Die Digitalisierung ist längst Pflicht – aber welche Softwarestrategie ist wirtschaftlich sinnvoll?
Für viele kleine Unternehmen ist Microsoft 365 der Standard. Doch immer mehr Organisationen stellen sich die Frage: Geht es auch ohne? Schleswig-Holstein macht es vor – mit LibreOffice, Nextcloud & Co. Doch wie sehen die konkreten Lizenzkosten aus?
Wir Vergleichen die jährlichen Kosten eines 10-Personen-Unternehmens für zwei Szenarien:
Szenario 1: Microsoft-Welt (Standardlösung)
Lizenzkosten pro Benutzer und Jahr:
| Produkt | Einzelpreis/Jahr* | 10 Benutzer |
|---|---|---|
| Windows 11 Pro Lizenz | ~145 € (Einmalig) | ~1.450 € |
| Microsoft 365 E3 | 37,70 €/Monat | ~4.524 €/Jahr |
| Summe 1. Jahr | ~5.974 € | |
| Ab 2. Jahr (nur M365) | ~4.524 € |
* Windows-Preis kann stark variieren (oft vorinstalliert, aber bei Neuanschaffung relevant).
Was ist enthalten:
– Windows-Desktop-Betriebssystem
– Outlook, Excel, Word, PowerPoint etc.
– OneDrive & SharePoint Online
– Microsoft Teams
– Exchange-Postfächer mit 50 GB
Szenario 2: Open-Source-Stack (à la Schleswig-Holstein)
Lizenzkosten pro Benutzer und Jahr:
| Produkt | Einzelpreis/Jahr | 10 Benutzer |
|---|---|---|
| Linux Desktop (Ubuntu, etc.) | 0 € | 0 € |
| LibreOffice | 0 € | 0 € |
| Thunderbird + Open-Xchange | ab ~100 €/Jahr (z. B. OX Hosting) | ~1.000 € |
| Nextcloud | Self-Hosting: 0 €* | 0-200 € (z. B. für Domain/SSL) |
| Summe 1. Jahr | ~1.000-1.200 € | |
| Ab 2. Jahr | ~1.000-1.200 € |
* Bei Self-Hosting entstehen nur Hosting- und Wartungskosten, keine Lizenzgebühren. Alternativ: DSGVO-konformer Nextcloud-Provider für ca. 2-5 €/Benutzer/Monat.
Vergleich über 3 Jahre (nur Lizenzkosten)
| Jahr | Microsoft Stack | Open-Source Stack |
|---|---|---|
| Jahr 1 | 5.974 € | 1.200 € |
| Jahr 2 | 4.524 € | 1.200 € |
| Jahr 3 | 4.524 € | 1.200 € |
| Summe | 15.022 € | 3.600 € |
Ersparnis: ~11.400 € in 3 Jahren – allein durch den Verzicht auf Microsoft-Lizenzen.
Fazit: Enorme Einsparpotenziale – aber nicht ohne Aufwand
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Wer konsequent auf Open-Source setzt, kann bei 10 Mitarbeitenden rund 11.000 € in drei Jahren sparen – allein bei den Lizenzkosten.
Aber:
Die Umstellung braucht Know-how, Zeit und Change-Management. Vor allem Makros, Dateikompatibilität und Nutzergewohnheiten sollten frühzeitig geprüft und begleitet werden. Auch die IT-Betreuung (Linux, Serverwartung, Nextcloud-Admin) muss gewährleistet sein – intern oder extern.
Wann lohnt es sich?
Für KMU mit technikaffinen Teams, hohem Datenschutzanspruch oder Fokus auf langfristige Kostenkontrolle ist Open Source eine ernstzunehmende Alternative – nicht nur ideologisch, sondern auch wirtschaftlich.
Tipp:
Kombiniere Open Source mit individueller Automatisierung – etwa mit Python-Makros in LibreOffice oder Workflows in Nextcloud – und du erhältst eine flexible, kosteneffiziente Lösung, die perfekt zu deinem Unternehmen passt.
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