVO-konformer Anbieter)
– Erste Teams nutzen Nextcloud für Kollaboration und Dateiablage
7. Thunderbird + Open-Xchange testen
– Parallele Einrichtung für E-Mail-Postfächer neben Outlook
– Kalender- und Kontaktintegration prüfen
– Webzugang über Open-Xchange-Frontend testen
8. Makro- und Automatisierungsstrategie
– Wichtige VBA-Makros identifizieren
– Alternative in LibreOffice Basic oder Python entwickeln
– Einheitliches Makro-Framework aufbauen
Phase 3: Migration der IT-Infrastruktur (6-12 Monate)
9. Microsoft Office deinstallieren
– In Pilotgruppen Microsoft Office vollständig ersetzen
– Schulungsbedarf gezielt decken (z. B. Pivot-Tabellen, Formulare, Serienbriefe in LibreOffice)
10. Umstellung der Benutzerverwaltung auf UCS
– Einführung von Univention Corporate Server als zentrales Identity-Management
– Active Directory durch UCS ersetzen oder integrieren (Migrationstools vorhanden)
11. Migration zu Linux-Desktops (optional/langfristig)
– KDE Plasma oder Gnome als Desktop-Umgebung einführen
– Schulung & Anpassung des Software-Stacks (z. B. PDF-Tools, Scanner, Buchhaltungssoftware)
12. Migration der E-Mail-Infrastruktur
– Outlook vollständig ersetzen durch Thunderbird + Open-Xchange
– Migrationsplan für Exchange-Postfächer und Archivierung
Phase 4: Organisation und Automatisierung (laufend)
13. Automatisierung mit LibreOffice & Python
– Aufbau einer Makrobibliothek (z. B. für Dokumentenerstellung, Datenimporte, Reporting)
– Dokumentation und Schulung interner Entwickler oder Admins
14. Prozessoptimierung mit Nextcloud-Apps
– Aufgabenverwaltung, Kalenderfreigaben, Chat-Module, Formulare in Nextcloud nutzen
– Anbindung an Drittsysteme (z. B. via WebDAV, REST-API)
15. Kommunikation & Change-Management
– Offene Kommunikation: Warum wird umgestellt? Was sind die Vorteile?
– Unterstützung bei Problemen anbieten (z. B. durch „Power User“ oder Helpdesk)
Phase 5: Nachhaltigkeit & Weiterentwicklung
16. Softwarepflege & Sicherheitsupdates
– Patchmanagement für LibreOffice, UCS, Nextcloud und ggf. Linux
– Externe Wartungspartner einbinden, wenn Know-how intern fehlt
17. Eigene Erweiterungen & Anpassungen
– Python-Skripte, Nextcloud-Apps oder UCS-Module entwickeln
– Eigenes Wissensportal oder Benutzerhandbuch etablieren
18. Evaluation und Feedback
– Was funktioniert gut, wo gibt es Widerstände?
– Regelmäßige Nutzerbefragungen und Verbesserungsschleifen
Empfehlung: Beginne mit kleinen, reversiblen Schritten wie Nextcloud oder LibreOffice in der Buchhaltung. Der Umstieg muss nicht „alles oder nichts“ sein – Hybridlösungen sind übergangsweise oft sinnvoll. Entscheidend ist eine saubere Planung und echte Beteiligung der Nutzer.
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